Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С списать просроченный товар
Как в 1С списать просроченный товар: инвентаризация, документ списания, выбор счета затрат, проверка проводок и отчетов. Пошаговая инструкция для 1С:УТ и ERP.
Просроченный товар нельзя продать, но он продолжает числиться на складе и искажает остатки, себестоимость и отчеты. Чтобы корректно убрать его из учета, в 1С используют цепочку документов: сначала фиксируют факт порчи (обычно через инвентаризацию или приказ о списании), затем оформляют списание товаров с отнесением стоимости на расходы.
Точный набор документов зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и ERP это «Пересчет товаров» (или «Приказ на проведение инвентаризации» в старых релизах) и «Списание товаров» (в новых релизах — «Списание недостач товаров»). В 1С:Бухгалтерии 8 — «Инвентаризация товаров» и «Списание товаров». Логика везде одинаковая: зафиксировать фактический остаток, выявить недостачу, списать ее на затраты.
Важно понимать: просто удалить товар из справочника или обнулить остаток нельзя — это нарушит учет и приведет к расхождениям с бухгалтерией и налоговой. Списание всегда оформляется документом с проводками, а стоимость списанного товара попадает на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или сразу на расходы (счет 91.02, 44 и др.) в зависимости от причины и настроек.
Подготовка: что проверить перед списанием
До оформления документов убедитесь, что товар действительно подлежит списанию: срок годности истек по данным серий или сроков годности в карточке номенклатуры, либо товар испорчен и не подлежит реализации. Если в программе ведется учет по сериям и срокам годности, просроченные позиции легко найти отчетом «Остатки товаров с истекающим сроком годности» или «Товары с истекшим сроком годности» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» → отчеты по складу).
Проверьте, на каком складе числится товар и в каком количестве. Списание оформляется по конкретному складу, поэтому важно, чтобы фактическое местонахождение совпадало с учетным. Если просрочка хранится вместе с годным товаром, перед инвентаризацией ее физически отделяют — это упрощает пересчет и исключает ошибки.
Также уточните, кто имеет право проводить списание: в большинстве конфигураций нужны права на создание складских документов и отражение затрат. Если у пользователя нет доступа к документу «Списание товаров», согласуйте действия с администратором или бухгалтером, а не ищите обходных путей через корректировку остатков.
Шаг 1. Фиксация недостачи через инвентаризацию
Классический и самый безопасный путь — оформить инвентаризацию. В УТ 11 и ERP откройте раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, при необходимости — отбор по номенклатуре (например, только группу товаров с истекшим сроком). В табличной части заполните фактическое количество: для просроченного товара, который изъят из оборота, фактический остаток будет меньше учетного (или нулевым).
После проведения пересчета программа покажет расхождения: недостачу по списываемым позициям. На основании пересчета автоматически создаются документы «Списание недостач товаров» — вам не придется вручную переносить количество и цены. Это снижает риск ошибки, особенно при большом ассортименте.
В 1С:Бухгалтерии 8 используется документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). После его проведения кнопкой «Создать на основании» формируется «Списание товаров» с уже заполненными недостачами. Проверьте, что количество и суммы совпадают с актом инвентаризации.
Если инвентаризация не проводится
Когда просрочка выявлена разово (например, одна партия), допустимо создать «Списание товаров» напрямую, без пересчета. Но в этом случае основанием служит приказ руководителя или акт о порче — реквизиты основания стоит указать в комментарии документа, чтобы при проверке было понятно, на каком основании списан товар.
Шаг 2. Оформление документа списания
Откройте документ «Списание товаров» (или «Списание недостач товаров» в УТ 11). Заполните шапку: организация, склад, дата. Дата должна соответствовать периоду, когда товар фактически изъят, — задним числом списывать не стоит, это искажает отчетность прошлых периодов и может потребовать корректировки деклараций.
В табличной части добавьте просроченную номенклатуру. Если ведется учет по сериям, укажите конкретные серии с истекшим сроком — программа подставит доступный остаток по каждой серии. Количество не должно превышать учетный остаток на складе, иначе документ не проведется или уйдет в минус.
Ключевое поле — статья расходов (в УТ/ERP) или счет списания (в Бухгалтерии). От него зависит, куда попадет стоимость товара. Для просрочки обычно создают отдельную статью расходов, например «Списание просроченной продукции», с аналитикой, позволяющей отделить эти потери от прочих недостач.
- 1Сформируйте отчет по товарам с истекшим сроком годности и сверьте с фактическим наличием
- 2Создайте «Пересчет товаров» по складу, укажите фактическое количество без просрочки
- 3Проведите пересчет и создайте на его основании «Списание недостач товаров»
- 4Укажите статью расходов «Списание просроченной продукции» и проведите документ
- 5Проверьте проводки и остатки по складу после списания
Куда отнести стоимость: выбор счета и статьи расходов
В бухгалтерском учете списание просрочки отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на прочие расходы (счет 91.02) или на расходы на продажу (счет 44) — в зависимости от учетной политики организации. В типовых конфигурациях при выборе статьи расходов с типом «Прочие расходы» программа сама формирует нужные проводки.
В налоговом учете ситуация жестче: расходы на списание товара с истекшим сроком годности налоговые органы часто не признают экономически обоснованными. Безопасный вариант — настроить статью расходов так, чтобы в налоговом учете сумма не принималась (в УТ/ERP для этого в статье расходов снимается признак принятия к НУ, в Бухгалтерии сумма попадает на постоянные разницы). Точную настройку согласуйте с бухгалтером: ошибка здесь ведет к занижению налога на прибыль и доначислениям.
Отдельный вопрос — НДС. Минфин и ФНС в ряде разъяснений требуют восстановить входной НДС по списанной просрочке, хотя судебная практика неоднозначна. Решение о восстановлении НДС принимает бухгалтер с учетом позиции компании; в программе это оформляется документом «Восстановление НДС» или записью книги продаж, а не самим документом списания.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Показать проводки и движения по регистрам»). Убедитесь, что сформированы проводки по кредиту счета 41 «Товары» и дебету счета 94 или 91.02 на правильную сумму. Сумма должна равняться себестоимости списанного количества — при учете по средней стоимости она рассчитывается автоматически.
Далее сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 в Бухгалтерии) и проверьте, что просроченные позиции больше не числятся на складе. Если остаток ушел в минус или обнулился не полностью, значит, при списании указано неверное количество или серия — откорректируйте документ.
Итоговый контроль — сверка данных склада и бухгалтерии. Отчет «Ведомость по товарам на складах» в оценке по учетным ценам должен сходиться с сальдо счета 41. Расхождения после списания чаще всего означают, что документ проведен в одном подсистеме, но не отражен в другой (актуально для обменов между УТ и Бухгалтерией).
Как проверить результат
Дт 94 или 91.02 — Кт 41 на себестоимость списанного товара
Проводок нет или сумма не совпадает с себестоимостью
Просроченные позиции не числятся, минусовых остатков нет
Товар остался на складе или образовался отрицательный остаток
Остатки в УТ совпадают с сальдо счета 41
Есть расхождения между складским и бухгалтерским учетом
Типичные ошибки при списании просрочки
Самая частая ошибка — списание товара «в минус», когда фактическое количество больше учетного остатка. Программа либо блокирует проведение, либо (при отключенном контроле остатков) создает отрицательный остаток, который потом приходится разбирать инвентаризацией. Всегда сверяйте количество с отчетом по остаткам перед проведением.
Вторая распространенная проблема — неверная статья расходов. Если выбрать статью с принятием в налоговом учете, стоимость просрочки уменьшит базу по налогу на прибыль, что при проверке обернется доначислениями. Если, наоборот, отнести списание на счет 94 и «забыть» его там, на конец периода зависнет дебиторка, которую придется объяснять.
Третья ошибка — игнорирование серий. При учете по срокам годности списание без указания серии приводит к тому, что просроченная серия продолжает числиться, а списывается условный «бессерийный» остаток. Всегда указывайте конкретную просроченную серию.
Особые сценарии и ограничения
Если просроченный товар подлежит возврату поставщику по договору, оформляйте не списание, а «Возврат товаров поставщику» — иначе вы потеряете право на возмещение и нарушите взаиморасчеты. Проверьте условия договора до выбора документа.
При работе с ЕГАИС (алкоголь) или «Честным ЗНАКом» (маркированные товары) списание в 1С должно сопровождаться передачей сведений в соответствующую систему: актом списания в ЕГАИС или выводом из оборота в «Честном ЗНАКе» с указанием причины «порча/истечение срока годности». Списание только в учетной программе без уведомления системы маркировки — нарушение, за которое предусмотрены штрафы.
Для организаций на УСН «доходы минус расходы» стоимость просроченного товара, как правило, не включается в расходы, поскольку такой вид затрат прямо не поименован в закрытом перечне. Учтите это при настройке статьи расходов и оценке налоговых последствий.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать просрочку без инвентаризации?
Да, документ «Списание товаров» можно создать напрямую. Но основанием должны быть приказ руководителя и акт о порче товара. Без документального подтверждения списание не пройдет налоговую проверку.
Куда списывать просроченный товар в налоговом учете?
Безопасный вариант — не принимать такие расходы к налоговому учету, поскольку инспекции обычно считают их экономически необоснованными. Если компания готова отстаивать позицию, расходы можно признать, но с риском споров. Решение принимает бухгалтер с учетом учетной политики.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки?
Однозначной нормы нет: Минфин требует восстановления, суды нередко встают на сторону налогоплательщиков. Компания выбирает позицию самостоятельно. Если решено восстанавливать — оформляется отдельный документ восстановления НДС, а не само списание.
Документ не проводится: пишет, что не хватает товара на складе. Что делать?
Сформируйте отчет по остаткам склада и сверьте количество, склад и серию с тем, что указано в списании. Чаще всего товар числится на другом складе, под другой серией или уже частично списан. После исправления данных документ проведется.
Как списать маркированный товар с истекшим сроком?
Сначала оформите вывод из оборота в «Честном ЗНАКе» с причиной порчи или истечения срока годности (обычно через документ «Вывод из оборота» в 1С), затем — стандартное списание товаров в учете. Пропуск уведомления системы маркировки ведет к штрафам.
Чем списание отличается от документа «Корректировка остатков»?
Корректировка остатков меняет количество без отражения расходов и проводок по себестоимости — это технический инструмент для исправления ошибок. Для просрочки нужен именно документ списания: он формирует расходы, проводки и подтверждает экономический смысл операции.
Что важно запомнить
Просрочку в 1С списывают через инвентаризацию и документ «Списание товаров» с отдельной статьей расходов. Заранее согласуйте с бухгалтером налоговый учет и НДС, указывайте серии, а после проведения проверьте проводки и остатки склада. Маркированный и алкогольный товар дополнительно выводится из оборота в государственных системах.