Торговля и Склад · 9 мин
Как сформировать прайс-лист в 1С: пошаговое руководство
Как сформировать прайс-лист в 1С: установка цен номенклатуры, виды цен, типовой отчёт «Прайс-лист», настройка колонок, выгрузка в Excel и типичные ошибки.
Прайс-лист в 1С — это не разовая таблица, а результат связки двух механизмов: регистрации цен и отчёта, который эти цены выводит. Если цены в системе не установлены или установлены не тем видом цен, прайс будет пустым либо покажет нули, и никакая настройка отчёта это не исправит.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «ERP», где механизм ценообразования наиболее развит. В «1С:Рознице» и «Управлении нашей фирмой» логика та же, отличаются только названия разделов. В «Бухгалтерии» полноценного прайса нет — там цены задаются в документе «Установка цен номенклатуры», а печатную форму приходится делать через универсальный отчёт или обработку.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение цен и доступ к разделу с отчётами по ценообразованию, а справочник номенклатуры заполнен и не содержит дублей — иначе в прайс попадут повторяющиеся позиции.
Шаг 1. Создайте и настройте виды цен
Вид цены — это именованная колонка будущего прайса: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная», «Дилерская» и т.д. Откройте справочник «Виды цен» (в УТ 11: раздел «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен») и создайте нужные элементы.
Для каждого вида цены задайте способ задания: «Задавать вручную», «Наценка на другой вид цен» или «Произвольная формула». Ручной способ подходит для базовой цены, наценка удобна для производных: например, «Розничная = Закупочная + 30%». При использовании формул проверьте результат на нескольких позициях — ошибка в формуле распространится на весь прайс.
Обратите внимание на настройки «Валюта», «Цена включает НДС» и «Порог срабатывания». Несогласованный признак НДС — частая причина расхождений между прайсом и документами продажи: в прайсе цена с НДС, а в заказе без, или наоборот.
Шаг 2. Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
Цены в 1С хранятся в регистре и действуют с даты документа. Создайте документ «Установка цен номенклатуры» («CRM и маркетинг» → «Цены» → «Установка цен номенклатуры»), выберите один или несколько видов цен и заполните табличную часть.
Табличную часть можно заполнить вручную, кнопкой «Добавить» — по отбору (группа номенклатуры, поставщик, свойства) — или загрузить из Excel через кнопку «Загрузить из внешнего файла», если в вашей версии конфигурации доступна эта обработка. При загрузке из файла сопоставляйте колонки по коду или артикулу, а не по наименованию — наименования часто расходятся.
После заполнения проведите документ. С этого момента цены действуют и попадут в прайс. Для массового изменения цен удобно создавать новый документ «на основании» предыдущего с пересчётом на процент — так сохраняется история изменений.
- 1Откройте «CRM и маркетинг» → «Цены» → «Установка цен номенклатуры» и создайте документ
- 2Выберите виды цен, которые будете устанавливать
- 3Заполните номенклатуру: вручную, по отбору или загрузкой из файла
- 4Проверьте несколько позиций на корректность значений и валюты
- 5Проведите документ и убедитесь, что дата документа соответствует дате начала действия цен
Шаг 3. Сформируйте отчёт «Прайс-лист»
В УТ 11, КА и ERP откройте «CRM и маркетинг» → «Отчеты по CRM и маркетингу» → «Прайс-лист» (в ряде версий отчёт доступен также из раздела «Закупки» или «Продажи»). В «Управлении нашей фирмой» отчёт находится в разделе «Закупки» или «Продажи» → «Отчёты».
Укажите дату, на которую нужны цены — отчёт покажет цены, действующие именно на этот момент. Затем откройте «Настройки» и выберите колонки: какие виды цен выводить, нужны ли остатки на складах, характеристики, артикулы, штрихкоды. Лишние колонки замедляют формирование на больших базах, поэтому оставляйте только нужное.
Задайте отбор: по группе номенклатуры, сегменту, складу, поставщику. Типичный сценарий — отдельный прайс на группу товаров с остатком больше нуля, чтобы не показывать клиентам отсутствующие позиции. Группировку строк настройте по иерархии номенклатуры — так прайс читается как каталог.
Как проверить результат
Совпадают с документом «Установка цен» на ту же дату
Нули, пустые ячейки или устаревшие значения
Попали только товары по заданному отбору, без дублей
Дубли строк, лишние группы, позиции без цен
Совпадают с условиями продажи клиентам
В прайсе цена с НДС, в документах — без
Шаг 4. Настройте внешний вид и выгрузку
Сформированный прайс можно вывести на печать или сохранить через «Файл» → «Сохранить» в форматах Excel (xlsx), PDF, HTML или табличного документа (mxl). Для отправки клиентам чаще всего используют PDF (нельзя случайно отредактировать) или Excel (удобно для дальнейшей обработки).
Если стандартная шапка не подходит, настройки отчёта позволяют изменить заголовок, отбор и оформление через «Расширенные настройки» → «Оформление». Сохраните настроенный вариант кнопкой «Сохранить вариант отчёта» — в следующий раз прайс сформируется одним нажатием.
Для регулярной рассылки настройте расписание: вариант отчёта можно отправлять по почте автоматически через механизм рассылки отчётов («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылка отчетов»), если он включён в программе.
Особенности в разных конфигурациях
1С:Бухгалтерия
В БП 3.0 есть документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «Склад»), но полноценного отчёта «Прайс-лист» нет. Варианты: использовать универсальный отчёт по регистру сведений «Цены номенклатуры», типовую печать прайса из карточек, если предусмотрена, или внешнюю обработку. Для регулярной работы с прайсами бухгалтерская конфигурация подходит слабо.
1С:Розница и УНФ
В «Рознице» прайс формируется из раздела «Закупки» или «Маркетинг» → «Отчёты» → «Прайс-лист», цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» с привязкой к магазину. В УНФ аналогичный отчёт есть в разделе «Закупки» и «Продажи», виды цен называются «Виды цен» и поддерживают динамическое ценообразование.
Сравнение вариантов
Гибкие отборы, колонки, остатки, сохранение вариантов. Подходит большинству. Ограничение: оформление ограничено возможностями СКД.
Работает в конфигурациях без типового прайса. Требует ручной настройки и даёт простую таблицу без иерархии.
Любое оформление, логотип, фото товаров. Требует разработчика и сопровождения при обновлениях.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельный риск — работа с ценами «задним числом». Если провести «Установку цен» прошлой датой, она перекроет действовавшие цены в прошлом периоде и может повлиять на отчёты и перепроведённые документы. Перед такими операциями делайте резервную копию и согласовывайте дату с учётной политикой.
Как проверить, что прайс сформирован правильно
Сверьте 3–5 случайных позиций из прайса с документом «Установка цен номенклатуры» на ту же дату — значения должны совпадать с точностью до округления. Затем создайте тестовый заказ покупателя с этим видом цен и убедитесь, что в документ подставляется та же цена, что и в прайсе.
Проверьте итоговый файл глазами клиента: читаемая иерархия, понятные наименования, нет служебных колонок (коды, пометки удаления), корректная валюта и пометка про НДС. Если прайс уходит регулярно, зафиксируйте настройки в сохранённом варианте отчёта, чтобы каждый раз не собирать его заново.
Что важно запомнить
Прайс в 1С = установленные цены + отчёт «Прайс-лист». Сначала настройте виды цен и проведите «Установку цен номенклатуры», затем сформируйте отчёт с отбором и колонками, проверьте несколько позиций и сохраните вариант. Ошибки чаще всего связаны с датами документов, видом цены и НДС.
Частые вопросы
Почему прайс-лист формируется пустым?
Чаще всего цены не установлены на дату отчёта: документ «Установка цен» не проведён, проведён более поздней датой или установлен другой вид цены, чем выбран в настройках отчёта. Также проверьте отбор — слишком жёсткое условие (например, по сегменту или остаткам) отсекает весь товар.
Как вывести в прайс остатки на складах?
В настройках отчёта «Прайс-лист» в УТ 11 добавьте колонку с остатком и при необходимости задайте отбор по складу. Учтите, что вывод остатков заметно замедляет формирование на больших базах, а клиентам остатки часто показывают в усечённом виде («в наличии / нет») через доработанную форму.
Можно ли загрузить цены из Excel?
Да, в типовых конфигурациях документ «Установка цен номенклатуры» поддерживает загрузку табличной части из внешнего файла (xlsx, csv). Сопоставляйте колонки по коду или артикулу, после загрузки проверьте несколько строк вручную и только потом проводите документ.
Как сделать разные прайсы для разных клиентов?
Создайте отдельные виды цен (например, «Опт 1», «Опт 2») или используйте соглашения с клиентами, где вид цены привязан к сегменту партнёров. В отчёте «Прайс-лист» сохраните отдельный вариант под каждый вид цены и формируйте нужный одним нажатием.
Как автоматически пересчитывать цены при изменении закупочной?
Настройте зависимый вид цены со способом «Наценка на другой вид цен» и переустанавливайте цены документом с пересчётом после изменения базовой цены. Полностью автоматического пересчёта «на лету» в типовом механизме нет — производные цены обновляются при установке новых значений.
В каком формате лучше отправлять прайс клиентам?
PDF подходит для фиксации условий — файл нельзя случайно изменить. Excel удобен, если клиент будет фильтровать и обрабатывать позиции. Перед отправкой убедитесь, что в файле нет служебных колонок и внутренних данных, например закупочных цен или себестоимости.