Как принять сотрудника на работу в 1С 8.3

Прием сотрудника в 1С 8.3 оформляется документом «Прием на работу», но до его проведения нужно подготовить карточку физического лица, проверить штатное расписание и убедиться, что в программе корректно настроены начисления. Пропуск любого из этих этапов приводит к ошибкам в расчете зарплаты, отчетах по взносам и кадровых приказах.

Инструкция подходит для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8.3» с включенным кадровым учетом. Расположение команд в этих программах немного отличается, но логика одинакова: сначала физическое лицо, затем документ приема, затем проверка результата.

Подготовка: что проверить до оформления приема

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники: организация, подразделения, должности и графики работы. Если нужного подразделения или должности нет, создайте их заранее — иначе придется прерывать оформление приема.

В ЗУП проверьте, ведется ли штатное расписание (раздел «Настройка» → «Кадровый учет»). Если ведется, прием возможен только на свободную ставку из утвержденного штатного расписания. Если ставки нет, сначала оформите документ «Изменение штатного расписания» или добавьте позицию вручную.

Также убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы. Если кнопка «Прием на работу» недоступна или документ не проводится, обратитесь к администратору базы — это ограничение ролей, а не ошибка программы.

Шаг 1. Создание карточки физического лица

Откройте справочник «Физические лица»: в ЗУП это раздел «Кадры» → «Физические лица», в Бухгалтерии — «Справочники» → «Физические лица». Нажмите «Создать» и введите ФИО полностью, как в паспорте. Программа автоматически проверит, нет ли в базе человека с похожими данными, и предложит выбрать существующую запись — не игнорируйте это предупреждение.

Заполните дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Эти данные обязательны для отчетности: без ИНН или СНИЛС документы по сотруднику не пройдут форматно-логический контроль при сдаче отчетов. На вкладках карточки укажите паспортные данные, адрес регистрации и контактный телефон.

Если сотрудник — иностранец или имеет льготы (инвалидность, статус ветерана), заполните соответствующие поля: от них зависит расчет взносов и НДФЛ. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».

Шаг 2. Оформление документа «Прием на работу»

В ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Прием на работу». В Бухгалтерии документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо создается из списка сотрудников кнопкой «Принять на работу».

Заполните основные поля документа:

• Дата приема — первый рабочий день сотрудника по трудовому договору;
• Сотрудник — выберите созданное физическое лицо;
• Подразделение и должность — при включенном штатном расписании выбирается позиция штатного расписания;
• График работы — от него зависит расчет нормы времени и зарплаты;
• Вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее/внешнее).

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад, тарифную ставку или сдельную оплату, а также постоянные надбавки. Размер обычно подставляется из штатного расписания — при ручном изменении проверьте, чтобы сумма соответствовала трудовому договору. На вкладке «Трудовой договор» введите номер и дату договора, характер работы и условия испытательного срока, если он установлен.

1. 1
   Создайте или найдите карточку физического лица и заполните ИНН, СНИЛС, паспорт
2. 2
   Откройте документ «Прием на работу» из раздела «Кадры»
3. 3
   Укажите дату приема, подразделение, должность, график и вид занятости
4. 4
   Заполните начисления на вкладке «Оплата труда» и данные трудового договора
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте запись в штатном расписании и плановых начислениях сотрудника

Шаг 3. Проверка штатного расписания и начислений

После проведения документа откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и найдите позицию, на которую принят сотрудник. В колонке «Занято» должна появиться запись о занятой ставке. Если ставка осталась свободной, документ либо не проведен, либо прием оформлен на другую позицию.

Затем откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Начисления и удержания». Там должны отображаться плановые начисления с датой действия от даты приема. Пустой список означает, что зарплата за месяц не начислится автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатное расписание

Норма

Ставка по позиции занята принятым сотрудником

Тревожный признак

Ставка свободна или занята дважды

Плановые начисления

Норма

Оклад/тариф действует с даты приема

Тревожный признак

Список начислений пуст или дата неверна

Приказ Т-1

Норма

Печатается из документа, данные совпадают с договором

Тревожный признак

Пустые поля, неверный оклад или подразделение

Особые сценарии приема

Прием по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Прием на работу» для того же физического лица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство» — в справочнике «Сотрудники» появится вторая запись. Это нормально: каждый сотрудник в 1С — это отдельное трудовое отношение, а физическое лицо остается одно.

Внешний совместитель создается как новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». Ставка в штатном расписании обычно указывается дробной (0,5 и т.п.), оклад подставляется пропорционально.

Прием временного и сезонного работника

Если договор срочный, на вкладке «Трудовой договор» укажите дату окончания и основание срочности. Программа напомнит о приближении окончания договора, но автоматически сотрудника не уволит — увольнение оформляется отдельным документом.

Прием в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый учет упрощенный: документ «Прием на работу» находится в разделе «Зарплата и кадры». Штатное расписание там не ведется, поэтому оклад и начисления указываются непосредственно в документе приема. Для полноценного кадрового учета с отпусками, больничными и штатным расписанием используется ЗУП.

Где оформлять прием

1С:ЗУП 8.3

Полный кадровый учет: штатное расписание, приказы, отпуска, отчетность. Подходит при наличии кадровика и регулярных приемах.

1С:Бухгалтерия 8.3

Упрощенный прием без штатного расписания. Подходит для небольших компаний, где зарплату считает бухгалтер.

Типичные ошибки при приеме сотрудника

Самая частая ошибка — дублирование физических лиц. Если человек уже работал в организации, а вы создали новую карточку, отчеты по НДФЛ и взносам «раздвоятся», и налоговая потребует пояснений. Всегда ищите сотрудника по СНИЛС перед созданием новой записи.

Вторая ошибка — неверная дата приема. Если поставить дату позже фактического выхода, сотрудник «потеряет» отработанные дни в расчете зарплаты и табеле. Если раньше — программа посчитает лишние дни. Исправляется это исправлением документа, но только до расчета зарплаты за период.

Печать приказа и кадровые документы

Из проведенного документа «Прием на работу» печатается приказ по унифицированной форме Т-1 (кнопка «Печать» в документе). Данные для приказа подтягиваются из документа, поэтому проверьте их до вывода на печать: оклад, подразделение, дату и номер договора.

Если в организации ведется электронный кадровый документооборот (КЭДО), в ЗУП доступна отправка приказа и договора на подписание сотруднику в электронном виде. Для этого должна быть настроена интеграция с сервисом КЭДО и выпущены электронные подписи.

Частые вопросы

Документ «Прием на работу» не проводится, что делать?

Чаще всего причина в штатном расписании: на выбранную позицию нет свободной ставки или расписание не утверждено на дату приема. Откройте текст ошибки при проведении — 1С указывает конкретную причину. Также проверьте, заполнены ли обязательные начисления и график работы.

Как принять сотрудника, который уже работал в организации раньше?

Найдите существующую карточку физического лица поиском по ФИО или СНИЛС и оформите новый документ «Прием на работу» на нее. Создавать новое физическое лицо нельзя — это приведет к дублям в отчетности по НДФЛ и взносам.

Можно ли оформить прием датой прошлого месяца?

Технически можно, но если за этот период уже рассчитана зарплата и сданы отчеты, потребуется пересчет и уточненные расчеты (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения). Безопаснее согласовать такой прием с бухгалтером до проведения документа.

Где указать испытательный срок сотруднику?

В документе «Прием на работу» на вкладке «Трудовой договор» есть поля для условий испытания. Эта информация попадает в печатную форму приказа Т-1 и хранится в карточке сотрудника.

Нужно ли создавать пользователя базы новому сотруднику?

Нет, карточка сотрудника и учетная запись пользователя — разные вещи. Пользователь создается только если человек будет работать в самой программе 1С, через раздел «Администрирование» → «Пользователи и права».

Как отменить ошибочно проведенный прием?

Если зарплата по сотруднику еще не начислялась, просто пометьте документ «Прием на работу» на удаление. Если начисления уже были, сначала отмените связанные документы (начисление зарплаты, отпуска), а затем прием. При сданных отчетах дополнительно потребуются корректировки отчетности.