Другое · 8 мин
Справка 2-НДФЛ в 1С: где находится и как её сформировать
Где в 1С найти справку 2-НДФЛ: пути в ЗУП 3.1 и БП 3.0, формирование для сотрудника и для ИФНС, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) формируется в 1С из разделов кадрового и зарплатного учёта. В зависимости от конфигурации путь к документу отличается: в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» справка создаётся как отдельный документ, а в «1С:Бухгалтерия 3.0» — через раздел зарплаты и кадров. Ниже разобраны оба варианта, а также способы сформировать справку для сотрудника и для налоговой инспекции.
Важно понимать, что с 2021 года справка 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт в ИФНС упразднена: сведения о доходах сдаются в составе расчёта 6-НДФЛ (приложение № 1 к годовому расчёту). Однако форма справки сохранилась для выдачи сотрудникам — по их запросу работодатель обязан предоставить её, например, для банка, визы или налогового вычета. В программах 1С оба сценария поддерживаются.
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1» справка для выдачи сотруднику создаётся через раздел «Отчётность, справки». В панели навигации найдите пункт «2-НДФЛ для сотрудников» — откроется журнал ранее созданных справок. Нажмите «Создать», выберите сотрудника, укажите налоговый период (год) и ставку налога, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и удержанный налог из учётных данных.
Если пункт «2-НДФЛ для сотрудников» не виден в разделе, проверьте настройки панели навигации: нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу раздела и включите нужную команду. Также справку можно найти через общий поиск: нажмите Ctrl+F или значок лупы и введите «2-НДФЛ» — система покажет все связанные документы и отчёты.
Для сдачи сведений в ИФНС в ЗУП 3.1 используется сервис «1С-Отчётность» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»). Справки о доходах формируются там автоматически в составе годового расчёта 6-НДФЛ, отдельный документ создавать не требуется.
- 1Откройте раздел «Отчётность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника из справочника
- 3Укажите налоговый период (год) и ставку НДФЛ
- 4Нажмите «Заполнить» — данные подтянутся автоматически
- 5Проверьте суммы доходов, вычетов и налога по разделам
- 6Нажмите «Печать» → «Справка о доходах» и выдайте сотруднику
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 3.0
В «1С:Бухгалтерии 8.3» справка расположена в разделе «Зарплата и кадры». В панели навигации выберите «2-НДФЛ для сотрудника» — откроется форма создания документа. Укажите организацию, сотрудника, год и нажмите «Заполнить». Печатная форма вызывается кнопкой «Справка о доходах» в шапке документа.
Если в панели навигации раздела «Зарплата и кадры» такого пункта нет, откройте меню «Все функции» (кнопка с тремя полосками или через главное меню), в списке «Документы» найдите «2-НДФЛ для сотрудника». Альтернативный путь — раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Справки о доходах», в зависимости от версии релиза формулировки могут немного отличаться.
Справка для сотрудника и справка для ИФНС: в чём разница
В программах 1С это два разных сценария. Справка для сотрудника — отдельный документ, который печатается и выдаётся работнику по его заявлению. Она содержит сведения о доходах, вычетах и удержанном налоге за указанный год. Работодатель обязан выдать такую справку в течение трёх рабочих дней с момента обращения.
Сведения для ИФНС формируются иначе: с отчётности за годовые периоды они входят в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1. В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 эти сведения заполняются автоматически при формировании годового расчёта через «1С-Отчётность». Отдельно создавать справки по каждому сотруднику для сдачи в налоговую не нужно — программа соберёт их из учётных данных.
Два сценария работы со справкой
Отдельный документ «2-НДФЛ для сотрудников», печать и выдача работнику. Подходит для банка, визы, вычета. Ограничение: формируется только по уже учтённым данным.
Приложение № 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ через «1С-Отчётность». Подходит для обязательной отчётности. Ограничение: сдаётся только в электронном виде при численности свыше установленного порога.
Как проверить данные перед выдачей справки
Перед печатью справки сверьте её данные с регистрами учёта. В ЗУП 3.1 удобно использовать отчёт «Анализ НДФЛ» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»). Суммы доходов и налога в справке должны совпадать с регистром за тот же год.
Обратите внимание на статус налогоплательщика: для нерезидентов ставка и состав кодов доходов отличаются, и справка формируется по соответствующей ставке. Также проверьте, что все начисления года проведены и выплаты зарегистрированы — непроведённый документ «Ведомость» может привести к занижению суммы удержанного налога.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ» и расчётными листками
В справке меньше — вероятно, есть непроведённые начисления
Равен налогу в регистре учёта и ведомостям на выплату
Расхождение — не все выплаты зарегистрированы в учёте
Отражены только заявленные сотрудником вычеты с подтверждающими документами
Вычет есть, а заявления нет — риск доначисления при проверке
Типичные ошибки при формировании справки
Самая частая проблема — пустая справка или неполные данные. Обычно причина в том, что сотрудник принят в середине года, а период в документе указан неверно, либо доходы начислялись по другой организации в той же базе. Проверьте поле «Организация» и налоговый период в шапке документа.
Вторая типичная ситуация — расхождение сумм налога между справкой и расчётом 6-НДФЛ. Это происходит, если после формирования справок данные пересчитывались, а документ не был перезаполнен. Перед сдачей отчётности или выдачей справки всегда нажимайте «Заполнить» заново, чтобы подтянуть актуальные данные.
Если справка не заполняется или данных нет
Когда кнопка «Заполнить» не даёт результата, проверьте три вещи. Первое — были ли вообще начисления сотруднику в указанном году: откройте его расчётные листки (в ЗУП — «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). Второе — корректность даты приёма на работу и трудового договора в карточке сотрудника. Третье — не ведётся ли учёт по этому сотруднику в другой базе или по другой организации.
Если данные в базе есть, но справка их не видит, проверьте обновление конфигурации: устаревший релиз может некорректно собирать сведения по актуальной форме. Перед обновлением обязательно сделайте резервную копию информационной базы — это защитит данные при возможных сбоях.
FAQ: частые вопросы о справке 2-НДФЛ в 1С
Почему в меню нет пункта «2-НДФЛ для сотрудников»?
Скорее всего, команда скрыта в настройках панели навигации раздела. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу раздела «Отчётность, справки» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия) и включите нужный пункт. Альтернатива — поиск через «Все функции» или Ctrl+F.
Можно ли сформировать справку за прошлый год?
Да. При создании документа укажите нужный налоговый период в поле года. Данные подтянутся из учёта за этот период при условии, что база хранит сведения за прошлые годы и они не были свёрнуты.
Как отправить справку сотруднику в электронном виде?
Печатную форму можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра печати. Если в компании настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника», работник может получить справку самостоятельно в личном кабинете.
Нужно ли отдельно сдавать справку 2-НДФЛ в налоговую?
Нет. Сведения о доходах физических лиц сдаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1. В 1С оно формируется автоматически через «1С-Отчётность» при заполнении расчёта за год.
Что делать, если сотрудник работал в двух организациях одной базы?
Справка формируется отдельно по каждой организации, так как каждая является самостоятельным налоговым агентом. Создайте два документа, в каждом указав соответствующую организацию в шапке.
Что важно запомнить
Справка для сотрудника создаётся в ЗУП 3.1 через «Отчётность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников», в Бухгалтерии 3.0 — через «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудника». Для ИФНС сведения формируются автоматически в составе годового 6-НДФЛ. Перед выдачей всегда перезаполняйте документ и сверяйте суммы с регистром учёта НДФЛ.