Как списать излишки товара на складе в 1С 8.3

Излишки на складе возникают по разным причинам: ошибки при оприходовании, пересортица, округление при отгрузке, недостоверные данные поставщика. Важно понимать терминологию: в учете «излишки» формально оприходуются (приходуются на склад), а списывается недостача, порча и потери. Однако на практике под «списанием излишков» часто понимают вывод из учета товара, который числится в программе, но фактически не может быть реализован — испорченный, утративший товарный вид, с истекшим сроком годности либо ошибочно заведенный в базу.

В 1С 8.3 (конфигурации «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP) для этого используются два основных документа: «Инвентаризация товаров» — когда расхождения выявлены при пересчете, и «Списание товаров» — когда причина списания известна заранее и подтверждена документально. Выбор зависит от того, есть ли у вас результат инвентаризации или вы списываете по конкретному основанию.

Прежде чем списывать, убедитесь, что остатки в программе соответствуют реальным: запустите отчет «Остатки товаров на складах» и сверьте с фактическим наличием. Списание «вслепую» приведет к тому, что складской и бухгалтерский учет разойдутся еще сильнее, а разбираться в расхождениях придется уже на аудите.

Разберитесь, что именно вы списываете

Первый шаг — определить природу излишка, потому что от этого зависит документ и счета учета. Если при инвентаризации обнаружен фактический излишек (товара больше, чем в программе), его нужно не списывать, а оприходовать документом «Оприходование товаров». Если же в программе товар числится, но фактически отсутствует или непригоден — это списание.

Частая ситуация: пользователь называет «излишками» зависшие остатки — товар, который давно не продается, испортился или был ошибочно оприходован дважды. Такие позиции списываются на расходы. Другой случай — пересортица: когда одного товара не хватает, а другого слишком много, и фактически это одна и та же позиция с разными артикулами. Пересортица оформляется либо взаимозачетом в инвентаризации, либо корректировкой карточек номенклатуры.

Подготовьте базу перед списанием

Перед списанием выполните три проверки. Первая — сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» (в БП 3.0: раздел «Склад» → «Отчеты»; в УТ 11: «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») по нужному складу и убедитесь, что списываемое количество реально числится в учете. Вторая — проверьте, нет ли по товару непроведенных документов: откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 41 или журнал документов склада и убедитесь, что все приходы и реализации проведены.

Третья проверка — основание для списания. Для налогового учета нужен документ, подтверждающий причину: акт о порче, приказ руководителя, инвентаризационная опись. Без основания списанные суммы могут быть не приняты в расходы при проверке. В самой программе основание указывается в комментарии или в поле «Статья расходов»/«Прочие доходы и расходы».

Списание через документ «Списание товаров»

Это основной способ, когда причина известна без инвентаризации. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых релизах — «Склад» → «Списание товаров» через журнал «Складские документы») и нажмите «Создать». В «Управлении торговлей 11» путь: «Склад и доставка» → «Списания, разборки и пересортица» → «Списание товаров».

Заполните шапку: укажите склад, организацию и дату списания. В табличной части добавьте номенклатуру и количество — программа подтянет себестоимость автоматически по методу оценки, заданному в учетной политике (FIFO или по средней). Если товар учитывается по сериям или характеристикам, заполните соответствующие колонки, иначе документ не проведется.

Ключевое поле — счет списания (статья расходов). Порча и недостача обычно списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновных лиц или на 91.02 «Прочие расходы», если виновник не установлен. Товар, списываемый на нужды предприятия (образцы, реклама), уходит на счета затрат 44 или 91.02. В БП счет указывается на закладке «Счет списания» или в поле «Счета учета» строки.

1. 1
   Сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» и зафиксируйте учетное количество
2. 2
   Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
3. 3
   Заполните склад, организацию, дату и табличную часть с номенклатурой и количеством
4. 4
   Укажите счет списания (94, 91.02 или счет затрат) и статью расходов
5. 5
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
6. 6
   Сформируйте отчет по остаткам повторно — списанное количество должно исчезнуть

Списание по результатам инвентаризации

Если расхождения выявлены при пересчете, корректнее оформить полную цепочку документов. В БП 3.0: «Склад» → «Инвентаризация товаров». Создайте документ, нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — таблица заполнится учетными остатками. Затем в колонке «Количество фактическое» введите результаты пересчета. Программа автоматически рассчитает отклонения.

После проведения инвентаризации на ее основании создаются два документа: «Оприходование товаров» (на сумму излишков) и «Списание товаров» (на недостачу). Введите их кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации — так сохранится связь документов и основание для списания. В УТ 11 механизм аналогичен: «Пересчет товаров» → на его основании «Оприходование излишков» и «Списание недостач».

Преимущество этого пути — автоматическое формирование унифицированных печатных форм: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-26 (ведомость учета результатов). Они нужны для обоснования списания перед налоговой.

Особые сценарии списания

Пересортица

Если не хватает одного товара и в избытке другой (например, сахар разных фасовок), в БП 3.0 оформите инвентаризацию, затем списание недостачи и оприходование излишка, а в аналитике укажите одну и ту же статью. В УТ 11 есть отдельный документ «Пересортица товаров», который одним действием списывает одну позицию и оприходует другую с разницей в стоимости. Зачет пересортицы возможен, когда товары одного наименования и у одного материально ответственного лица.

Списание просроченного и испорченного товара

Просроченный товар списывается обычным документом «Списание товаров» на счет 94 с последующим отнесением на 91.02. В расходы по налогу на прибыль такие суммы принимаются при наличии подтверждающих документов (акт о порче, заключение о непригодности). НДС, ранее принятый к вычету, по списанной порче, как правило, восстанавливать не требуется, если списание связано с обычной хозяйственной деятельностью, но позиция по этому вопросу в практике неоднозначна — согласуйте подход с вашим бухгалтером.

Товары на комиссии и в рознице

Если товар принят на комиссию (счет 004) или учитывается в рознице по продажной цене (счет 41.11 с 42), списание оформляется тем же документом, но проверьте счета: для комиссионного товара проводка будет кредит 004 без влияния на расходы, для розницы программа автоматически сторнирует торговую наценку. Ошибочное указание счета приведет к зависшим суммам на 42 счете.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Расхождения выявлены при пересчете складаОформите «Инвентаризацию товаров» и создайте списание на ее основании

Причина списания известна заранее (порча, просрочка, образцы)Создайте «Списание товаров» напрямую с указанием статьи расходов

Одного товара недостача, другого излишек, и это одна группаИспользуйте документ «Пересортица товаров» (УТ 11) или пару списание+оприходование

В программе товар числится, а фактически его никогда не былоПроверьте историю движений отчетом «Ведомость по товарам на складах» — возможно, нужна корректировка ошибочного прихода, а не списание

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения откройте в документе кнопку «Дт/Кт» и посмотрите проводки: типовая корреспонденция — Дт 94 (или 91.02) Кт 41 (10, 43). Сумма должна соответствовать себестоимости списанного количества. Затем сформируйте «Остатки товаров на складах» по этому складу: списанная позиция должна обнулиться или уменьшиться на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно.

Дополнительно сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 за период: оборот по кредиту должен увеличиться на сумму списания. Если используется счет 94, проверьте, что он закрыт: сумма с 94 должна уйти либо на 73 «Расчеты с персоналом» (виновное лицо), либо на 91.02. Зависший остаток на 94 счете — признак незавершенного оформления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Остатки товаров на складах» после списания

Норма

Списанное количество уменьшило остаток, минусов нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или появились отрицательные значения

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 94/91.02 — Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет, пустой счет дебета или неверная сумма

ОСВ по счету 94 на конец месяца

Норма

Сальдо нулевое — недостача отнесена на виновника или расходы

Тревожный признак

Висит дебетовое сальдо — списание не завершено

Частые вопросы

Можно ли списать товар без инвентаризации?

Да, документ «Списание товаров» создается самостоятельно, без инвентаризации. Но для обоснования расходов в налоговом учете понадобится иное подтверждение причины: акт о порче, приказ руководителя, отчет о рекламной акции. Инвентаризация — самый надежный способ документального обоснования.

На какой счет списывать испорченный товар?

Стандартная схема: сначала Дт 94 Кт 41 (выявлена порча), затем Дт 91.02 Кт 94, если виновник не установлен, или Дт 73 Кт 94, если сумма взыскивается с сотрудника. Списание на рекламные образцы или производственные нужды может идти сразу на счета затрат 44, 20, 26.

Почему документ «Списание товаров» не проводится?

Чаще всего причины: недостаточно остатка на складе (включен контроль остатков), не заполнены серия или характеристика у номенклатуры с соответствующим учетом, не указан счет списания, либо дата документа попадает в закрытый период с запретом изменения данных. Текст ошибки в протоколе обычно прямо указывает причину.

Как списать товар в 1С:Управление торговлей 11, если он в резерве?

Сначала снимите резерв: откройте заказ покупателя, под который зарезервирован товар, и уменьшите количество либо закройте заказ. После этого остаток станет свободным, и списание пройдет. Попытка списать резерв напрямую приведет к отрицательным свободным остаткам и ошибкам в отчетах по обеспечению заказов.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Официальная позиция Минфина и судебная практика в целом допускают не восстанавливать НДС при списании в рамках обычной хозяйственной деятельности (порча, истечение срока годности), но налоговые органы иногда оспаривают это. Безопасный вариант — зафиксировать подход в учетной политике и хранить подтверждающие документы о причине списания.

Как списать излишки, если товар числится по нескольким складам?

Списание оформляется отдельно по каждому складу, на котором числится остаток: в документе указывается конкретный склад, и программа спишет только его остатки. Сначала сформируйте отчет по остаткам в разрезе складов, чтобы видеть, где именно завис товар.