Другое · 9 мин
Табель посещаемости в 1С: как сделать и заполнить
Как сделать табель посещаемости в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка графиков, документы учёта времени, формирование Т-13, проверка и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени — основной документ, на основании которого рассчитывается зарплата сотрудников с повременной оплатой. В программах 1С табель не нужно заполнять вручную: система формирует его автоматически на основе графиков работы, кадровых документов и отклонений — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Задача пользователя — правильно настроить исходные данные и знать, где взять готовый отчёт.
Точный порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт времени ведётся полноценно, с индивидуальными графиками и документами отклонений. В 1С:Бухгалтерии табель доступен в ограниченном виде и подходит только для простых ситуаций — небольшой численности и стандартных графиков. Ниже разобраны оба варианта.
Где в 1С находится табель посещаемости
В 1С:ЗУП 3.1 готовый табель находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Достаточно указать период, организацию и при необходимости подразделение — программа построит форму по унифицированному образцу с кодами явок и неявок по каждому сотруднику.
Дополнительно доступны отчёты «Табель учёта рабочего времени (Т-13 без расшифровки)» и «Учёт рабочего времени» — последний удобен для анализа отработанных часов в разрезе видов времени. В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель ищите в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени».
Настройка графиков работы — основа табеля
Автоматическое заполнение табеля опирается на график работы сотрудника. В 1С:ЗУП графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки укажите способ заполнения «По дням недели», задайте длительность рабочего дня и перерывы. Для сменных графиков используйте заполнение по циклу произвольной длины.
График привязывается к сотруднику при приёме на работу или кадровом переводе. Если график не назначен или назначен неверно, табель заполнится с ошибками: у сотрудника появятся неявки в рабочие дни или явки в выходные. Проверить текущий график можно в карточке сотрудника по ссылке «Оформить документ» → «Кадровые документы» или через отчёт «Штатное расписание».
Производственный календарь, на который опираются графики, обновляется автоматически при подключённом интернет-обновлении. Если обновление отключено, проверьте календарь вручную: раздел «Настройка» → «Производственные календари». Неперенесённые праздничные дни — частая причина неверного табеля в начале года.
- 1Проверьте производственный календарь и графики работы сотрудников
- 2Введите все документы отклонений: отпуска, больничные, командировки, прогулы
- 3Откройте «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 4Укажите период, организацию и подразделение, нажмите «Сформировать»
- 5Сверьте итоговые дни и часы с первичными документами
- 6При необходимости распечатайте или сохраните табель в PDF/Excel
Как учесть отклонения: отпуска, больничные, командировки
Табель отражает не только явки, но и все виды отсутствий. Каждое отклонение должно быть оформлено соответствующим документом: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Отгул». Все они находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от вида. Документ должен быть проведён — непроведённые документы в табель не попадают.
Важно соблюдать хронологию: сначала вводятся кадровые документы и отклонения, и только потом формируется табель и начисляется зарплата. Если больничный введён после расчёта зарплаты, программа покажет необходимость перерасчёта, а табель изменится задним числом — это нормально, но требует повторной сверки.
Ручной ввод времени и нестандартные ситуации
Автоматика не покрывает все случаи: фактические переработки, работу в выходной по приказу, частичные явки при вахтовом методе. Для ручного ввода данных в 1С:ЗУП используется документ «Данные для расчёта зарплаты» (раздел «Зарплата») с шаблоном «Табель» или «Табель (почасовый)». Перед этим в настройках шаблонов документов («Настройка» → «Шаблоны документов») нужно включить соответствующий вид.
Документ позволяет ввести фактические часы по дням, которые заменят данные графика. Это актуально для организаций, где время фиксируется по СКУД или журналу посещаемости, а не по плановому графику. Учтите: если введены и «Данные для расчёта зарплаты», и отклонения за один день, приоритеты определяются правилами вытеснения видов времени — проверяйте итоговый табель после ввода.
Сверхурочные и работа в выходные
Работа в выходной или праздник оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни», сверхурочные — документом «Сверхурочные» (в некоторых релизах — «Работа сверхурочно»). Только после их проведения часы попадут в табель с кодом РВ или С и будут оплачены по повышенной ставке.
Табель в 1С:Бухгалтерии: возможности и ограничения
В 1С:Бухгалтерии 8.3 учёт времени упрощён: программа считает, что сотрудник отработал месяц по графику, если нет документов отсутствия (отпуск, больничный, отсутствие). Отдельных сменных графиков с произвольными циклами здесь нет — доступны стандартные варианты пятидневки и шестидневки.
Табель формируется через «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени». Для организаций со сменными графиками, суммированным учётом времени и большим числом отклонений бухгалтерии недостаточно — корректное решение в этом случае даёт 1С:ЗУП, из которой данные синхронизируются в бухгалтерию.
Где вести табель
Подходит для любых графиков, сменной работы, суммированного учёта, большого штата. Требует отдельной настройки и ведения кадрового учёта.
Подходит для небольшой организации с пятидневкой и редкими отклонениями. Не поддерживает сложные графики и детальный учёт времени.
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Перед начислением зарплаты табель нужно сверить: ошибки в учёте времени напрямую превращаются в ошибки в деньгах. Сформируйте Т-13 и проверьте итоговое количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, особенно по тем, у кого были отпуска, больничные или приём/увольнение в середине месяца.
Полезный контрольный инструмент — отчёт «Анализ неявок» и универсальный отчёт по регистру «Данные табельного учёта рабочего времени». Он показывает, каким документом сформирована каждая строка времени, и помогает найти источник ошибки: непроведённый документ, неверный график или ручной ввод.
Как проверить результат
Совпадают с графиком за вычетом оформленных отклонений
Неявки без документов или явки в дни отпуска
Я, В, ОТ, Б, К соответствуют реальным событиям
Код НН (неявка по невыясненной причине) без оформленного документа
Время учитывается только с даты приёма / до даты увольнения
Явки до приёма или после увольнения
Типичные ошибки при работе с табелем
Отдельная группа проблем — кадровые переводы в середине месяца со сменой графика. Табель в этом случае строится по двум графикам: до даты перевода и после. Если дата перевода указана неверно, часть месяца посчитается по старому графику. Всегда сверяйте сотрудников с переводами вручную.
Что важно запомнить
Табель в 1С формируется автоматически из графиков работы, календаря и документов отклонений. Правильная настройка графиков и своевременный ввод документов — 90% корректного табеля. Перед расчётом зарплаты сверяйте Т-13 по сотрудникам с отклонениями и кадровыми движениями.
Частые вопросы
Почему табель формируется пустым или без сотрудников?
Чаще всего причины три: сотрудник не принят на работу в выбранном периоде, ему не назначен график работы или в отборе отчёта указано неверное подразделение/организация. Проверьте карточку сотрудника и настройки отбора отчёта.
Как исправить ошибку в уже сформированном табеле?
Табель-отчёт редактировать не нужно — исправляется источник данных: проводится забытый документ отклонения, корректируется график или вводятся «Данные для расчёта зарплаты». После исправления табель пересчитывается автоматически при повторном формировании.
Можно ли вести табель по факту, а не по графику?
Да. В настройках расчёта зарплаты включите использование документов «Данные для расчёта зарплаты» и вводите фактические часы табелем по итогам месяца. Отклонения (отпуска, больничные) всё равно оформляются отдельными документами.
Что делать, если сотрудник работал в выходной?
Оформите документ «Работа в выходные и праздничные дни» до расчёта зарплаты. Тогда в табеле появится код РВ с указанием часов, а оплата будет начислена по правилам оплаты работы в выходные. Простая ручная правка табеля оплату не сформирует.
Как выгрузить табель в Excel или распечатать?
В сформированном отчёте Т-13 используйте кнопку «Сохранить» (или Файл → Сохранить как) и выберите формат Excel или PDF. Для печати — стандартная команда «Печать»; форма Т-13 уже соответствует унифицированному образцу и подписывается ответственным лицом и руководителем.
Обязательно ли использовать форму Т-13?
Нет. Унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить собственную форму табеля, сохранив обязательные реквизиты первичного документа. В 1С:ЗУП можно подключить внешнюю печатную форму или доработать макет, но для большинства организаций встроенной Т-13 достаточно.