Как ввести срок годности в 1С

Учёт сроков годности в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) реализуется через механизм серий номенклатуры. Отдельного поля «срок годности» в карточке товара нет — сначала включается функциональная опция серий, затем для вида номенклатуры настраивается политика учёта с указанием срока годности, и только после этого дата появляется в документах поступления и отгрузки.

Ниже разобран полный цикл: от включения настроек до списания просроченного товара и контроля остатков. Инструкция ориентирована на УТ 11.4/11.5, но логика в ERP и КА 2 совпадает. В «1С:Рознице» механизм аналогичен, отличаются только названия разделов меню.

Когда серии обязательны, а когда можно обойтись без них

Механизм серий нужен, если товар реально имеет ограниченный срок хранения и его нужно отслеживать по партиям: продукты питания, косметика, лекарства, химия, корма. Если задача — просто хранить справочную информацию о сроке (например, для печати в прайсе), достаточно дополнительного реквизита номенклатуры без включения серий: так проще и не усложняет документооборот.

Полноценный учёт по сериям даёт три преимущества: автоматический подбор партии по принципу FEFO (первым уходит товар с ближайшим сроком), блокировку отгрузки просрочки и отчёт по остаткам с разбивкой по датам годности. Плата за это — обязательное указание серии в каждом складском документе по этой позиции.

Маршрут решения

Как выбрать вариант учёта

Нужно только показывать срок годности в справочнике или на печатиДобавьте дополнительный реквизит номенклатуры, серии не включайте

Нужно контролировать остатки по датам и запрещать отгрузку просрочкиНастройте серии с политикой учёта срока годности

Учёт ведётся в разрезе поставщиков и партий, а не сроковИспользуйте серии с указанием номера без срока годности

Шаг 1. Включите функциональную опцию серий

Откройте раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Установите флажок «Серии номенклатуры». После этого в карточках видов номенклатуры появится блок настройки серий, а в товарных документах — колонка «Серия».

Если склады разделены по статусам или ордерным схемам, дополнительно проверьте настройку «Статусы серий» — она нужна не всем, но влияет на то, как серии указываются в ордерных документах. Для старта достаточно базовой опции.

Шаг 2. Настройте вид номенклатуры и политику учёта серий

Срок годности задаётся не в карточке конкретного товара, а в виде номенклатуры. Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура → Виды номенклатуры, выберите нужный вид (например, «Продукты питания») или создайте новый.

В разделе настроек серий выберите политику учёта «Учёт себестоимости по сериям» или «Серии не участвуют в учёте себестоимости» — для срока годности принципиален сам факт использования серий. Затем включите признак «Указывать срок годности» (в ряде релизов — «Использовать срок годности серии») и задайте:

• срок годности — число и единица измерения (дни, часы, месяцы);
• точность указания даты — с точностью до дня или до часа (важно для скоропорта);
• при необходимости — срок годности после вскрытия, если конфигурация его поддерживает.

Если у товаров одного вида разные сроки годности (молоко 7 дней, сыр 30 дней), срок, заданный в виде номенклатуры, будет подставляться по умолчанию, но при поступлении дату можно скорректировать вручную. Альтернатива — создать несколько видов номенклатуры с разными сроками.

Шаг 3. Укажите срок годности при поступлении товара

При проведении документа «Приобретение товаров и услуг» (или производственного выпуска) в табличной части по позиции с сериями появится кнопка/колонка «Серия». Откройте подбор серии и заполните данные:

1. 1
   Проведите документ поступления до строки с товаром, по которому включены серии
2. 2
   Нажмите «Указать серии» в командной панели табличной части
3. 3
   Создайте новую серию: укажите дату производства или сразу дату «Годен до»
4. 4
   Если задан срок в виде номенклатуры, дата «Годен до» рассчитается автоматически от даты производства
5. 5
   Проверьте количество по серии — оно должно совпасть с количеством в строке документа
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что статус серий в строке зелёный (заполнен)

Если поставщик указывает только дату «годен до» без даты производства — вводите её напрямую, поле даты производства можно оставить пустым. Система контролирует именно конечную дату годности.

Один приход может содержать несколько серий одного товара с разными сроками — в этом случае строку документа разбивают на несколько серий с распределением количества. Это нормальная практика для товара из разных производственных партий.

Шаг 4. Отгрузка по FEFO и контроль просрочки

При оформлении «Реализации товаров и услуг» серию можно подобрать вручную или автоматически. Команда автоподбора заполняет серии по принципу FEFO: сначала предлагается партия с самым ранним сроком годности. Это снижает риск списаний из-за залежавшегося товара.

Если попытаться отгрузить серию с истёкшим сроком годности, программа выдаст предупреждение или запрет — в зависимости от настроек политики. Жёсткий запрет рекомендуется для пищевой продукции, предупреждение — для товаров, где решение принимает менеджер (например, уценка).

Шаг 5. Отчёты и списание просроченного товара

Для контроля используйте отчёт «Остатки товаров по срокам годности» (раздел Склад и доставка → Отчёты) или универсальный «Остатки и доступность товаров» с группировкой по сериям. Отчёт показывает, сколько дней осталось до истечения срока по каждой серии, что позволяет заранее планировать акции и уценку.

Просроченный товар списывается документом «Списание товаров» (или «Внутреннее потребление») с указанием той же серии, по которой числится остаток. Статья расходов — например, «Потери от порчи товаров». Если списать без серии или с другой серией, остаток по просроченной партии останется висеть в учёте.

Контрольные точки

Как проверить, что учёт работает

Остатки по сериям

Норма

Отчёт по срокам годности показывает количество и даты по каждой партии

Тревожный признак

Остаток есть, но серия пустая или дата не заполнена

Автоподбор при продаже

Норма

Подбирается серия с ближайшим сроком годности

Тревожный признак

Подбирается произвольная или просроченная серия без предупреждения

Сумма остатков

Норма

Остаток по сериям сходится с общим складским остатком

Тревожный признак

По сериям меньше/больше, чем по складу — есть документы без серий

Типичные ошибки и ограничения

Учтите и ограничения механизма: серии усложняют инвентаризацию (пересчёт ведётся по каждой серии), увеличивают объём вводимых данных и требуют дисциплины кладовщиков. Для товара без реального срока годности включать серии «на всякий случай» не стоит.

В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта сроков годности нет — там доступны только партии по документам поступления. Если нужен FEFO и контроль дат, требуется УТ, ERP, КА или отраслевое решение.

Частые вопросы

Можно ли ввести срок годности без серий?

Только как справочную информацию — через дополнительный реквизит или свойство номенклатуры. Автоматический контроль остатков, FEFO и запрет отгрузки просрочки без серий работать не будут.

Как изменить срок годности по уже созданной серии?

Откройте справочник «Серии номенклатуры», найдите нужную серию и отредактируйте дату «Годен до». Изменение не перепроводит документы, но влияет на контроль при последующих отгрузках.

Что делать, если при продаже не подбирается серия?

Проверьте три вещи: включены ли серии в виде номенклатуры товара, есть ли свободный остаток именно по сериям (а не только общий), не работаете ли вы с ордерным складом, где серия указывается в ордере, а не в реализации.

Как ввести остатки с сериями при переходе на учёт сроков годности?

Используйте документ «Ввод начальных остатков» (или «Пересортица товаров» для уже работающей базы): по каждой позиции укажите серии с датами годности и распределите фактический остаток по партиям. До этого момента отгрузку по таким товарам лучше приостановить.

Работает ли учёт сроков годности в 1С:Рознице?

Да, механизм серий со сроком годности в Рознице есть и настраивается аналогично: через вид номенклатуры и политику учёта серий. В кассовом чеке серия подбирается автоматически по FEFO.

Можно ли запретить продажу просрочки полностью?

Да, в настройках политики учёта серий и контроля остатков можно установить запрет вместо предупреждения. Дополнительно контроль настраивается на стороне кассы/фронтола, если используется внешнее торговое оборудование.