Другое · 11 мин
Как оформить трудовую функцию в 1С
Как оформить трудовую функцию в 1С:ЗУП: настройка справочника, привязка к должности и сотруднику, печать трудового договора, типичные ошибки и FAQ.
Трудовая функция — обязательный элемент трудового договора: по ТК РФ работник должен понимать, работу по какой должности, профессии или специальности он выполняет. В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ред. 3.1) для этого есть отдельный механизм: трудовые функции хранятся в специальном справочнике, привязываются к штатным позициям и сотрудникам и автоматически подставляются в печатные формы трудового договора и приказа о приёме.
Если механизм не настроен, кадровые документы формируются без формулировки трудовой функции, и текст приходится дописывать вручную — с риском расхождений между договором, штатным расписанием и личной карточкой. Ниже разобрано, как включить учёт трудовых функций, заполнить справочник, связать функции с позициями и проверить результат в документах.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1. В 1С:Управление нашей фирмой и Бухгалтерии механизм отличается или отсутствует — об этом сказано отдельно.
Что такое трудовая функция и где она хранится в 1С
В программе трудовая функция — это элемент справочника «Трудовые функции», содержащий краткое наименование (например, «Ведение бухгалтерского учёта основных средств») и при необходимости полное описание работ. Справочник общий для всех организаций информационной базы, поэтому формулировки стоит согласовать заранее и не плодить дубли с незначительными отличиями.
Функция может быть указана на двух уровнях: у позиции штатного расписания (тогда она наследуется всеми сотрудниками, принимаемыми на эту позицию) и непосредственно у сотрудника в кадровом документе. Второй вариант нужен, когда на одной должности работники выполняют разные работы — например, два бухгалтера с разграничением участков.
Как включить учёт трудовых функций в настройках
По умолчанию в части баз механизм отключён, и поле «Трудовая функция» в документах не отображается. Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Кадровый учёт» (точный путь зависит от релиза) и установите флажок использования трудовых функций. В свежих релизах ЗУП 3.1 опция доступна в настройках состава начислений и удержаний на закладке кадрового учёта.
После включения в разделе «Настройка» или «Кадры» появится ссылка на справочник «Трудовые функции», а в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» и в позиции штатного расписания — соответствующее поле. Если поле не появилось, обновите интерфейс (перезапустите сеанс) и проверьте права: настройка доступна пользователю с ролью настройки кадрового учёта.
- 1Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» (или «Реквизиты и дополнительные сведения»).
- 2Установите флажок использования трудовых функций и запишите настройку.
- 3Откройте справочник «Трудовые функции» и убедитесь, что он доступен для заполнения.
- 4Создайте тестовый документ «Приём на работу» и проверьте наличие поля «Трудовая функция».
Как заполнить справочник трудовых функций
Откройте справочник и создайте новый элемент. В поле наименования введите формулировку так, как она должна выглядеть в трудовом договоре: начинайте с глагола или существительного в соответствии с принятым в организации стилем («Осуществление приёмки и отпуска товаров на складе»). Если в договор нужно выводить расширенное описание, заполните поле полного текста — в типовых печатных формах, где предусмотрено, выводится именно оно.
При составлении формулировок опирайтесь на профессиональные стандарты и квалификационные справочники, если они применимы к должности: название функции должно согласовываться с наименованием должности в штатном расписании. Не копируйте в трудовую функцию весь текст должностной инструкции — инструкция оформляется отдельным локальным актом, а в договоре достаточно обобщённой формулировки.
Для крупной базы удобно сначала выгрузить список должностей из штатного расписания и подготовить формулировки пакетно, а затем ввести их в справочник. Это исключает ситуацию, когда для одной и той же работы созданы «Бухгалтерский учёт ТМЦ», «Учёт ТМЦ» и «Ведение учёта ТМЦ» как три разных элемента.
Перед массовым заполнением согласуйте с кадровой службой единый шаблон формулировок: единообразие избавит от дублей в справочнике и от разночтений при проверках. Удобно завести простую таблицу «должность — формулировка функции» и вести её как эталон.
Как привязать функцию к позиции штатного расписания
Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», выберите нужную позицию и перейдите к её редактированию. В карточке позиции найдите поле «Трудовая функция» и выберите значение из справочника. Сохраните изменение: если штатное расписание ведётся с историей изменений, программа предложит оформить изменение документом «Изменение штатного расписания» с даты вступления в силу.
После привязки функция будет автоматически подставляться в документы приёма и перевода на эту позицию. Кадровику останется только проверить формулировку — вручную править её в документе не требуется, хотя при необходимости значение можно переопределить для конкретного сотрудника.
Обратите внимание: изменение трудовой функции у действующей позиции не меняет автоматически условия уже заключённых трудовых договоров. Если функция работника реально меняется, это оформляется кадровым переводом или дополнительным соглашением — программа лишь отражает кадровое решение, но не заменяет его юридического оформления.
Как указать трудовую функцию сотруднику в кадровых документах
В документе «Приём на работу» поле «Трудовая функция» находится на основной закладке рядом с должностью. Если у позиции функция задана, она подставится автоматически; если нет — выберите значение из справочника вручную или создайте новую формулировку прямо из поля ввода. То же относится к документам «Кадровый перевод» и «Приём на работу по совместительству».
Для сотрудника, у которого функция отличается от типовой по позиции, укажите индивидуальную формулировку в документе — она будет храниться в его кадровых данных и выводиться в отчётах и печатных формах. Проверить текущее значение можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовой договор» или в отчёте «Штатные сотрудники» с соответствующей настройкой колонок.
Как проверить результат
Трудовая функция заполнена и совпадает с формулировкой в договоре
Поле пустое или содержит дублирующую формулировку из другого элемента справочника
Формулировка выведена в разделе о трудовой функции без ручной правки
В форме пустая строка или текст подставлен вручную после печати
У позиции отображается трудовая функция
Колонка пустая — функция не привязана к позиции
Как вывести трудовую функцию в печатные формы
В типовых печатных формах трудового договора и приказа о приёме (форма Т-1) трудовая функция выводится автоматически, если механизм включён и поле заполнено. Откройте документ приёма, нажмите «Печать» и выберите «Трудовой договор» — формулировка появится в соответствующем пункте. Если в вашей базе используется доработанный макет договора, проверьте, что в шаблоне присутствует параметр трудовой функции; иначе макет придётся скорректировать в конфигураторе или через механизм редактирования макетов.
Для массовой проверки удобно сформировать отчёт «Остатки отпусков» не подходит — используйте универсальный отчёт по регистру кадровых данных или отчёт «Сотрудники» с выводом поля «Трудовая функция»: так за один проход видно, у кого формулировка не заполнена. Пустые значения проще всего закрыть документом «Кадровый перевод» с изменением только этого реквизита, если кадровая служба подтверждает формулировку.
| Где задаётся функция | Когда применять | Ограничение |
|---|---|---|
| Позиция штатного расписания | Единая функция для всех на этой должности | Изменение действует с даты документа, не задним числом |
| Документ приёма/перевода | Индивидуальная функция конкретного сотрудника | Требует контроля при каждом переводе |
| Дополнительное соглашение (вне 1С) | Существенное изменение условий договора | Программа не формирует юридический текст автоматически |
Ограничения, типичные ошибки и работа в других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного справочника трудовых функций нет: формулировку вносят в текстовое поле трудового договора или в комментарий к должности. В 1С:УНФ механизм кадрового учёта упрощён, и трудовую функцию обычно фиксируют в печатной форме договора вручную. Если учёт ведётся в нескольких программах, согласуйте, какая из них является мастер-системой по кадровым данным, чтобы формулировки не расходились.
Ещё одна частая ситуация — перенос данных из ЗУП 2.5 или сторонних программ: трудовые функции при типовой миграции могут не переноситься, и справочник придётся заполнить заново. Перед переходом выгрузите формулировки из старой системы, чтобы восстановить их без потерь.
Что важно запомнить
Включите учёт трудовых функций в настройках, заполните справочник единообразными формулировками, привяжите функции к позициям штатного расписания и проверяйте их вывод в печатной форме трудового договора. Изменения у действующих сотрудников оформляйте кадровыми документами с даты вступления в силу, а не правкой задним числом.
Частые вопросы
Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С?
Для программы поле необязательное, но для трудового договора указание трудовой функции обязательно по ст. 57 ТК РФ. Если механизм не использовать, формулировку придётся вписывать в печатную форму вручную, что повышает риск расхождений между документами.
Чем трудовая функция отличается от должностной инструкции в 1С?
Трудовая функция — краткая формулировка из справочника, выводимая в договор. Должностная инструкция — отдельный локальный документ с полным перечнем обязанностей; в типовой ЗУП она хранится как присоединённый файл или внешний документ и в печатную форму договора не подставляется.
Можно ли указать сотруднику несколько трудовых функций?
Типовое поле рассчитано на одно значение. Если работник совмещает несколько видов работ, формулировку объединяют в одну обобщённую либо оформляют совмещение или совместительство отдельными документами с собственной функцией.
Почему в печатной форме договора трудовая функция пустая?
Проверьте три причины: механизм не включён в настройках кадрового учёта, поле не заполнено в документе приёма, либо используется доработанный макет без параметра трудовой функции. Чаще всего проблема решается заполнением поля в документе и повторной печатью.
Как изменить трудовую функцию действующему сотруднику?
Оформите документ «Кадровый перевод» с изменением только трудовой функции с даты, согласованной с работником. Изменение условий договора по инициативе работодателя требует соблюдения процедуры уведомления по ТК РФ — программа фиксирует факт, но юридическое оформление остаётся зоной ответственности кадровой службы.
Переносятся ли трудовые функции при обмене между ЗУП и Бухгалтерией?
При типовой синхронизации переносятся основные кадровые данные; состав переносимых реквизитов зависит от версии правил обмена. После настройки синхронизации проверьте на тестовом сотруднике, приходит ли трудовая функция в базу-приёмник, и при необходимости донастройте правила.