Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать возврат в 1С:Розница: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по оформлению возврата в 1С:Розница: возврат в день покупки и позже, работа с чеками ККМ, денежными средствами, типичные ошибки кассиров.
Возврат товара в 1С:Розница оформляется документом «Возврат товаров от покупателя», который можно создать двумя способами: на основании чека ККМ или отчёта о розничных продажах, либо как самостоятельный документ без привязки к продаже. Выбор способа зависит от того, сохранился ли в базе документ продажи и в какой смене происходит возврат.
Корректно оформленный возврат решает сразу несколько задач: возвращает товар на склад, фиксирует выдачу денег покупателю, формирует чек возврата на ККТ и сохраняет данные для налогового учёта. Ошибка в оформлении приводит к расхождениям в остатках, проблемам при сверке с фискальным накопителем и вопросам со стороны налоговой.
Ниже разобраны оба сценария оформления, особенности возврата в день продажи и на следующий день, работа с эквайрингом и типичные ошибки кассиров. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Розница 2.3 и 3.0, но логика действий схожа и в других релизах.
Какие документы участвуют в возврате и где их искать
В 1С:Розница за розничную продажу отвечают два связанных документа: «Чек ККМ» фиксирует каждую отдельную продажу в открытой смене, а «Отчёт о розничных продажах» формируется при закрытии смены и объединяет все чеки. Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя», который находится в разделе «Продажи» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Склад»).
Ключевой момент: если продажа была в текущей открытой смене, возврат делается на основании чека ККМ. Если смена уже закрыта — на основании отчёта о розничных продажах. Если документа продажи в базе нет (например, товар продавали в другой программе или на другой кассе), создаётся самостоятельный документ возврата с ручным заполнением.
Возврат в день покупки по открытой смене
Если покупатель вернулся в тот же день, пока кассовая смена ещё открыта, используется самый простой сценарий. Найдите нужный чек ККМ в журнале чеков (раздел «Продажи» → «Чеки ККМ») по номеру, времени или сумме. Откройте чек и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
Программа создаст документ с уже заполненной табличной частью. Проверьте количество возвращаемого товара: если покупатель возвращает не всю позицию, а часть, отредактируйте количество вручную. После проверки нажмите «Провести» и пробейте чек возврата прихода на ККТ — кнопка печати чека обычно доступна прямо из документа при подключённом фискальном регистраторе.
Деньги покупателю выдаются из кассы тем же способом, которым была оплата: наличными или возвратом на карту через эквайринговый терминал. Смешивать способы нельзя — это требование порядка ведения кассовых операций и контроля со стороны банка-эквайера.
- 1Найдите чек ККМ в журнале чеков по номеру или времени
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 3Скорректируйте количество, если возвращается не весь товар
- 4Проведите документ
- 5Пробейте чек возврата прихода на ККТ
- 6Выдайте деньги тем же способом, что была оплата
Возврат на следующий день и после закрытия смены
Когда смена, в которой была продажа, уже закрыта, чек ККМ становится недоступен для прямого основания, и возврат создаётся на основании документа «Отчёт о розничных продажах». Откройте нужный отчёт (раздел «Продажи» → «Отчёты о розничных продажах»), найдите в табличной части проданный товар и создайте возврат на основании отчёта.
В документе возврата обязательно укажите номер и дату документа продажи — эти данные потребуются для корректного отражения операции и при необходимости для налоговой. Если покупатель предъявил бумажный чек, сверьте реквизиты с данными в базе: несовпадение суммы или состава — повод остановиться и выяснить причину до проведения документа.
После закрытия смены возврат денег оформляется через расходный кассовый ордер или операцию выдачи денежных средств из кассы ККМ — в зависимости от настроек учёта в вашей базе. Чек возврата пробивается в текущей открытой смене, при этом в чеке указывается признак расчёта «возврат прихода».
Возврат без документа продажи в базе
Бывают ситуации, когда документа продажи в базе нет: товар продавали до перехода на 1С, в другом магазине сети с отдельной базой или чек был утерян вместе с данными. В этом случае создайте документ «Возврат товаров от покупателя» вручную через кнопку «Создать» в журнале возвратов.
Заполните магазин, кассу ККМ, организацию и табличную часть: номенклатуру, количество и цену возврата. Цену укажите фактическую цену продажи — по данным чека покупателя или по прайсу на дату продажи. Завышение цены возврата — прямой путь к убыткам и вопросам при ревизии.
Если покупатель не предъявил чек, по закону о защите прав потребителей он всё равно вправе вернуть товар надлежащего качества в течение установленного срока, подтвердив покупку другими способами. В программе такой возврат оформляется тем же ручным документом, но решение о приёмке товара без чека принимает руководитель магазина, а не кассир.
Возврат при оплате банковской картой
При оплате картой возврат выполняется через эквайринговую операцию. В документе возврата способ оплаты должен быть «Платёжная карта» с указанием того же эквайрингового терминала, что и при продаже. После проведения документа выполните операцию возврата на терминале — в 1С:Розница при подключённом эквайринге это делается кнопкой из документа или из формы эквайринговых операций.
Важно понимать разницу между отменой и возвратом по эквайрингу. Отмена (отмена платежа) возможна только до закрытия банковской смены по терминалу и полностью аннулирует транзакцию. Возврат (refund) выполняется после сверки итогов и означает обратный перевод денег на карту покупателя — зачисление может занять несколько банковских дней.
Никогда не возвращайте наличными оплату, которая прошла по карте, если иное не согласовано с банком и руководством. Такая операция нарушает договор эквайринга и при проверке выглядит как вывод денег из кассы.
Отмена или возврат по эквайрингу
Только в день оплаты до закрытия смены терминала. Транзакция аннулируется, деньги не списываются окончательно.
После сверки итогов терминала. Деньги возвращаются на карту покупателя в течение нескольких банковских дней.
Не применяется без согласования с банком-эквайером: нарушение договора и риск претензий при сверке.
Проверка результата: склад, касса и фискальные данные
После проведения возврата проверьте три контрольные точки. Первая — остатки: возвращённый товар должен появиться на складе магазина. Откройте отчёт «Остатки товаров» или карточку номенклатуры и убедитесь, что количество увеличилось на возвращённое.
Вторая точка — движение денежных средств. В кассе ККМ должна отразиться выдача денег (или эквайринговая операция возврата), а итоговая сумма наличных в кассе должна уменьшиться на сумму возврата. Третья точка — фискальные данные: чек возврата должен быть передан в ОФД, что видно по статусу чека в журнале или в личном кабинете оператора фискальных данных.
Как проверить результат возврата
Увеличился на возвращённое количество
Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад
Чек передан, статус подтверждён
Чек висит в очереди — проблема со связью с ОФД или ККТ
Наличные уменьшились ровно на сумму возврата
Расхождение с фактической выдачей — пересчитайте кассу до закрытия смены
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление возврата обычным чеком продажи с отрицательным количеством или сторнированием вручную. Такие действия некорректно отражаются в фискальных данных и приводят к расхождению между базой и отчётами ОФД. Возврат оформляется только специальным документом и чеком с признаком «возврат прихода».
Вторая ошибка — возврат на основании не того документа: кассир находит похожий чек другого покупателя с той же суммой и создаёт возврат по нему. При инвентаризации это всплывёт как пересортица. Всегда сверяйте номер чека, дату и состав позиций.
Третья группа проблем — техническая: непроведённый документ (кассир нажал «Записать» вместо «Провести»), возврат на неправильный склад при нескольких торговых точках в одной базе, попытка пробить чек при неподключённой ККТ. Все эти ситуации выявляются простой проверкой из предыдущего раздела до закрытия смены.
Как выбрать способ оформления
Частые вопросы по возвратам в 1С:Розница
Можно ли вернуть только часть товара из чека?
Да. При создании возврата на основании чека ККМ или отчёта о розничных продажах отредактируйте количество в табличной части документа или удалите лишние строки. Чек возврата пробьётся только на фактически возвращённые позиции и сумму.
Что делать, если покупатель потерял чек?
По закону отсутствие чека не лишает покупателя права на возврат, если он подтвердит покупку иным способом. В программе найдите чек ККМ по дате, времени и составу покупки через журнал чеков. Если найти продажу не удалось, решение о возврате принимает руководитель, а документ создаётся вручную.
Как оформить возврат товара, проданного со скидкой?
При создании возврата на основании документа продажи цены подставляются автоматически с учётом фактически применённых скидок — покупателю возвращается именно та сумма, которую он заплатил. При ручном оформлении укажите цену из чека, а не текущую цену прайса.
Нужно ли пробивать чек при возврате денег?
Да, обязательно. Возврат денег покупателю — это кассовая операция, которая оформляется чеком с признаком расчёта «возврат прихода». Отсутствие фискального чека на возврат — нарушение законодательства о ККТ со штрафными санкциями.
Можно ли оформить возврат задним числом?
Документ в базе можно создать с прошлой датой для корректного отражения в учёте, но фискальный чек возврата всегда пробивается текущей датой в открытой смене. Подделка даты фискального чека невозможна технически и является нарушением.
Что делать, если чек возврата не ушёл в ОФД?
Проверьте подключение ККТ к интернету и статус связи с ОФД в настройках фискального регистратора. Непереданные чеки накапливаются в фискальном накопителе и должны быть отправлены в течение 30 дней, иначе накопитель блокируется. После восстановления связи очередь передастся автоматически.
Что важно запомнить
Возврат оформляется только документом «Возврат товаров от покупателя»: на основании чека ККМ в открытой смене, на основании отчёта о розничных продажах после её закрытия или вручную. Деньги возвращаются тем же способом, что была оплата, чек возврата пробивается в текущей смене. После операции проверьте остаток товара, движение денег и передачу чека в ОФД.