Справка 182н в 1С: где найти и как сформировать

Справка 182н (по форме приказа Минтруда № 182н) подтверждает сумму заработка сотрудника за текущий год и два предшествующих календарных года, а также дни, исключаемые из расчёта больничных и пособий. Её выдают при увольнении или по письменному заявлению работника — новый работодатель использует эти данные для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком.

В учётных программах 1С справка формируется автоматически на основании начисленных и рассчитанных сумм, поэтому ручного сбора данных не требуется. Но место, где находится документ, и набор проверок зависят от конфигурации: в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии путь различается.

Ниже разобраны точные пути к документу в основных конфигурациях, порядок заполнения, контроль сумм и типичные проблемы — от отсутствующих данных до расхождений с отчётностью в СФР.

Что такое справка 182н и когда её нужно выдавать

Справка о сумме заработка по форме 182н содержит облагаемые страховыми взносами выплаты сотруднику за текущий календарный год и два предыдущих, а также количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Если работник уже уволился, справка выдаётся по его письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Также справку можно запросить у действующего работодателя — например, если сотрудник совмещает работу и хочет передать данные другому страхователю.

Если справку не выдать, сотрудник при расчёте пособия у нового работодателя получит оплату только из расчёта текущего заработка или МРОТ, что обычно ниже положенного. За задержку выдачи документов при увольнении предусмотрена административная ответственность и обязанность компенсировать неполученный заработок.

Где найти справку 182н в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая и исходящая)». Есть несколько способов до него добраться.

Путь через раздел отчётности

Основной маршрут: раздел «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» или сразу пункт «Справка о заработке для расчёта пособий» (название пункта может отличаться в зависимости от релиза). В открывшемся списке нажмите «Создать» и выберите исходящую справку.

Путь из документа увольнения

Если сотрудник увольняется, справку удобнее создать прямо из документа «Увольнение»: откройте документ, в командной панели найдите кнопку «Печать» или «Создать на основании» и выберите справку о заработке. Программа подставит сотрудника, организацию и период автоматически.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Справка о заработке для расчёта пособий» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату выдачи справки
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные суммы за текущий год и два предыдущих
4. 4
   Проверьте таблицу исключаемых периодов (больничные, отпуска по беременности и уходу)
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Справка о сумме заработка (182н)»

Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 путь короче: раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке» (в некоторых релизах пункт называется «Справки о заработке для расчёта пособий»). Нажмите «Создать», выберите вид «Исходящая справка», укажите сотрудника и организацию.

Данные о заработке программа берёт из начислений, отражённых в учёте, а исключаемые периоды — из документов «Больничный лист» и «Отпуск». Если зарплата в базе ведётся в сводном виде или часть периодов вводилась вручную, суммы и дни нужно проверить особенно внимательно.

Обратите внимание: 1С:Бухгалтерия — упрощённый инструмент кадрового учёта. Для сложных случаев (несколько мест работы, длительные отпуска по уходу за ребёнком, переходные периоды) надёжнее формировать справку в ЗУП, где кадровый и расчётный контуры полнее.

Как заполнить и проверить справку перед выдачей

После выбора сотрудника программа автоматически заполняет годы расчёта и суммы заработка. Суммы берутся из базы начисленных страховых взносов на обязательное социальное страхование — то есть включаются только облагаемые выплаты в пределах базы по взносам за каждый год.

Отдельно проверьте табличную часть с исключаемыми периодами. Туда должны попасть все больничные (включая бытовые травмы), отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник болел, а в таблице периодов пусто — вероятно, больничный в программе не проведён или проведён другим типом документа.

Подписывает справку руководитель и главный бухгалтер (или лицо, уполномоченное на ведение бухучёта). Печать ставится при её наличии — с отменой обязательной печати для организаций её отсутствие не делает справку недействительной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы по годам

Норма

Совпадают с базой по взносам в отчётах (РСВ, персонифицированные сведения) за те же годы

Тревожный признак

Сумма в справке отличается от отчётности — есть непроведённые документы или ручные корректировки

Исключаемые периоды

Норма

Все больничные и отпуска по беременности/уходу отражены с датами начала и окончания

Тревожный признак

Период отсутствует, хотя больничный лист был — документ не проведён в программе

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР указаны корректно

Тревожный признак

Устаревший регномер ФСС или ошибка в ИНН — справку могут не принять

Данные сотрудника

Норма

ФИО, СНИЛС, паспортные данные совпадают с документами работника

Тревожный признак

Опечатка в СНИЛС или ФИО — новый работодатель не сможет идентифицировать данные

Если данные в справке не заполнились или заполнились с ошибками

Самая частая причина пустой справки — отсутствие в базе начислений за нужные годы. Это бывает, когда организация недавно перешла на 1С и исторические данные не перенесены, либо когда учёт вёлся в другой программе. В этом случае суммы вводят в документ вручную на основании архивных расчётных ведомостей и отчётности.

Вторая причина — перенос данных между базами (например, из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1) с потерей части документов. Проверьте, существуют ли в базе начисления зарплаты за соответствующие годы: раздел «Зарплата» → «Все начисления» или аналогичный журнал.

Если суммы есть, но не совпадают с ожиданиями, сверьте их с регистром учёта взносов. В ЗУП удобно использовать отчёты по страховым взносам за нужный год: расхождение справки с отчётом почти всегда означает ручную правку документов после сдачи отчётности.

Что делать, если справка нужна, а данных в 1С нет

Если старый работодатель ликвидирован или не выдал справку, сотрудник может запросить сведения о заработке через нового работодателя: тот направляет запрос в Социальный фонд России, и фонд предоставляет данные о выплатах. В 1С для этого предусмотрен документ «Запрос в СФР о проверке сведений о заработке» (в ЗУП — в разделе «Отчетность, справки»).

Ещё один вариант — сотрудник сам получает выписку о состоянии индивидуального лицевого счёта через Госуслуги. Эти данные не заменяют справку 182н юридически, но помогают проверить корректность сумм или восстановить информацию при её утрате.

Если вы — работодатель и восстанавливаете данные по уволенному сотруднику, ориентируйтесь на сданную отчётность: расчёты по страховым взносам и персонифицированные сведения за соответствующие годы содержат необходимую базу. Введите суммы в справку вручную и приложите копии подтверждающих документов к личному делу.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник увольняется и весь период ведётся в базеСоздайте справку из документа «Увольнение» и выдайте в день увольнения

Бывший сотрудник подал письменное заявлениеСформируйте справку через «Отчетность, справки» и выдайте в течение трёх рабочих дней

Данные за нужные годы отсутствуют в базеВведите суммы вручную по архивной отчётности или восстановите документы начисления

Суммы в справке расходятся с отчётами по взносамНайдите ручные правки и непроведённые документы, исправьте учёт, переформируйте справку

Частые вопросы

Можно ли сформировать справку 182н в 1С задним числом?

Технически дата документа в программе устанавливается любая, но выдавать справку «задним числом» не следует: указывайте фактическую дату выдачи. Если сотрудник обратился спустя время после увольнения, справка оформляется текущей датой по его письменному заявлению.

Почему в справке сумма меньше, чем начисленная зарплата сотрудника?

В справку включаются только выплаты, облагаемые взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, и только в пределах предельной базы за каждый год. Необлагаемые выплаты (например, некоторые компенсации) и суммы сверх лимита в справку не попадают — это нормально.

Как выдать справку, если сотрудник работал в нескольких наших организациях?

Справка формируется отдельно по каждому страхователю: у каждой организации свой регистрационный номер в СФР и своя база по взносам. Создайте по одной справке на каждую организацию, где сотрудник получал облагаемые выплаты в расчётном периоде.

Нужно ли отражать в справке отпуск без сохранения зарплаты?

Нет. Отпуск без сохранения заработной платы не входит в перечень исключаемых периодов по форме 182н. В справке указываются только временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком и освобождение от работы без начисления взносов.

Можно ли отправить справку 182н в электронном виде?

Да, если между работодателем и сотрудником принят такой способ обмена документами и справка подписана усиленной квалифицированной электронной подписью. В 1С документ можно выгрузить и подписать через сервисы электронного документооборота. По умолчанию же справка выдаётся на бумаге.