Как внести сотрудников в 1С: пошаговая инструкция

Работа с сотрудником в 1С начинается не с приказа о приёме, а с правильного заполнения двух связанных объектов: физического лица и самого сотрудника. Если перепутать их, можно получить дубли в отчётности, ошибки в расчёте НДФЛ и проблемы при передаче данных в ФНС и СФР. Разберём порядок действий на примере типовых конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» — логика в них одинаковая, отличается только расположение разделов.

Ключевое правило: одно физическое лицо — одна карточка в программе, даже если человек работает по совместительству или был уволен и принят снова. Сотрудников при этом может быть несколько (основное место работы, внутреннее совместительство), но все они привязываются к одному физлицу. Нарушение этого правила — самая частая причина раздвоённого НДФЛ и ошибок в персонифицированной отчётности.

Перед внесением данных подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, сведения о трудовой деятельности, данные о составе семьи для вычетов, военный билет для военнообязанных. Удобнее внести всё сразу, чем возвращаться к карточке перед каждым отчётным периодом.

Где в программе вносятся сотрудники

В «1С:Зарплата и управление персоналом» список сотрудников находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». В «1С:Бухгалтерия 8» — в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Из списка доступны два действия: «Создать» (новый сотрудник) и «Оформить приём на работу» для уже существующего физлица.

Если база ведётся с нуля и сотрудников много, есть альтернатива ручному вводу — загрузка из файла или перенос данных из другой программы через типовые обработки обмена. Но для одного-двух человек ручное внесение быстрее и надёжнее: вы сразу контролируете каждое поле.

Маршрут решения

Как выбрать способ внесения

Нужно добавить 1–5 сотрудниковВносите вручную через «Кадры» → «Сотрудники» — так проще проконтролировать данные

Принимается десятки сотрудников с типовыми условиямиИспользуйте обработку «Приёмы на работу» списком или загрузку из таблицы

Данные уже есть в другой программе (например, при переходе с другой учётной системы)Используйте типовой перенос данных, затем сверьте результат по контрольным суммам

Шаг 1. Создание физического лица

Откройте список сотрудников и нажмите «Создать». Сначала проверьте, нет ли этого человека в базе: наберите ФИО в строке поиска справочника «Физические лица». Если человек ранее работал в организации, используйте существующую карточку — не создавайте новую.

Заполните ФИО, дату рождения, пол. ФИО вносите строго как в паспорте, включая букву «ё» — отчётность сверяется с данными фондов посимвольно. Далее по гиперссылкам в карточке физлица заполните:

• «Удостоверение личности» — паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
• «Страховое свидетельство (СНИЛС)» — номер в формате XXX-XXX-XXX XX;
• «ИНН» — при наличии; если ИНН нет, поле оставляют пустым, это не ошибка;
• «Адреса и телефоны» — адрес регистрации и фактический адрес;
• «Воинский учёт» — для военнообязанных и военнослужащих запаса.

Программа контролирует формат СНИЛС и подскажет при опечатке, но не проверяет подлинность номера. Сверяйте с оригиналом документа, а не с копии низкого качества — одна перепутанная цифра приведёт к отказу при приёме отчётности.

Шаг 2. Оформление приёма на работу

Из карточки сотрудника или из журнала «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» создайте документ «Приём на работу». Это ключевой документ: он определяет, с какой даты человек числится в штате, как ему начисляется зарплата и куда попадают данные в отчётности.

Обязательные поля документа:

• дата приёма и организация (если в базе их несколько);
• подразделение и должность — выбираются из штатного расписания, если оно ведётся;
• количество ставок: 1 — полная занятость, 0,5 — полставки и т.д.;
• график работы — из справочника графиков; от него считается норма времени;
• вид занятости: основное место работы или внутреннее совместительство.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад, тарифную ставку, надбавки. Суммы вносите на полную ставку — программа сама пересчитает пропорционально занятости, если это предусмотрено настройкой начисления. На вкладке «Договор ГПХ» оформляются подрядчики, для них приём на работу не нужен.

1. 1
   Проверьте, нет ли физлица в базе, по ФИО и СНИЛС
2. 2
   Создайте или откройте карточку физлица, заполните паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, ставка, график
4. 4
   Укажите начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и проверьте сотрудника в списке и в штатном расписании

Шаг 3. Данные для НДФЛ, взносов и отчётности

Без этих сведений зарплата посчитается, но отчётность не сформируется корректно. В карточке сотрудника откройте ссылку «Налог на доходы» и заполните:

• статус налогоплательщика: резидент или нерезидент — от этого зависит ставка НДФЛ;
• заявление на стандартные вычеты (на детей) — с указанием детей и дат рождения;
• уведомления на имущественный вычет, если сотрудник их принёс.

Для страховых взносов проверьте статус застрахованного лица — обычно он подставляется автоматически по гражданству. Для иностранцев укажите миграционный статус: временно пребывающий, временно или постоянно проживающий — от этого зависят тарифы взносов.

Если сотрудник принят не с начала года и ранее работал в другом месте, внесите справку о доходах с прежнего места работы. Она нужна для корректного применения вычетов и отслеживания предельной базы по взносам.

Особые случаи: совместительство, повторный приём, ГПХ

Внутренний совместитель

Оформляется как отдельный сотрудник на то же физлицо. В списке сотрудников нажмите «Оформить приём на работу», выберите существующее физлицо и укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». НДФЛ и взносы программа посчитает сводно по физлицу, а начисления — раздельно по сотрудникам.

Повторный приём после увольнения

Не создавайте новую карточку. Найдите уволенного сотрудника в списке (включите отображение уволенных) и оформите новый приём на то же физлицо. История начислений и налогов сохранится непрерывной.

Работник по договору ГПХ

Приём на работу не оформляется. Создаётся физлицо, затем документ «Договор (работы, услуги)» в разделе кадровых документов. Такой сотрудник не попадает в штатное расписание и списки на воинский учёт, но входит в отчётность по взносам.

Проверка результата

После проведения приёма убедитесь, что данные встали корректно. Откройте список сотрудников: новый сотрудник должен отображаться с актуальной датой приёма, подразделением и должностью. Если ведётся штатное расписание — проверьте, что позиция занята и свободных ставок стало меньше.

Далее сделайте контрольный расчёт: создайте начисление зарплаты за месяц приёма и проверьте, что сотрудник попал в ведомость, оклад посчитался пропорционально отработанным дням, а НДФЛ — с учётом статуса и вычетов. Наконец, сформируйте карточку учёта страховых взносов по сотруднику — она должна открываться без ошибок по незаполненным данным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Отображается с датой приёма, подразделением и должностью

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или он без подразделения — приём не проведён

Штатное расписание

Норма

Позиция занята, остаток вакансий уменьшился

Тревожный признак

Позиция свободна — приём оформлен вне штатного расписания или не проведён

Расчёт зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в ведомость, сумма пропорциональна отработанному времени

Тревожный признак

Сотрудника нет в ведомости или сумма полная за неполный месяц — проверьте график и дату приёма

Отчётность

Норма

Сотрудник включается в персонифицированные сведения без ошибок проверки

Тревожный признак

Программа ругается на СНИЛС, ФИО или статус — данные физлица заполнены неполно

Частые вопросы

Можно ли внести сотрудника задним числом?

Да. Укажите фактическую дату приёма в документе — программа учтёт его при расчёте зарплаты за прошлый период. Если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт, а отчётность — корректировка. Перед внесением задним числом сделайте резервную копию базы.

Что делать, если СНИЛС у сотрудника нет?

Поле можно оставить пустым, но персонифицированная отчётность без СНИЛС не будет принята. Сотруднику нужно оформить СНИЛС через СФР, после чего внести номер в карточку физлица. До получения номера зарплату начислять можно, отчётность — нет.

Как внести сотрудника, который работает удалённо из другого региона?

Порядок тот же: физлицо плюс приём на работу. Обратите внимание на подразделение и территориальные условия — от них зависит применение районных коэффициентов и региональных особенностей в отчётности. Условие о дистанционной работе фиксируется в кадровых данных.

Почему программа не даёт провести приём и пишет про занятую ставку?

Значит, в штатном расписании на эту позицию уже принят сотрудник и свободных ставок нет. Либо добавьте ставку в штатное расписание, либо проверьте, не оформлен ли кто-то на эту позицию ошибочно. Также проверьте дату: ставка могла быть занята на дату приёма, но освободиться позже.

Нужно ли заводить пользователя программы для нового сотрудника?

Нет, это разные вещи. Сотрудник — объект учёта, пользователь — учётная запись для входа в программу. Пользователь нужен только если человек будет сам работать в 1С, и заводится в разделе администрирования с назначением прав.