Как начислить увольнение в 1С: пошаговая инструкция для расчётчика

Увольнение сотрудника в программах 1С оформляется одним документом, который одновременно выполняет кадровую и расчётную части: прекращает трудовой договор, начисляет зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Ошибка в этом документе приводит к неверным выплатам, искажённой отчётности и претензиям со стороны бывшего работника, поэтому важно понимать логику расчёта, а не только нажимать кнопки.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Увольнение», в 1С:Бухгалтерии — одноимённый документ в разделе зарплаты и кадров. Общий принцип одинаков: сначала проверяются исходные данные (дата увольнения, остаток отпуска, задолженность), затем создаётся документ, проверяется расчёт, после чего оформляется выплата и отчётность.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до сдачи уведомлений в СФР и формирования справок для сотрудника. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без сильных доработок; если ваша база модифицирована, названия кнопок могут отличаться, но последовательность сохраняется.

Подготовка: что проверить до создания документа

Прежде чем создавать документ увольнения, убедитесь, что в базе корректно отражены все события месяца. Незарегистрированные отсутствия, непроведённые больничные или отпуска исказят как зарплату за отработанные дни, так и средний заработок для компенсации. Проверьте табель или журнал отсутствий за текущий месяц и закройте все «висящие» документы.

Второй обязательный шаг — проверка остатка отпуска. В ЗУП остаток можно посмотреть в карточке сотрудника (ссылка «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры»). Если остаток отрицательный — сотрудник «отгулял» отпуск авансом, при увольнении возникнет удержание за неотработанные дни отпуска, и это нужно учесть заранее, потому что удержать можно ограниченную сумму.

Третий момент — задолженность и удержания. Проверьте, нет ли у сотрудника непогашенных авансов, займов, исполнительных листов. Все действующие удержания применятся к окончательному расчёту, и итоговая сумма к выплате может оказаться заметно меньше начисленной. Если сотруднику выдан подотчёт, деньги должны быть возвращены или удержаны по согласованию.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Увольнение», либо в разделе «Зарплата» → «Увольнения». Если увольняется один сотрудник, создавайте обычный документ «Увольнение»; для группового увольнения (сокращение штата, ликвидация) предусмотрен документ «Увольнение списком».

В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день по приказу. Программа автоматически подтянет данные: табель за отработанный период, остаток отпуска, средний заработок. Поле «Основание увольнения» заполняется ссылкой на статью ТК РФ — она попадёт в трудовую книжку и отчётность, поэтому формулировку выбирайте из классификатора, а не вписывайте вручную.

На закладке «Компенсация отпуска» программа показывает остаток дней и предлагает вариант: компенсировать или удержать. Проверьте количество дней — программа округляет и считает по введённым ранее данным об отпусках, и если история отпусков в базе велась неполно, остаток будет неверным. В таком случае дни можно скорректировать вручную, но сначала разберитесь, почему данные не сошлись.

1. 1
   Проверьте и проведите все отсутствия и начисления месяца
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» (Кадры → Все кадровые документы)
3. 3
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте закладку «Компенсация отпуска»: дни и средний заработок
5. 5
   Проверьте начисления, НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-8
7. 7
   Оформите выплату ведомостью с датой, равной дате увольнения

Как проверить начисления, НДФЛ и взносы

На закладке «Начисления и удержания» документ показывает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию отпуска. Зарплата считается по тому же принципу, что и в обычном расчёте: оклад делится на норму дней и умножается на фактически отработанные. Если сотрудник увольняется в середине месяца и в табеле стоят не все дни — сумма занизится, это самая частая причина пересчётов.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Чтобы проверить средний, откройте по кнопке с суммой расшифровку расчёта: видно, какие начисления и дни вошли в базу. Если сотрудник работал меньше года или в расчётном периоде были длительные отсутствия, исключённые периоды должны быть учтены автоматически.

НДФЛ с компенсации отпуска и зарплаты удерживается в полном объёме — компенсация при увольнении не относится к необлагаемым выплатам. Исключение — выходное пособие при сокращении: оно не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Проверьте, что программа правильно определила код дохода и применила льготу, если пособие начисляется.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии: отличия и ограничения

В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Увольнения». Функционально он проще, чем в ЗУП: программа начислит зарплату за отработанное время и компенсацию отпуска, но расчёт среднего заработка и остатка отпуска менее детализирован. Остаток отпуска бухгалтерская конфигурация не ведёт автоматически по истории — количество дней компенсации часто приходится вводить вручную, рассчитав его заранее.

После проведения увольнения в 1С:Бухгалтерии сформируйте документ «Ведомость» на выплату (через банк, кассу или на счёт) и проводки. Начисления и налоги отразятся при проведении самого увольнения, а выплата — ведомостью. Если в базе ведётся несколько сотрудников и регулярная зарплата, для полноценного кадрового учёта всё же рекомендуется ЗУП: бухгалтерская конфигурация не формирует часть кадровых отчётов и не хранит историю отпусков.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП 3.1

Полный расчёт: остатки отпусков, средний заработок, пособия, все кадровые отчёты и ЭТК. Подходит для регулярного кадрового учёта

1С:Бухгалтерия 8

Базовый расчёт зарплаты, компенсации и налогов. Остаток отпуска считается вручную, часть кадровых форм недоступна. Подходит для микробизнеса

ЗУП + синхронизация с БП

Расчёт и кадры в ЗУП, проводки переносятся в бухгалтерию. Оптимально, если зарплату считает отдельный специалист

Выплата расчёта и отражение в учёте

После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: в ЗУП — раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» — программа отберёт именно суммы окончательного расчёта. Дата ведомости должна совпадать с датой фактической выплаты: это влияет на срок перечисления НДФЛ и на строки 020–022 раздела 1 формы 6-НДФЛ.

Если сотрудник получал зарплату на карту в рамках зарплатного проекта, расчёт при увольнении обычно переводят той же ведомостью. При выплате наличными через кассу ведомость закрывается в день выдачи; невыданные суммы депонируются. Проверьте после выплаты отчёт «Расчётный листок» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70» (в бухгалтерской части): задолженность перед уволенным сотрудником должна быть закрыта.

Отчётность и документы при увольнении

После расчёта сформируйте печатные формы: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8), записка-расчёт (Т-61), расчётный листок. В ЗУП все формы доступны из документа увольнения по кнопке «Печать». Сотруднику также выдаются справки: о заработке для пособий (форма 182н отменена, но данные о доходах предоставляются), выписки из СТД-Р или бумажная трудовая книжка, разделы персонифицированных сведений.

В фонд (СФР) при увольнении подаётся отчёт ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Также уволенный попадёт в персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения и в 6-НДФЛ за соответствующий период. Проверьте, что все формы приняты без ошибок, особенно если увольнение пришлось на конец квартала.

Частые вопросы

Как в 1С уволить сотрудника задним числом, если месяц уже закрыт?

Если расчёт за период уже проведён и выплачен, создайте документ увольнения с фактической датой — программа пересчитает начисления, а разница отразится как сторно или доначисление. Если период закрыт для редактирования, сначала откройте его (дата запрета изменения данных), либо оформите корректировку в текущем периоде. В отчётность такие пересчёты попадут как уточнённые данные.

Почему в документе «Увольнение» компенсация отпуска равна нулю?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска в базе равен нулю или отрицателен: программа не видит дней к компенсации. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и историю отпусков сотрудника. Вторая причина — сотрудник принят недавно, и данные о начислениях для среднего заработка отсутствуют; тогда средний считается из фактически отработанных дней.

Как удержать задолженность за работником при увольнении?

Если сотрудник должен организации (аванс, подотчёт, неотработанные дни отпуска), сумма удерживается из окончательного расчёта в пределах ограничений по статье 138 ТК РФ — как правило, не более 20% от выплаты, а по согласованию или в отдельных случаях больше. В ЗУП удержание за неотработанные дни отпуска оформляется прямо в документе увольнения переключателем «Удержать за использованный авансом отпуск». Остаток долга сверх лимита взыскивается только с согласия работника или через суд.

Нужно ли начислять выходное пособие при увольнении по собственному желанию?

По общему правилу нет: пособие положено при сокращении штата, ликвидации организации и в ряде случаев по статье 178 ТК РФ. При увольнении по собственному желанию выплачиваются только зарплата за отработанное время и компенсация неиспользованного отпуска. Если пособие предусмотрено трудовым или коллективным договором, его добавляют в документ увольнения вручную через начисление с соответствующим кодом дохода.

Как исправить ошибку, если увольнение уже проведено и выплачено?

Если сумма занижена, создайте документ «Доначисление, перерасчет» (в ЗУП) или скорректируйте начисление отдельным документом и доплатите разницу ведомостью. Если переплачено, варианты зависят от причины: счётную ошибку можно удержать с согласия работника, иначе — только добровольный возврат. В отчётность изменения подаются уточнёнными расчётами 6-НДФЛ и перссведений за соответствующий период.