Другое · 9 мин
Как занести в 1С работников по ГПХ
Как оформить работника по договору ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание сотрудника, договор подряда, начисление вознаграждения, взносы и отчётность.
Работники по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) — подрядчики, исполнители услуг, авторы — заносятся в 1С иначе, чем штатные сотрудники: для них не создаётся приказ о приёме, не начисляется отпуск и больничный, а страховые взносы считаются по особым правилам. Ошибки при оформлении приводят к неверным взносам, лишним строкам в РСВ и вопросам налоговой.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП есть полноценный документ «Договор (работы, услуги)» и начисление по договорам, в 1С:Бухгалтерии 8 работник по ГПХ отражается через справочник сотрудников и ручные начисления. Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата.
Как подготовить данные перед занесением работника по ГПХ
До ввода документов соберите минимальный пакет сведений: ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, реквизиты договора — номер, дата, срок выполнения работ, сумма вознаграждения и порядок оплаты (разово или по этапам). Эти данные понадобятся при создании физического лица и самого договора.
Проверьте, не заведено ли это физическое лицо в базе ранее — например, если человек когда-то был штатным сотрудником или уже выполнял работы по ГПХ. Дубли физлиц ломают персонифицированный учёт: СНИЛС окажется у двух карточек, и отчётность по взносам будет отклонена. Ищите через справочник «Физические лица» по СНИЛС или ФИО.
Также убедитесь, что в настройках учётной политики и страховых взносов ничего не мешает расчёту: для выплат по ГПХ применяются взносы на пенсионное и медицинское страхование, а взносы на травматизм и ВНиМ (больничные) — только если это прямо прописано в договоре. Это ключевое отличие от трудовых договоров.
Как занести договор ГПХ в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Зарплата» и найдите группу «Договоры (в т.ч. авторские)». Если её нет, проверьте настройку: «Настройка → Расчёт зарплаты → Расчёты по договорам гражданско-правового характера» — флажок должен быть включён. Без него документы по ГПХ скрыты.
Создайте документ «Договор (работы, услуги)». Если исполнитель новый, прямо из документа добавьте физическое лицо и сотрудника. В поле «Вид договора» выберите «Договор (работы, услуги)», укажите организацию, подразделение, дату договора, период выполнения работ и сумму вознаграждения. Поле «Сотрудник» при этом получает статус договорника, а не штатного работника.
Обратите внимание на поля, влияющие на взносы: способ отражения в учёте (счёт затрат) и признак обложения взносами на травматизм. По умолчанию травматизм с ГПХ не начисляется — включайте его только если условие есть в договоре. Проведите документ.
- 1Включите расчёты по договорам ГПХ в настройках расчёта зарплаты
- 2Создайте физическое лицо, проверив отсутствие дублей по СНИЛС
- 3Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с периодом и суммой
- 4Укажите способ отражения в учёте и признак взносов на травматизм при необходимости
- 5Проведите и проверьте сотрудника в списке — он должен отображаться без должности штатного расписания
Как начислить и выплатить вознаграждение по ГПХ
Вознаграждение начисляется отдельным документом, а не общим «Начислением зарплаты и взносов». В ЗУП это «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Дату начисления ставьте по акту выполненных работ: именно этот месяц попадёт в расчёт взносов и РСВ, а не дата подписания договора.
В документе выберите сотрудника-договорника, сумму и при необходимости распределите по этапам. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС. НДФЛ с выплат по ГПХ удерживается по обычным ставкам, а стандартные вычеты предоставляются, если исполнитель подал заявление.
Выплата оформляется стандартной ведомостью (в банк, кассу) с видом выплаты по договорам. Ведомость подхватит задолженность по начислению и удержит НДФЛ. Проверьте, что сумма к выплате равна вознаграждению минус НДФЛ.
Как занести работника по ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8
В бухгалтерской конфигурации нет полноценного кадрового учёта, поэтому порядок проще. Откройте «Зарплата и кадры → Сотрудники» и создайте нового сотрудника. В карточке укажите физическое лицо, а в поле «Вид договора» выберите «Договор подряда» — это ключевой момент, от которого зависит расчёт взносов.
Начисление вознаграждения делается через «Зарплата и кадры → Все начисления» документом «Начисление зарплаты» либо вручную операцией, если суммы разовые и их мало. При проведении укажите счёт затрат (например, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ) и проверьте, что программа начислила взносы только на ОПС и ОМС.
Если сотрудник с видом договора «Договор подряда» не попадает в начисление, проверьте дату документа и не заведён ли он как штатный. Смешивать два вида договоров для одного человека в одном периоде можно, но каждую выплату нужно относить к правильному договору.
Сравнение вариантов
Полный цикл: договор, акты по этапам, автоматические взносы, отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками.
Сотрудник с видом «Договор подряда» и начисление в общем документе. Подходит при разовых выплатах и небольшом числе исполнителей.
Проводки Дт затрат Кт 76 вручную. Допустимо как исключение, но отчётность по взносам и 6-НДФЛ придётся контролировать самостоятельно.
Как проверить результат перед отчётностью
После начисления сформируйте расчётный листок или отчёт «Полное сводка начислений» по конкретному договорнику. В нём должны быть: вознаграждение, НДФЛ, взносы на ОПС и ОМС. Взносов на ВНиМ и травматизм быть не должно, если вы их не включали сознательно.
Затем проверьте персонифицированные сведения: исполнитель по ГПХ обязан попасть в РСВ (раздел 3 с кодом категории застрахованного лица для ГПХ) и в персонифицированные сведения о физлицах. Также выплата отражается в 6-НДФЛ. Если человек оформлен только в бухгалтерском учёте через ручную операцию, в отчёты он не попадёт — это частая причина расхождений.
Как проверить результат
Начислены только ОПС и ОМС
Есть ВНиМ или травматизм без соответствующего условия в договоре
Договорник присутствует с суммой выплаты и взносов
Сотрудника нет или сумма не совпадает с актом
Выплата и удержанный налог отражены по дате выплаты
Выплата отсутствует или НДФЛ завис в статусе исчисленного
Одна карточка с одним СНИЛС
Дубли физлиц, отчётность отклоняется
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — оформление договорника как штатного сотрудника через приём на работу. В этом случае программа начислит все взносы, включая ВНиМ и травматизм, потянет человека в штатное расписание и испортит среднесписочную численность. Исправляется сторнированием начислений и переоформлением, что в закрытом периоде трудоёмко.
Вторая группа ошибок — неверная дата признания дохода: начисление датируют оплатой, а не актом, из-за чего взносы попадают не в тот квартал РСВ. Третья — забытный флажок травматизма, когда договор его предусматривает: недоимка вскроется при проверке СФР.
Частые вопросы
Нужно ли вносить работника по ГПХ в штатное расписание?
Нет. Договорники не занимают штатные единицы и не включаются в штатное расписание. В ЗУП договор ГПХ существует отдельно от позиций штатки, поэтому поле «Позиция штатного расписания» в документе договора отсутствует.
Как быть, если человек одновременно штатный сотрудник и подрядчик?
Оформите оба договора на одно физическое лицо: трудовой — через приём на работу, гражданско-правовой — отдельным документом договора. Выплаты по каждому договору начисляйте своими документами, взносы программа рассчитает по соответствующим правилам.
Предоставляются ли договорнику по ГПХ стандартные вычеты по НДФЛ?
Да, если исполнитель подал заявление и документы на вычет (например, на детей). Вычет применяется к выплатам по ГПХ в пределах месяца начисления. Введите заявление в карточке сотрудника, и программа учтёт его при расчёте НДФЛ.
Что делать, если договорника нет в отчёте РСВ?
Проверьте три вещи: оформлен ли договор именно как ГПХ, а не ручной операцией; дата начисления попадает в отчётный период; нет ли дубля физлица, из-за которого данные ушли в другую карточку. Чаще всего причина — начисление вручную проводками.
Нужно ли начислять взносы на травматизм с договора ГПХ?
Только если в самом договоре прямо предусмотрена уплата взносов на страхование от несчастных случаев. Без такого условия взносы не начисляются. В ЗУП за это отвечает отдельный признак в документе договора — проверьте его перед первым начислением.
Можно ли оплатить договор ГПХ частями по этапам?
Да. В ЗУП на каждый этап оформляется отдельное «Начисление по договорам» по акту этапа, а в договоре указывается общая сумма. В Бухгалтерии — несколько начислений на части суммы. Каждый акт формирует базу по взносам в своём месяце.
Что важно запомнить
Работник по ГПХ заносится через договор, а не приём на работу: в ЗУП — «Договор (работы, услуги)» и «Начисление по договорам», в Бухгалтерии — сотрудник с видом «Договор подряда». Взносы начисляются только на ОПС и ОМС в месяце подписания акта. Перед отчётностью проверьте отсутствие дублей физлиц и попадание договорника в РСВ и 6-НДФЛ.