Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С оформить приходный ордер на товары
Как оформить приходный ордер на товары в 1С: создание документа, заполнение реквизитов, ордерная схема склада, проверка остатков и исправление типичных ошибок.
Приходный ордер на товары — это складской документ в 1С, который фиксирует фактическое поступление товара на склад независимо от финансовых документов. Он применяется при ордерной схеме учёта, когда бухгалтерские регистраторы (поступление товаров и услуг) и складские движения разделены между разными ответственными лицами: кладовщик принимает товар по факту, а менеджер оформляет расчёты с поставщиком.
Документ «Приходный ордер на товары» есть в типовых конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, ERP Управление предприятием 2, Комплексная автоматизация 2. В «1С:Бухгалтерии» отдельного приходного ордера нет — там движения по складу формирует сам документ поступления. Ниже описана работа в УТ 11 / ERP, где ордерная схема используется чаще всего.
Главное условие успешной работы с ордером — правильно настроенный склад. Если для склада не включена ордерная схема, документ просто не будет доступен или не сделает движений по регистрам. Поэтому начинать нужно с проверки настроек, а не с создания документа.
Проверьте, включена ли ордерная схема на складе
Приходный ордер работает только на складах с ордерной схемой. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включён функциональный опциональный признак «Ордерные склады» (в некоторых версиях — «Статусы приходных и расходных ордеров»). Без этого флажка соответствующие документы будут недоступны.
Затем откройте карточку конкретного склада (справочник «Склады и магазины») и установите флажок использования ордерной схемы при поступлении. Там же можно задать дату, с которой схема начинает действовать: это удобно при переходе склада на ордерный учёт не с начала месяца.
Если ордерная схема не нужна (например, склад маленький и документы оформляет один человек), приходный ордер не требуется — поступление товаров само спишет и оприходует остатки. Принудительное включение ордерной схемы «на всякий случай» только добавляет двойную работу.
Создайте приходный ордер: основной сценарий
Документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Приходные ордеры на товары». Нажмите «Создать» и заполните шапку: склад-получатель, дату, организацию (если ведётся учёт по нескольким), а также распоряжение — документ-основание, по которому ожидается товар.
Проще всего создавать ордер не вручную, а на основании распоряжения: откройте документ «Приобретение товаров и услуг» (или перемещение, возврат) и используйте команду «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары». Тогда табличная часть заполнится автоматически по ожидаемому к поступлению количеству, и риск расхождения номенклатуры минимален.
- 1Включите ордерную схему в настройках и в карточке склада
- 2Откройте распоряжение (поступление, перемещение, возврат)
- 3Создайте приходный ордер на основании распоряжения
- 4Проверьте склад, дату и табличную часть, скорректируйте фактическое количество
- 5Установите нужный статус ордера и проведите документ
- 6Сверьте остатки отчётом «Товары на складах»
Заполните табличную часть и проверьте количество
В табличной части указываются номенклатура, характеристика (если ведётся учёт по характеристикам), серии при серийном учёте и количество. Если ордер создан на основании распоряжения, программа подставит количество «к поступлению» — но кладовщик должен внести фактически принятое количество, которое может отличаться от заказанного.
При расхождении (недовложение, пересорт) фиксируйте в ордере фактическое количество. Разница между распоряжением и ордером останется видна в отчётах по оформлению поступлений и станет основанием для претензии поставщику или корректировки документа поступления.
Если товар пришёл без распоряжения (например, внеплановая поставка), ордер можно создать вручную и заполнить товары подбором. Учтите: в некоторых настройках программа контролирует наличие распоряжения и не даст провести «бесхозный» ордер — это регулируется параметрами оформления накладных и ордеров.
Статусы ордера и распоряжения
Если включён учёт по статусам, приходный ордер проходит стадии «К поступлению», «Принят» и, при необходимости, «Проверен». Логика такая: «К поступлению» — товар ожидается, «Принят» — физически размещён на складе, «Проверен» — подтверждён ответственным после сверки.
Движения по регистру товаров на складах выполняются при статусе «Принят» (и выше). Ордер в статусе «К поступлению» остатки не меняет — это частая причина вопроса «почему товар не появился на складе».
Распоряжение в ордере определяет, какой документ закрывается этим поступлением. Один ордер может содержать строки по нескольким распоряжениям, а одно распоряжение может закрываться несколькими ордерами — например, при частичной поставке.
Проверьте статус ордера — нужен «Принят» или «Проверен»
Проверьте функциональные опции и карточку склада
Проверьте указание распоряжения и обязательные поля
Проверьте, не отключена ли ордерная схема задним числом
Сценарии: поступление, перемещение, возврат, оприходование
Поступление от поставщика
Стандартный случай: распоряжение — «Приобретение товаров и услуг» или заказ поставщику. Ордер оформляет кладовщик по факту приёмки, менеджер сверяет его с накладной поставщика.
Перемещение между складами
Если оба склада ордерные, цепочка выглядит так: расходный ордер на складе-отправителе, затем приходный ордер на складе-получателе. Пока товар в пути, он висит в пересортице между регистрами — это нормально, но длительное «зависание» стоит контролировать отчётом по товарам в пути.
Возврат от клиента и оприходование излишков
При возврате товаров от клиента распоряжением служит документ «Возврат товаров от клиента» или заявка на возврат. Излишки, выявленные инвентаризацией, приходуются ордером на основании документа «Пересчет товаров» / «Оприходование излишков товаров» — вручную создавать такой ордер не нужно.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения ордера откройте отчёт «Товары на складах» (или «Остатки и доступность товаров») по нужному складу и убедитесь, что количество увеличилось на принятое. Дополнительно полезен отчёт «Оформление поступлений товаров» — он показывает, какие распоряжения ещё не закрыты ордерами, и наоборот.
Типичная ошибка — оформить и поступление, и ордер с разным количеством, а затем не сверить их. Вторая частая проблема — попытка провести ордер на склад без ордерной схемы: документ проведётся, но складских движений не сформирует, и остатки «не сойдутся». Третья — работа без распоряжений там, где настройки требуют их обязательного указания.
Если ошибка уже допущена, не исправляйте прошлые периоды вручную: сначала выясните причину расхождения через отчёты контроля оформления, затем скорректируйте документы в правильной последовательности — сначала складские, потом финансовые, либо наоборот по регламенту вашей компании.
Как проверить результат
Увеличился на фактически принятое количество
Остаток не изменился — проверьте статус ордера и ордерную схему
Распоряжение закрыто ордером полностью или в части поставки
Висит незакрытое количество без причины
«Принят» или «Проверен»
«К поступлению» при фактически размещённом товаре
Количество в поступлении и ордере совпадает или расхождение объяснено
Разные значения без корректировки и претензии
Частые вопросы
Можно ли сделать приходный ордер в 1С:Бухгалтерии?
В типовой «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Приходный ордер на товары» нет: складские остатки формирует документ «Поступление (акты, накладные)». Печатную форму М-4 (приходный ордер) при необходимости можно вывести из этого документа. Полноценная ордерная схема доступна в УТ 11, КА 2 и ERP 2.
Чем приходный ордер отличается от поступления товаров?
Поступление — финансовый документ: он формирует задолженность поставщику, себестоимость и проводки. Приходный ордер — чисто складской: отражает факт физического принятия товара кладовщиком. При ордерной схеме оба документа нужны и должны быть согласованы по количеству.
Почему после проведения ордера товар не виден в остатках?
Чаще всего ордер находится в статусе «К поступлению» — движения начинаются со статуса «Принят». Вторая причина — склад без включённой ордерной схемы: документ проводится, но не делает движений по складским регистрам.
Можно ли оформить один ордер на несколько накладных?
Да, в ордере можно указать несколько распоряжений — по одному на каждую строку или группу строк. Это удобно, когда поставщик привозит товар по нескольким заказам одной машиной и кладовщик принимает всё одновременно.
Как исправить ошибочно проведённый приходный ордер?
Если ордер ещё не закрыт последующими документами, отмените его проведение, исправьте данные и проведите заново. Если по нему уже есть связанные движения (например, товар отгружен), корректируйте через новые документы — корректировку или инвентаризацию, а не удаление, чтобы не нарушить последовательность учёта.
Нужен ли приходный ордер при неордерной схеме склада?
Нет. Без ордерной схемы все складские движения выполняет сам документ поступления, перемещения или возврата. Дополнительный ордер в этом случае не требуется и только дублирует работу.
Что важно запомнить
Приходный ордер работает только на складе с включённой ордерной схемой. Создавайте его на основании распоряжения, вносите фактически принятое количество, переводите в статус «Принят» и сверяйте остатки отчётами. Ордер отражает факт приёмки, а финансовые итоги формирует документ поступления.