Как в 1С Бухгалтерии оформить внутреннее совместительство у одного работодателя

Внутренний совместитель — это сотрудник, который в свободное от основной работы время выполняет дополнительную работу у того же работодателя по отдельному трудовому договору. В программе 1С Бухгалтерия такой работник оформляется как отдельный сотрудник со своим приёмом на работу, графиком и начислениями, при этом физическое лицо в справочнике остаётся одно и то же.

Главная ошибка при оформлении — попытка указать совместительство в том же приёме на работу или через банальный приказ на доплату. Это нарушает кадровый учёт: у совместителя должен быть отдельный табельный номер, отдельная позиция в штатном расписании и отдельный расчёт заработной платы. Только тогда корректно сформируются расчётные листки, табели и регламентированная отчётность.

Ниже разобрано, как пошагово оформить внутреннее совместительство в типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 8, какие документы создать, как начислять зарплату и отпускные, и какие проверки выполнить перед сдачей отчётности.

Что такое внутреннее совместительство и когда оно оформляется

По Трудовому кодексу совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях отдельного трудового договора в свободное от основной работы время. Если основной работодатель совпадает с работодателем по совместительству, оно считается внутренним. Типичные ситуации: бухгалтер ведёт ещё и кадровое делопроизводство за отдельную плату, уборщица работает на полторы ставки на разных объектах, преподаватель ведёт дополнительные курсы.

Важно отличать совместительство от совмещения должностей и расширения зон обслуживания. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, оформляется дополнительным соглашением и доплатой, и в программе отражается как надбавка к основному начислению. Совместительство — всегда отдельный договор и отдельное рабочее время. Перед настройкой в программе убедитесь, что в кадровых документах организации оформлен именно второй трудовой договор, а не допсоглашение.

Подготовка: физическое лицо и штатное расписание

Перед приёмом совместителя проверьте, что физическое лицо уже есть в справочнике «Физические лица». Заводить дубликат физлица нельзя: это приведёт к раздвоению данных по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированной отчётности. Если физлицо существует, новый сотрудник создаётся на его основе — программа сама предложит выбрать существующего человека по ФИО и дате рождения.

Второй шаг — позиция штатного расписания. Если в организации ведётся штатное расписание (настройка в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Штатное расписание»), убедитесь, что в нём есть позиция для совместителя: та же или другая должность со своим количеством ставок и окладом. Совместитель обычно принимается на неполную ставку — 0,5 или 0,25, что отражается в позиции и в приёме на работу.

Приём на работу внутреннего совместителя

Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» нажмите «Добавить» и в форме нового сотрудника выберите существующее физическое лицо — программа покажет список совпадений. После выбора физлица заполните ключевые реквизиты приёма.

Обязательные поля:

• Дата приёма — дата начала работы по второму договору;
• Подразделение и должность — могут совпадать с основными или отличаться;
• Количество ставок — обычно 0,5 или меньше;
• Вид занятости — «Внутреннее совместительство»; именно этот признак отличает совместителя от основного работника;
• График работы — отдельный график совместителя, отражающий часы вне основного рабочего времени;
• Начисление — оплата по окладу (по часам) или сдельная, пропорционально ставке.

После проведения документа у физлица появляется второй сотрудник с собственным табельным номером. Проверьте в справочнике «Сотрудники»: должно быть две записи с одинаковым ФИО, но разными видами занятости.

1. 1
   Проверьте наличие физлица в справочнике «Физические лица»
2. 2
   Убедитесь, что в штатном расписании есть позиция для совместителя
3. 3
   Создайте график работы совместителя с часами вне основного времени
4. 4
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите существующее физлицо
5. 5
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», ставку и начисление
6. 6
   Проведите документ и проверьте появление второго сотрудника в справочнике

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). При автоматическом заполнении программа подбирает обоих сотрудников — основного и совместителя — и рассчитывает каждого по своему графику и ставке. Оплата по совместительству рассчитывается пропорционально отработанному времени по его графику или пропорционально ставке, в зависимости от вида начисления.

НДФЛ и страховые взносы считаются по физическому лицу в целом: доходы по обоим местам работы суммируются, налоговая база определяется нарастающим итогом. Стандартные вычеты на детей предоставляются совместителю только по одному месту работы — как правило, по основному. Если сотрудник подал заявление на вычет, убедитесь, что вычет применён один раз, а не по каждому сотруднику отдельно.

В расчётном листке сотрудник-совместитель виден отдельной строкой со своим начислением. Сформируйте расчётные листки за месяц и убедитесь, что по физлицу выводятся обе позиции, а НДФЛ удержан с совокупного дохода.

Контрольные точки

Как проверить расчёт

Список сотрудников в документе «Начисление зарплаты»

Норма

Присутствуют обе записи: основная и совместитель, у каждой своё начисление

Тревожный признак

Совместитель отсутствует или сумма равна полному окладу без учёта ставки

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Налог рассчитан с суммы доходов по обоим местам работы

Тревожный признак

НДФЛ посчитан по каждому сотруднику изолированно, вычет применён дважды

Табель учёта рабочего времени

Норма

По совместителю отражены часы по его графику

Тревожный признак

Часы совместителя дублируют основной график полностью

Отпуск, больничный и увольнение совместителя

Совместителю положен ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основной работе. В программе отпуск оформляется документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю отдельно: средний заработок для отпускных считается только из доходов по этому месту работы. Если отпуск по основному месту больше, разница оформляется отпуском без сохранения зарплаты.

Больничный лист оформляется один на физическое лицо, но пособие может назначаться по каждому месту работы в зависимости от стажа и занятости в расчётном периоде. В документе «Больничный лист» выберите сотрудника-совместителя, если пособие назначается и по совместительству, — программа рассчитает средний заработок по данным этого места работы.

Увольнение совместителя оформляется отдельным документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только по увольняемой позиции.

Отчётность и проверка перед сдачей

В регламентированной отчётности совместитель отражается по общим правилам. В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях данные подаются по физическому лицу с суммированием доходов. В сведениях о среднесписочной численности внутренний совместитель учитывается один раз — как один человек, а не два сотрудника; типовая программа учитывает это автоматически по виду занятости.

Перед сдачей отчётности выполните контрольные проверки: сверьте количество сотрудников и физических лиц, убедитесь, что нет дублей физлиц, проверьте, что НДФЛ и взносы по совместителю включены в общие суммы. Полезно сформировать отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и проверить, что оба места работы попали в итоги.

Ограничения типовой 1С Бухгалтерии и альтернативы

1С Бухгалтерия рассчитана на небольшие организации и ведёт зарплату в упрощённом режиме: нет гибких графиков сменности, сложных кадровых переводов совместителей, развитого учёта стажа для больничных по нескольким местам работы. Если совместителей много, графики нестандартные или нужен полноценный кадровый учёт, корректнее вести зарплату в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносить только проводки.

Если доработка типовой конфигурации не требуется, работайте в рамках стандартных документов и не пытайтесь «имитировать» совместительство ручными операциями — это нарушит автоматический расчёт налогов и отчётность.

Где вести учёт совместителей

1С Бухгалтерия

Подходит для нескольких совместителей с простыми графиками. Ограничение — упрощённый кадровый и зарплатный функционал

1С:ЗУП + синхронизация

Подходит при большом числе совместителей, сложных графиках и полноценном кадровом учёте. Требует настройки обмена с бухгалтерией

Частые вопросы

Нужно ли заводить новое физическое лицо для совместителя?

Нет. Физическое лицо должно быть одно, иначе раздвоятся данные по НДФЛ, взносам и персонифицированной отчётности. При создании сотрудника программа предложит выбрать существующее физлицо по совпадению ФИО и даты рождения.

Можно ли оформить совместителя на ту же должность, что и основную?

Да, законодательство этого не запрещает. В программе создаётся отдельная позиция штатного расписания (или используется та же должность с отдельной ставкой) и отдельный приём на работу со своим графиком.

Как предоставить вычет по НДФЛ совместителю?

Стандартные вычеты применяются у одного работодателя по выбору работника. Обычно вычет оформляется по основному месту работы. Проверьте, что в программе вычет назначен только одному сотруднику физлица, а не обоим.

Как отразить совместителя в среднесписочной численности?

Внутренний совместитель учитывается в среднесписочной численности один раз — как один человек. Типовая программа определяет это по виду занятости, ручной корректировки обычно не требуется.

Что делать, если совместитель принят, но не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте дату приёма, заполненный график работы и назначенное плановое начисление в документе приёма. Чаще всего причина — незаполненный график или дата приёма позже расчётного периода.

Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?

Да. Каждый сотрудник в программе получает собственный табельный номер автоматически при приёме. По нему ведутся табель, начисления и кадровые документы именно по месту совместительства.