Как сделать отчётность в ПФР в 1С

Отчётность в ПФР (с 2023 года — в Социальный фонд России, СФР) в программах 1С формируется автоматически на основе кадровых документов и начислений. Главная задача пользователя — корректно вести учёт в течение периода, правильно настроить обмен с фондом и проверить отчёты перед отправкой. Основные формы, с которыми работает бухгалтер или кадровик: ЕФС-1 (разделы о стаже, кадровых событиях, взносах на травматизм), персонифицированные сведения о физических лицах и сведения о стаже.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия с включённым учётом зарплаты. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика работы одинакова: данные берутся из документов, отчёты собираются мастером, затем проверяются и выгружаются или отправляются напрямую.

Подготовка: что проверить перед формированием отчётов

Качество отчётности в ПФР полностью зависит от состояния учёта. Перед формированием любой формы убедитесь, что в базе заведены все кадровые события периода: приёмы на работу, переводы, увольнения, отпуска без сохранения зарплаты, больничные и договоры ГПХ. Каждое событие должно быть оформлено отдельным документом, а не только записью в карточке сотрудника — отчёты берут данные именно из документов.

Проверьте персональные данные сотрудников: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения, данные документа, удостоверяющего личность. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу в приёме файла или к тому, что сведения «повиснут» в фонде как неидентифицированные. Удобно использовать встроенную проверку: в ЗУП это Отчётность, справки — Персучёт — Проверка данных сотрудников.

Отдельно сверьте начисления и уплаченные взносы. Персонифицированные сведения о физических лицах должны сойтись с расчётом по страховым взносам по суммам обложения. Если зарплата за последний месяц периода начислена, но не проведена или проведена другой датой, отчёт сформируется с расхождениями.

Настройка обмена с СФР и 1С-Отчётность

Самый удобный способ сдавать отчётность — сервис 1С-Отчётность. Он подключается через раздел Отчётность, справки — 1С-Отчётность — Настройки обмена с контролирующими органами. Потребуется действующая электронная подпись организации и указание реквизитов: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. После настройки отчёты отправляются прямо из программы, а статусы приёма приходят автоматически.

Если 1С-Отчётность не подключена, отчёты можно выгрузить в файл и загрузить через программу подготовки документов фонда, личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора ЭДО. В этом случае контроль формата файла и отслеживание квитанций ложатся на пользователя.

Проверьте, что в карточке организации заполнен регистрационный номер в СФР и код подразделения. Эти данные попадают в заголовок каждого файла, и при их отсутствии отчёт не пройдёт форматный контроль.

Формирование ЕФС-1: стаж, кадровые события и травматизм

ЕФС-1 — основная форма для СФР, объединившая несколько прежних отчётов. В 1С она формируется из раздела Отчётность, справки — 1С-Отчётность кнопкой «Создать» либо через специализированный мастер в разделе Персучёт. Программа предложит выбрать раздел формы: подраздел 1.1 (сведения о стаже, годовая и при увольнении), подраздел 1.2 (кадровые события: приём, перевод, увольнение — подаётся не позднее следующего рабочего дня), раздел 2 (расчёт взносов на травматизм, ежеквартально).

Для сведений о стаже откройте мастер «Сведения о стаже (ЕФС-1)», укажите отчётный период и нажмите «Заполнить». Программа соберёт периоды работы из кадровых документов и отсутствий. Обязательно проверьте сотрудников с особыми условиями труда: коды особых условий, льготные стажи и основания досрочной пенсии должны быть указаны в штатном расписании и позициях, иначе в отчёт они не попадут.

Кадровые разделы ЕФС-1 (приём и увольнение) удобно формировать сразу после проведения документа: в ЗУП из документа «Приём на работу» или «Увольнение» есть переход к созданию отчёта. Это снижает риск пропустить срок — за кадровые события отчитываться нужно оперативно, а просрочка грозит штрафом.

1. 1
   Откройте Отчётность, справки — Персучёт — Сведения о стаже (ЕФС-1)
2. 2
   Создайте новый отчёт, укажите период и тип сведений (годовые или при увольнении)
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и периоды стажа
4. 4
   Проверьте коды особых условий труда у льготников
5. 5
   Запустите проверку отчёта встроенным механизмом
6. 6
   Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл

Персонифицированные сведения о физических лицах

Ежемесячные персонифицированные сведения заменили прежние СЗВ-М. В 1С отчёт создаётся в разделе Отчётность, справки — Персучёт — Персонифицированные сведения о физических лицах. После выбора месяца нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников и лиц по договорам ГПХ, у которых были начисления в этом месяце, с суммами выплат.

Ключевой контроль — сопоставление с расчётом по страховым взносам (РСВ). Суммы выплат по каждому сотруднику в персонифицированных сведениях должны совпадать с базой в РСВ за тот же месяц с учётом необлагаемых выплат. Встроенная проверка в ЗУП покажет расхождения автоматически, если оба отчёта сформированы в одной базе.

Частая ситуация — сотруднику выплачен только больничный или только отпускные. Такие суммы всё равно попадают в сведения, если они облагаются взносами. А вот выплаты, полностью не облагаемые взносами (например, некоторые компенсации), в отчёт не включаются — проверьте настройку вида начисления, если сумма «не попала» в отчёт.

Проверка отчётов перед отправкой

В 1С есть встроенный механизм проверки: кнопка «Проверка» — «Проверить в интернете» или локальная проверка форматно-логического контроля. Она выявляет пустые обязательные поля, неверные форматы СНИЛС, нарушения структуры файла. Дополнительно файлы можно прогнать через официальную программу проверки от СФР — это особенно полезно при выгрузке без 1С-Отчётности.

После отправки через 1С-Отчётность отслеживайте статусы: «Отправлено» — «Сдано» или «Не принято». К отчёту приходят протоколы контроля; если фонд вернул ошибки, в протоколе указаны конкретные сотрудники и причины. Исправления вносятся в учётные документы, после чего формируется корректирующая или дополняющая форма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчётности

Норма

Отчёт в статусе «Сдано», получен положительный протокол

Тревожный признак

Статус «Не принято» или долго висит «Отправлено»

Суммы в персонифицированных сведениях

Норма

Совпадают с базой РСВ за тот же месяц

Тревожный признак

Расхождения по сотрудникам или итогу

Список сотрудников в ЕФС-1

Норма

Все работавшие в периоде присутствуют, уволенные — с датой увольнения

Тревожный признак

Пропущены сотрудники или лишние строки

Исправление ошибок и корректировки

Если отчёт принят, но данные оказались неверными, подаётся корректирующая форма. В 1С для этого в отчёте выбирается вид корректировки: «Корректирующая» заменяет ранее поданные сведения по сотруднику, «Отменяющая» — удаляет ошибочные. Важно: корректировка делается не «поверх» нового периода, а с указанием того периода, за который исправляются данные.

Типовая причина корректировки — изменение периодов стажа задним числом (например, оформили больничный или отпуск прошлым месяцем). В этом случае сначала исправляется кадровый документ, затем формируется корректирующий ЕФС-1 за соответствующий период. Изменение сумм начислений требует корректировки и персонифицированных сведений, и РСВ одновременно — иначе фонд увидит расхождение между формами.

Частые вопросы по отчётности в ПФР (СФР) в 1С

Можно ли сдать отчётность в СФР из 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, если в 1С:Бухгалтерии включён учёт зарплаты и кадров. Доступны те же формы: ЕФС-1, персонифицированные сведения, РСВ. Функциональность проще, чем в ЗУП, но для небольших штатов её достаточно. Отчёты находятся в разделе Отчётность — 1С-Отчётность.

Что делать, если сотрудник работает без СНИЛС?

Отчётность без СНИЛС фонд не примет — это обязательный идентификатор. Сотруднику нужно оформить СНИЛС через СФР или работодателя, после чего внести номер в карточку физического лица в 1С. До получения СНИЛС корректно сдать персонифицированные формы невозможно.

Как сдать нулевой отчёт, если сотрудников нет?

Если в периоде не было застрахованных лиц, персонифицированные сведения и ЕФС-1 по сотрудникам не подаются. Но РСВ сдаётся в налоговую в любом случае, даже нулевой. Если директор — единственный учредитель без начислений, изучите актуальную позицию фонда: требования к таким ситуациям периодически уточняются.

Фонд вернул отчёт с ошибкой по одному сотруднику — пересдавать всё?

Нет. По протоколу ошибок определите сотрудника и причину, исправьте данные в учёте и сформируйте корректирующую или дополняющую форму только по этому лицу. Полностью отчёт пересдаётся, только если ошибка затрагивает всю форму целиком.

Нужно ли обновлять 1С перед сдачей отчётности?

Да, если изменился формат отчёта или правила контроля. Фонды регулярно обновляют форматы, и старый релиз может формировать файл, который не пройдёт приём. Перед отчётным периодом проверьте наличие обновлений конфигурации и установите их заранее, чтобы успеть протестировать заполнение.

Можно ли сформировать отчёт за прошлый период?

Да. В мастере отчёта укажите нужный период — программа соберёт данные из документов того периода. Учтите, что если после закрытия периода вносились исправления, отчёт сформируется уже с учётом этих изменений, что может отличаться от ранее сданного варианта.