Где в 1С находятся трудовые договоры и как с ними работать

Трудовой договор в программах 1С — это не отдельный документ с собственной кнопкой, а часть кадрового учёта. В зависимости от конфигурации он либо формируется автоматически на основании документа «Приём на работу», либо создаётся как печатная форма из карточки сотрудника. Поэтому сотрудники кадровой службы часто не могут найти договор привычным способом через список документов.

Основные конфигурации, где ведётся кадровый учёт, — «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8». В ЗУП кадровый блок полноценный: там есть шаблоны договоров, типовые формы и отчёты по сотрудникам. В Бухгалтерии кадровый функционал упрощён, и договор обычно печатается из карточки сотрудника или документа приёма.

Ниже разобраны конкретные пути в меню, способы создать и распечатать договор, а также ситуации, когда документ «не находится» из-за прав доступа или особенностей настройки.

Где искать трудовой договор в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, трудовой договор не существует как самостоятельный объект. Его данные содержатся в документе «Приём на работу», а печатная форма договора формируется на его основании. Основной путь: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»).

Откройте нужный документ приёма и нажмите кнопку «Печать» в верхней части формы. В списке доступных форм будет пункт «Трудовой договор» — при условии, что в программе настроен соответствующий шаблон. Если в списке печатных форм договора нет, значит, шаблон не подключён, и его нужно добавить (об этом ниже).

Данные, которые подставляются в договор, хранятся в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники». Здесь находятся ФИО, паспортные данные, адрес, а также ссылка на кадровые документы — приёмы, переводы, увольнения. Через карточку удобно проверить, какой именно документ приёма связан с человеком, если их несколько (например, при повторном трудоустройстве).

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».
2. 2
   Найдите документ приёма нужного сотрудника через поиск по списку.
3. 3
   Откройте документ и нажмите кнопку «Печать».
4. 4
   Выберите форму «Трудовой договор» и проверьте подставленные данные.
5. 5
   Распечатайте или сохраните форму в PDF.

Где трудовые договоры в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт ведётся в упрощённом виде. Путь к документам: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых релизах — «Приёмы на работу»). Здесь создаётся документ «Приём на работу», из которого доступна печать приказа по форме Т-1 и, при наличии настройки, трудового договора.

Второй путь — через карточку сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откройте сотрудника, перейдите по ссылке на кадровые документы или воспользуйтесь кнопкой «Печать». В типовой Бухгалтерии набор печатных форм ограничен: полноценного редактора шаблонов договоров, как в ЗУП, здесь нет.

Если в Бухгалтерии нужна нестандартная форма договора, практичный вариант — выгрузить данные и подготовить текст во внешнем редакторе либо подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

ЗУП 3.1 или Бухгалтерия 8.3 для трудовых договоров

1С:ЗУП 3.1

Полноценные шаблоны договоров, типовые формы, учёт условий труда и допсоглашений. Подходит, если кадровый учёт ведётся регулярно.

1С:Бухгалтерия 8.3

Базовая печать из документа приёма, ограниченный набор форм. Достаточно для небольшого штата, но сложные договоры удобнее готовить внешними средствами.

Как создать трудовой договор с нуля

Договор в 1С создаётся не отдельно, а в момент оформления приёма сотрудника. В ЗУП откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Заполните дату приёма, подразделение, должность, вид занятости, условия оплаты и график работы — именно эти данные попадут в печатную форму договора.

Перед записью проверьте реквизиты, которые чаще всего забывают: номер и дату трудового договора (в ЗУП для них есть отдельные поля в документе приёма), разделение оклада на оклад и надбавки, испытательный срок. Если эти поля пустые, в печатной форме останутся пропуски или подставятся нежелательные значения по умолчанию.

После записи документа нажмите «Печать» и выберите форму договора. Программа сформирует текст на основе шаблона, подставив данные документа и карточки сотрудника. Перед подписанием сверьте форму с фактическими условиями: шаблон — это заготовка, а не гарантия юридической корректности текста.

Настройка и редактирование шаблона договора

В ЗУП 3.1 тексты договоров хранятся как печатные формы документов. Отредактировать шаблон можно через «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или непосредственно из формы печати, если у пользователя есть соответствующие права. Шаблон представляет собой макет с параметрами — полями, куда подставляются данные из программы.

Типовая практика — скопировать стандартный шаблон и доработать его под формулировки организации: добавить пункты о коммерческой тайне, дистанционной работе, условиях премирования. Изменять типовой макет напрямую не рекомендуется: при обновлении конфигурации правки могут быть перезаписаны.

Если шаблона договора нет вообще, проверьте релиз конфигурации и состав подключённых печатных форм. В части случаев организации подключают внешние печатные формы — файлы с расширением epf, которые добавляются через «Дополнительные отчёты и обработки». Такие файлы должны быть совместимы с вашей версией конфигурации.

Дополнительные соглашения и изменения условий

Изменение условий трудового договора в 1С оформляется кадровым переводом или документом изменения оплаты, а не редактированием исходного приёма. В ЗУП используйте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод» — при смене должности, подразделения или графика. Для изменения только оплаты есть документ «Изменение оплаты сотрудников».

Печатная форма дополнительного соглашения формируется из этих документов по кнопке «Печать», если шаблон предусмотрен. Исправлять старый документ приёма «задним числом» нельзя: это исказит историю кадрового учёта, расчёт стажа и среднего заработка.

Все документы по сотруднику видны в его карточке на закладке с кадровыми данными либо через отчёт «Личная карточка» (форма Т-2). Это удобный способ проверить полноту цепочки: приём → переводы → допсоглашения → увольнение.

Отчёты и поиск по договорам

Чтобы посмотреть сводную информацию по всем сотрудникам и условиям их договоров, используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты» в ЗУП. Полезны «Штатное расписание», «Сотрудники организации», «Остатки отпусков» и личные карточки. Отчёт «Штатное расписание» покажет должности и оклады, которые должны совпадать с текстами договоров.

Если нужно найти конкретный договор по номеру, используйте поиск в журнале кадровых документов по сотруднику или дате. Отдельного поиска «по номеру трудового договора» в типовой поставке нет — номер договора хранится как реквизит документа приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма договора

Норма

Все поля заполнены: номер, дата, оклад, должность, условия совпадают с документом приёма

Тревожный признак

Пустые поля, прочерки или устаревшие данные — документ приёма заполнен не полностью

Цепочка документов сотрудника

Норма

Приём, переводы и увольнение идут в хронологическом порядке без пересечений

Тревожный признак

Два действующих приёма на одну должность или перевод раньше приёма — ошибка в датах

Наличие формы в меню «Печать»

Норма

В списке есть «Трудовой договор» или допсоглашение

Тревожный признак

Формы нет — шаблон не подключён или нет прав доступа

Почему договор не находится: типичные причины

Самая частая причина — пользователь ищет отдельный журнал «Трудовые договоры», которого в типовых конфигурациях нет. Договор живёт внутри документа приёма. Вторая причина — права доступа: если у пользователя нет роли кадровика, раздел «Кадры» может быть скрыт или показывать пустые списки.

Третья группа причин — настройки учёта. Если в ЗУП не ведётся штатное расписание или отключены кадровые документы, часть форм будет недоступна. Также проверьте, не используется ли в базе несколько организаций: документ мог быть создан от имени другой организации, и в отборе по текущей он не виден.

Частые вопросы

Можно ли в 1С хранить скан подписанного трудового договора?

Да. В карточке сотрудника и в кадровых документах есть возможность прикреплять файлы (кнопка со скрепкой или ссылка «Присоединённые файлы»). Скан сохраняется в базе и доступен всем пользователям с правами на этот документ.

Почему в списке печатных форм нет трудового договора?

Чаще всего шаблон не подключён в вашей конфигурации или у пользователя недостаточно прав. Проверьте «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» и состав ролей пользователя. В упрощённых конфигурациях формы договора может не быть вовсе — тогда используют внешнюю печатную форму.

Как распечатать договоры сразу по нескольким сотрудникам?

Типовой групповой печати договоров нет. Варианты: открывать каждый документ приёма и печатать по очереди, либо заказать доработку — внешнюю обработку групповой печати с отбором по списку сотрудников.

Где в 1С посмотреть срок действия срочного трудового договора?

В ЗУП дата окончания срочного договора указывается в документе приёма и отображается в карточке сотрудника. Также есть кадровые отчёты и напоминания, позволяющие отследить сотрудников с истекающими договорами — состав зависит от настроек и релиза.

Что делать, если договор оформили в программе с ошибкой в ФИО или дате?

Если ошибка в данных сотрудника — исправьте карточку (через документ изменения личных данных, если человек уже переименован, или прямое редактирование при первичной опечатке) и переформируйте печатную форму. Если ошибка в условиях приёма и документ уже проведён в закрытом периоде, корректнее оформить исправление новым документом, а не перепроводить старый.