Как перевести сотрудника с основного места работы на совместительство без увольнения в 1С

Перевести сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С:ЗУП 3.1 можно без увольнения и повторного приёма — достаточно оформить документ «Кадровый перевод», изменив в нём вид занятости. Такой вариант нужен, когда работник устроился по основному месту в другую компанию, но хочет остаться у вас на условиях внешнего совместительства. Оформление переводом, а не увольнением, сохраняет непрерывность стажа в программе, не плодит лишние кадровые документы и упрощает дальнейший учёт расчётов с сотрудником.

Важно понимать юридическую сторону: Трудовой кодекс прямо не описывает процедуру такого перевода, поэтому кадровики традиционно используют схему «увольнение + новый приём». Однако изменение условий трудового договора по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) позволяет оформить переход на совместительство дополнительным соглашением, и судебная практика в целом признаёт такой подход допустимым при добровольном согласии работника. В 1С этому соответствует именно кадровый перевод, а не увольнение.

Ниже разобрано, какие настройки проверить в программе, как оформить документ, что произойдёт с начислениями, графиком и отчётностью, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

Когда допустим перевод без увольнения и какие документы нужны

Переход с основного места на совместительство — это изменение существенных условий трудового договора. Основание — письменное соглашение сторон. Минимальный комплект кадровых бумаг: заявление сотрудника с просьбой о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (режим рабочего времени, оплата, указание, что работа выполняется по совместительству) и приказ о переводе.

Особый случай — внешнее совместительство. Если сотрудник устроился на основную работу в другую организацию, а у вас остаётся совместителем, для вашей компании он становится внешним совместителем. В 1С вид занятости в этом случае меняется на «Совместительство» (внешнее), хотя фактически человек продолжает работать на том же месте. Это влияет на отчётность и расчёт некоторых показателей, поэтому вид занятости нужно выбрать корректно.

Подготовка: что проверить в 1С перед оформлением

До создания документа убедитесь, что в программе включён учёт совместителей и корректно настроены графики. Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо настройки учётной политики организации и проверьте, что используется учёт по видам занятости. В типовой ЗУП 3.1 это работает по умолчанию, но в доработанных конфигурациях бывают ограничения.

Далее подготовьте график работы совместителя. Как правило, совместитель работает неполное время — не более половины нормы. Создайте или выберите подходящий график в справочнике «Графики работы сотрудников»: например, «5-дневка по 4 часа» или сокращённую неделю. От графика зависит расчёт зарплаты пропорционально отработанному времени, поэтому ошибка здесь приведёт к неверным начислениям.

Проверьте также текущие начисления сотрудника: оклад, надбавки, премии. После перевода часть из них может потребовать пересмотра — например, если доплата положена только основным работникам по локальным актам организации.

1. 1
   Получите заявление сотрудника и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору
2. 2
   Проверьте или создайте график работы для неполного времени
3. 3
   Оформите документ «Кадровый перевод» с новой датой
4. 4
   Измените вид занятости на «Совместительство»
5. 5
   Назначьте новый график и скорректируйте оплату труда
6. 6
   Проведите документ и проверьте результат в отчётах

Оформление кадрового перевода в 1С:ЗУП

Перейдите в раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня начнут действовать новые условия. Если перевод временный, заполните и дату окончания.

На закладке «Основное» установите флажки изменения условий. Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Совместительство». Внутреннее или внешнее совместительство программа определит по наличию других действующих договоров; если сотрудник остаётся только в вашей организации, но его основная работа теперь в другой компании, выбирайте внешнее совместительство.

Установите флажок изменения графика работы и укажите подготовленный график неполного времени. На закладке «Оплата труда» проверьте размер начислений: если оклад указан за полную ставку, при неполном графике программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени — обычно это и требуется. При необходимости скорректируйте состав начислений.

Проведите документ. На его основании можно распечатать приказ о переводе по унифицированной или собственной форме, а также дополнительное соглашение, если печатные формы настроены в вашей конфигурации.

Что происходит с начислениями, отпусками и стажем

После перевода зарплата начисляется по новому графику: при неполном рабочем времени оплата считается пропорционально отработанным часам или дням. Проверьте первый расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц перевода: если перевод был в середине месяца, программа разобьёт расчёт на два периода — до и после перевода.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у совместителя сохраняется в полном объёме — остатки отпусков в программе не обнуляются при кадровом переводе. Это одно из преимуществ схемы без увольнения: не нужно выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск и заново накапливать остатки.

Стаж для больничных и других целей также продолжает учитываться непрерывно, поскольку трудовые отношения не прерывались. Средний заработок для пособий и отпускных будет рассчитываться по фактическим начислениям за расчётный период.

Отчётность: СЗВ-ТД, статистика и налоги

Перевод с изменением вида занятости — кадровое событие, которое отражается в отчёте СЗВ-ТД (или актуальной форме персонифицированной отчётности). Проверьте, что после проведения документа событие «Перевод» появилось в данных для отчётности с корректной датой. В 1С:ЗУП это формируется автоматически из кадрового документа.

В статистической отчётности (формы П-4 и аналогичные) совместители учитываются отдельно от основных работников. После перевода сотрудник перестанет попадать в списочную численность как основной работник — учтите это при сверке показателей, чтобы резкое изменение численности не вызвало вопросов.

НДФЛ и страховые взносы продолжают начисляться в обычном порядке на того же физлица — никаких перерегистраций не требуется. Главное — убедиться, что в карточке физического лица не задвоились данные и статус налогоплательщика не изменился.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Отображается «Совместительство» с даты перевода

Тревожный признак

Осталось «Основное место работы» или появился второй сотрудник

Начисление зарплаты за месяц перевода

Норма

Расчёт разбит на периоды до и после перевода

Тревожный признак

Сумма посчитана по старому графику за весь месяц

Остатки отпусков

Норма

Остаток сохранился и продолжает накапливаться

Тревожный признак

Остаток обнулился или задвоился

Данные для СЗВ-ТД

Норма

Есть событие «Перевод» с верной датой

Тревожный признак

События нет или указано увольнение

Альтернатива: когда всё же нужны увольнение и приём

Схема «увольнение + приём совместителем» остаётся самой распространённой на практике и иногда предпочтительнее. Она нужна, если организация хочет полностью переоформить отношения: расторгнуть старый договор, выплатить компенсацию за отпуск и заключить новый договор совместительства с чистого листа. Некоторые кадровые службы выбирают её для однозначности при проверках.

Минусы очевидны: при увольнении придётся рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, сдать сведения об увольнении, а затем оформить приём — это больше документов и больше риск ошибок в отчётности. В 1С потребуется создать нового сотрудника (привязанного к тому же физлицу), что усложняет историю.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Быстро, сохраняет отпуска и стаж, минимум документов. Ограничение: требует допсоглашения и корректной настройки видов занятости

Увольнение и приём

Юридически привычная схема, чистый новый договор. Минусы: компенсация отпуска, лишние отчёты, новый сотрудник в базе

Неполное время без смены вида занятости

Подходит, если основная работа в другой компании ещё не оформлена. Вид занятости меняется позже отдельным переводом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — забыть изменить график работы. Вид занятости поменяли, а график остался полный: в итоге совместителю начисляется полный оклад, и переплату приходится сторнировать. Вторая типичная ситуация — перевод оформлен задним числом после сдачи отчётности, что требует корректировки уже поданных форм.

Ещё одна проблема — создание нового сотрудника вместо перевода существующего. Тогда в базе появляется дубль: два действующих договора на одного человека, двойные начисления и ошибки в численности. Всегда используйте «Кадровый перевод» для действующего сотрудника.

FAQ

Можно ли перевести сотрудника на совместительство без его согласия?

Нет. Изменение условий трудового договора, включая переход на совместительство, допускается только по соглашению сторон. Односторонний перевод по инициативе работодателя будет нарушением трудового законодательства.

Нужно ли выплачивать компенсацию за отпуск при переводе?

Нет, если оформлен именно перевод: трудовые отношения не прерываются, право на отпуск и накопленные остатки сохраняются. Компенсация выплачивается только при увольнении.

Какой вид занятости выбрать, если сотрудник устроился на основную работу в другую компанию?

Для вашей организации он становится внешним совместителем — в кадровом переводе выберите вид занятости «Совместительство» (внешнее). Это важно для статистической отчётности.

Изменится ли расчёт больничного после перевода?

Пособие рассчитывается из среднего заработка за расчётный период по фактическим начислениям. После перехода на неполное время суммы начислений уменьшатся, что со временем отразится на среднем заработке.

Что делать, если перевод уже провели с ошибкой в графике?

Создайте ещё один кадровый перевод с корректным графиком с нужной даты, затем пересчитайте зарплату за затронутый период. Если зарплата уже выплачена, переплату оформляют через сторно и удержание по согласованию с сотрудником.

Отражается ли такой перевод в трудовой книжке?

Изменение вида занятости на совместительство, как правило, не вносится в трудовую книжку как отдельная запись — оформляется дополнительным соглашением к договору. А вот в электронные сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) кадровое событие передаётся.