Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника в 1С 8: оформление и расчёт
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С 8 ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, списком, проверка начислений и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С 8 — это не просто простановка даты в карточке, а полноценная операция, которая включает кадровый документ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержание за использованный авансом отпуск и окончательный расчёт зарплаты. Ошибка на любом из этапов приводит к неверным суммам выплат, искажённой отчётности в ИФНС и фонды, а также к проблемам при проверках трудовой инспекции.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) — именно в ней ведётся полноценный кадровый учёт. В «1С:Бухгалтерии 8» увольнение оформляется упрощённо, и эти отличия разобраны отдельно. Инструкция подходит и для работы через веб-клиент, и для тонкого клиента: состав разделов и документов одинаков.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а период расчёта не закрыт. Если увольнение оформляется задним числом в уже закрытом месяце, потребуется пересчёт и, возможно, корректировка отчётности — это отдельная процедура.
Что подготовить перед оформлением увольнения
До создания документа проверьте актуальность данных по сотруднику. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и убедитесь, что все его приёмы на работу, переводы и изменения условий труда отражены в программе. Если сотрудник работал на нескольких должностях или по совместительству, каждое рабочее место увольняется отдельным документом.
Проверьте остаток отпуска: отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») покажет, сколько дней неиспользованного отпуска накопилось, или есть ли отрицательный остаток — отпуск, использованный авансом. От этого зависит, будет начислена компенсация или произведено удержание.
Также убедитесь, что по сотруднику нет непроведённых документов: больничных, командировок, отпусков, премий. Непроведённые документы текущего периода либо проведите, либо отмените до расчёта увольнения — иначе суммы окончательного расчёта будут искажены.
Что проверить до увольнения
Остаток соответствует кадровым данным
Остаток не сходится с реальностью — сначала скорректируйте остатки
Все документы проведены или отменены
Есть черновики больничных, отпусков, премий
Назначен действующий оклад или тариф
Начисление отменено или период закрыт ошибочно
Создание документа «Увольнение»
Основной способ: откройте раздел «Кадры», перейдите в журнал «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Альтернативный путь — из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Увольнение». Второй вариант удобен, когда вы уже просматриваете данные конкретного человека.
В документе заполните ключевые поля: организацию, сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день. В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК РФ из встроенного классификатора: например, пункт 3 части 1 статьи 77 — по инициативе работника, пункт 1 части 1 статьи 77 — по соглашению сторон. Формулировка из классификатора попадёт в печатные формы и сведения о трудовой деятельности, поэтому выбирайте её внимательно.
Если в компании ведётся учёт по приказам, укажите номер и дату приказа об увольнении. Для электронного документооборота с сотрудником (при использовании 1С:КЭДО или аналогов) документ можно сразу отправить на подписание.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
- 3Выберите основание увольнения из классификатора статей ТК РФ
- 4Проверьте автоматически рассчитанные начисления на вкладке «Начисления и удержания»
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
Расчёт компенсации и окончательного расчёта
Главное преимущество ЗУП — автоматический расчёт при проведении документа. Программа сама определяет: зарплату за отработанные дни месяца увольнения, компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за отпуск, использованный авансом, а также НДФЛ и страховые взносы с этих сумм.
Результаты расчёта смотрите на вкладке «Начисления и удержания». Здесь же при необходимости добавьте разовые начисления: премию, выходное пособие при сокращении или по соглашению сторон. Выходное пособие добавляется вручную соответствующим видом расчёта — автоматически оно не начисляется, так как зависит от условий конкретного увольнения.
Как проверить расчёт компенсации отпуска
Компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев и количества неиспользованных дней. Чтобы проверить цифры, откройте в документе расшифровку среднего заработка (кнопка с суммой среднего заработка или печатная форма расчёта). Сверьте, что в расчётный период попали все начисления, а исключаемые периоды — больничные, отпуска, простои — учтены корректно.
Увольнение списком сотрудников
Когда увольняется сразу несколько человек — например, при сокращении штата или ликвидации подразделения, — используйте документ «Увольнение списком». Он находится там же: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение списком».
В табличную часть добавьте сотрудников подбором. Для каждого указывается своя дата и основание увольнения, что удобно при сокращении с разными датами. Расчёт по каждому сотруднику выполняется индивидуально — на вкладке «Начисления и удержания» данные разворачиваются по выбранному человеку.
Учтите ограничение: массовое увольнение одним документом затрудняет индивидуальную корректировку. Если по кому-то из сотрудников нужны особые условия — дополнительное пособие, удержание за форменную одежду, перерасчёт премии, — оформите такого сотрудника отдельным документом «Увольнение».
Какой документ выбрать
Один сотрудник, нужны индивидуальные начисления, пособия или удержания. Максимальная гибкость настройки расчёта.
Несколько сотрудников с типовыми условиями — сокращение, ликвидация. Экономит время, но сложнее корректировать отдельных людей.
Только для 1С:Бухгалтерии без ЗУП: указывается дата увольнения вручную, расчёт компенсации выполняется отдельным начислением.
Особые сценарии увольнения
Увольнение совместителя
Внутренний совместитель в ЗУП — это отдельный сотрудник, связанный с физическим лицом. Увольняйте его отдельным документом «Увольнение», выбрав именно совместительскую позицию. Основное место работы при этом не затрагивается. Не увольняйте физическое лицо целиком — в программе такой операции нет, увольняется конкретный сотрудник.
Увольнение в отпуске или на больничном
Если сотрудник увольняется с последующим отпуском, сначала оформите документ «Отпуск», затем «Увольнение» с датой последнего дня отпуска. При увольнении во время больничного (по инициативе работника это допустимо) оформите увольнение указанной в заявлении датой, а больничный проведите отдельным документом — программа учтёт его при окончательном расчёте.
Увольнение задним числом
Если увольнение оформляется после закрытия периода, документ создаётся текущей датой с прошлой датой увольнения. Программа выполнит перерасчёт: сторнирует лишне начисленную зарплату и доначислит компенсацию. Проверьте, не попали ли затронутые суммы в уже сданную отчётность — при расхождениях потребуется уточнённый расчёт по страховым взносам или корректировка 6-НДФЛ.
Проверка результата и выплата
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В нём должны быть: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска или удержание, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте итог с данными вкладки «Начисления и удержания» документа увольнения.
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»). При заполнении ведомости уволенный сотрудник подтянется с суммой окончательного расчёта. В поле «Выплачивать» убедитесь, что выбрана выплата увольнения, а не плановая зарплата, — иначе сумма может не совпасть.
Для передачи сведений в СФР (бывший ПФР) сформируйте форму ЕФС-1 с соответствующим кадровым событием — в ЗУП она заполняется автоматически на основании проведённого увольнения. Проверьте, что событие «Увольнение» присутствует в отчёте до его отправки.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение» из журнала «Приёмы, переводы, увольнения». Программа автоматически считает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы — ваша задача проверить остаток отпуска, провести все документы периода и сверить итог по расчётному листку. Не проводите документ при нулевом или явно неверном среднем заработке.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённое увольнение?
Да, если сотрудник продолжает работать. Пометьте документ увольнения на удаление или распроведите его. Если после увольнения уже были начисления и выплаты, сначала отмените связанные ведомости. При восстановлении сотрудника после реального увольнения корректнее оформить новый приём на работу, а не отмену старого документа.
Почему компенсация отпуска рассчиталась не за все дни?
Чаще всего причина в некорректных остатках отпусков: не внесены остатки на начало работы в программе или отпуска прошлых лет оформлены не теми документами. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и при необходимости введите корректировку остатков документом «Остатки отпусков» или «Начальные остатки отпусков».
Как уволить сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8 без ЗУП?
Откройте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники» и укажите дату увольнения в поле «Уволен» (или оформите кадровый документ увольнения, если он доступен в вашей версии). Компенсация отпуска автоматически не считается — её начисляют вручную в документе «Начисление зарплаты» или отдельным начислением с самостоятельно рассчитанной суммой.
Что делать, если сотрудник уволен, а потом принесён больничный?
Больничный в течение 30 дней после увольнения подлежит оплате. Оформите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника — программа позволяет это сделать. Проверьте, что вид расчёта и процент оплаты соответствуют правилам для уволенных: оплата производится в размере 60% среднего заработка независимо от стажа.
Нужно ли увольнять сотрудника, если он переводится в другую организацию внутри группы компаний?
Да, если организации — разные юридические лица. Оформите увольнение в порядке перевода (пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ) в одной базе и приём на работу — в базе новой организации. Если обе организации ведутся в одной информационной базе, каждый документ создаётся по своей организации отдельно.
Почему уволенный сотрудник снова попадает в ведомость на зарплату?
Это происходит, если после даты увольнения по сотруднику остались непроведённые начисления, долги по зарплате прошлых периодов или документ увольнения не проведён. Проверьте отчёт «Задолженность по зарплате» и убедитесь, что увольнение проведено корректной датой — до конца периода, за который формируется ведомость.