Как в 1С сделать инвентаризацию группы товаров

Полная инвентаризация склада — трудоёмкая операция, поэтому на практике чаще проводят выборочные пересчёты: по одной товарной группе, конкретному складу или поставщику. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, УНФ, ERP) для этого не нужно создавать отдельный документ «на группу» — достаточно стандартного документа инвентаризации с отбором по нужной номенклатурной группе.

Общая логика одинакова во всех конфигурациях: сначала фиксируются учётные остатки, затем заполняется документ пересчёта с отбором по группе, в него вносятся фактические количества, а расхождения оформляются документами оприходования излишков и списания недостач. Ниже разобран порядок действий для 1С:Управление торговлей 11 и 1С:УНФ, а также особенности работы с ордерным складом.

Перед началом пересчёта важно подготовить базу: провести все непроведённые документы движения товаров по выбранной группе и складу, иначе учётные остатки будут искажены и расхождения окажутся ложными.

Подготовка базы перед пересчётом группы

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учётные остатки. Проверьте, что все поступления, реализации, перемещения и возвраты по выбранной группе товаров проведены. Непроведённые документы не участвуют в расчёте остатков, и программа покажет заниженное или завышенное учётное количество.

Также убедитесь, что по группе нет отрицательных остатков. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»), установите отбор по группе номенклатуры и складу. Отрицательные остатки — признак ошибок в документах: их нужно исправить до пересчёта, иначе результат инвентаризации будет недостоверным.

Договоритесь с материально ответственным лицом о времени пересчёта: на этот период по группе не должно быть отгрузок и приёмок. В идеале пересчёт проводится при остановленных движениях по выбранной группе.

Создание документа инвентаризации с отбором по группе

В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризация» (в некоторых версиях — «Приказы на пересчёт товаров»). Создайте новый документ, укажите склад и дату. Если используется ордерная схема, сначала создаётся распоряжение на инвентаризацию, а затем на его основании — пересчёт товаров.

В 1С:УНФ документ называется «Инвентаризация запасов» и находится в разделе «Склад» → «Закупки и склад» → «Инвентаризация запасов». Укажите организацию, склад (структурную единицу) и дату.

Ключевой момент — заполнение табличной части не всеми товарами склада, а только нужной группой. Для этого используется команда подбора или заполнения с отбором.

1. 1
   Проведите все документы движения по группе и проверьте остатки отчётом
2. 2
   Создайте документ инвентаризации (пересчёта товаров), укажите склад и дату
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» или откройте подбор с отбором
4. 4
   Установите отбор: Номенклатура → В группе → нужная товарная группа
5. 5
   Проверьте, что в табличную часть попали только позиции выбранной группы
6. 6
   Зафиксируйте учётные количества и распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3)

Как настроить отбор по товарной группе

В документе инвентаризации нажмите кнопку «Заполнить» и выберите вариант заполнения по остаткам на складе. В открывшихся настройках отбора добавьте условие: поле «Номенклатура», вид сравнения «В группе» (или «В иерархии»), значение — нужная товарная группа. Вид сравнения «В группе» важен: он подхватит не только саму группу, но и все вложенные подгруппы.

Альтернатива — подбор товаров: кнопка «Подобрать товары» открывает форму подбора, где в левой панели можно выбрать группу номенклатуры и перенести её позиции в документ. Этот способ удобен, когда нужно пересчитать не всю группу, а часть позиций из неё.

Если в вашей конфигурации отбор по группе в документе недоступен, используйте обходной путь: сформируйте отчёт по остаткам с отбором по группе, сохраните список номенклатуры и заполните документ через подбор. В УНФ также можно ограничить состав табличной части вручную, удаляя лишние строки после заполнения по остаткам.

Ввод фактических остатков и анализ расхождений

После физического пересчёта внесите фактические количества в колонку «Факт» (в УТ 11 — количество по результатам пересчёта, в УНФ — «Количество факт»). Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача.

Если пересчёт ведётся с помощью терминала сбора данных или в рабочем месте пересчёта, фактические количества подгружаются из отсканированных штрихкодов. При ручном вводе проверяйте единицы измерения: расхождение часто возникает из-за того, что товар учитывается в упаковках, а пересчитан в штуках (или наоборот).

Перед проведением документа сверьте итоговые суммы отклонений с данными описи. Большие расхождения по отдельным позициям — повод для повторного пересчёта именно этих товаров, а не всей группы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав табличной части

Норма

Только товары выбранной группы и её подгрупп

Тревожный признак

Попали позиции из других групп — отбор настроен неверно

Учётные остатки в документе

Норма

Совпадают с отчётом по остаткам на дату инвентаризации

Тревожный признак

Расходятся — есть непроведённые документы или неверная дата

Отклонения после ввода факта

Норма

Небольшие расхождения по отдельным позициям

Тревожный признак

Массовые крупные расхождения — ошибка в единицах измерения или пересчёте

Оформление излишков и недостач

Сам документ инвентаризации в УТ 11 фиксирует расхождения, но не изменяет остатки напрямую: на его основании создаются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». В УНФ «Инвентаризация запасов» при проведении сама формирует движения по излишкам и недостачам, а дальнейшее списание недостач на расходы оформляется отдельными документами.

При списании недостач укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли и недостача по вине материально ответственного лица отражаются по-разному. Излишки оприходуются по учётной или рыночной стоимости — порядок оценки определяется учётной политикой организации.

После проведения всех документов сформируйте отчёт по остаткам с отбором по группе ещё раз: учётные остатки должны совпасть с фактическими данными пересчёта.

Особенности для ордерного склада и серийного учёта

На складах с ордерной схемой инвентаризация оформляется в два этапа: сначала «Распоряжение на инвентаризацию» (приказ на пересчёт), затем документ «Пересчёт товаров» в рабочем месте пересчёта. Отбор по группе задаётся на этапе распоряжения или при заполнении пересчёта.

Если по группе ведётся учёт по сериям, пересчёт выполняется в разрезе серий: фактическое количество указывается по каждой серии отдельно. Пропуск серии приведёт к расхождению, даже если общее количество товара сходится. Аналогично для товаров с характеристиками — каждая характеристика пересчитывается отдельной строкой.

Для маркируемых товаров (обувь, табак, лекарства) пересчёт выполняется с учётом кодов маркировки: используйте рабочее место пересчёта со сканером, чтобы сверить не только количество, но и состав кодов.

Выборочные инвентаризации по группам удобно планировать ротационно: например, еженедельно пересчитывать одну-две группы с высокой оборачиваемостью или дорогим товаром. Это снижает нагрузку по сравнению с полной инвентаризацией и позволяет быстрее находить ошибки учёта, пока цепочка документов ещё короткая.

Проверка результата и печатные формы

Из документа инвентаризации доступны стандартные печатные формы: инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19) и приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Опись печатается до пересчёта с пустой колонкой фактических данных, сличительная ведомость — после ввода расхождений.

Финальный контроль: отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по группе должен показывать остатки, равные фактическим данным пересчёта, а в отчёте по расхождениям (если он есть в конфигурации) не должно остаться необработанных отклонений.

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию сразу по нескольким группам товаров?

Да. В отборе используйте вид сравнения «В списке групп» или добавьте несколько условий с объединением «ИЛИ». Альтернатива — заполнить документ по всем остаткам склада и удалить лишние строки, но при большом ассортименте это менее удобно.

Что делать, если товар лежит не в группе номенклатуры, а помечен дополнительным свойством?

В отборе документа добавьте условие по дополнительному реквизиту или свойству номенклатуры — в УТ 11 и УНФ отборы поддерживают произвольные поля. Если в документе такого отбора нет, сформируйте список товаров отчётом с отбором по свойству и заполните документ через подбор.

Нужно ли останавливать продажи по всей базе на время пересчёта группы?

Нет, достаточно приостановить движения только по пересчитываемой группе: не оформлять отгрузки, приёмки и перемещения этих товаров до завершения ввода фактических количеств. Остальные группы могут работать в обычном режиме.

Почему после заполнения по остаткам в документ попали товары с нулевым количеством?

Такое бывает при наличии резервов или отрицательных остатков по отдельным позициям. Проверьте настройку заполнения: обычно есть вариант «по остаткам с учётом резервов» или возможность не включать нулевые строки. Позиции с нулевым учётным остатком, но фактическим наличием — это излишки, их удалять нельзя.

Как оформить пересортицу, обнаруженную при инвентаризации группы?

Пересортица — одновременная недостача одного товара и излишек другого (обычно одного наименования, но разной характеристики, сорта или артикула). В УТ 11 она оформляется теми же документами списания и оприходования; в бухгалтерских конфигурациях есть возможность взаимозачёта пересортицы. Предварительно зафиксируйте факт в сличительной ведомости и получите объяснение материально ответственного лица.

Можно ли провести инвентаризацию группы задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, но учётные остатки программа рассчитает на указанный момент, а фактические данные вы знаете только на текущую дату. Корректный подход — пересчитать товар сейчас, а затем скорректировать факт на движения между прошлой датой и датой пересчёта по отчёту о движениях товара. На практике проще проводить инвентаризацию текущей датой.