Как оформить выдачу аванса в 1С

Выдача аванса — обязательная выплата заработной платы за первую половину месяца, и в 1С она оформляется отдельным документом, а не просто перечислением денег. От правильности оформления зависят расчёт НДФЛ, корректность ведомостей, отчётность 6-НДФЛ и отсутствие долгов по зарплате на конец месяца. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в расчётных листках и вопросам со стороны сотрудников и налоговой.

Порядок действий зависит от того, в какой программе вы работаете. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт зарплаты ведётся полностью: там создаются ведомости и начисления. В 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты аванс часто оформляют упрощённо — через ведомость в банк или кассу с последующим отражением в учёте. Ниже разобраны оба сценария, а также способы расчёта суммы аванса и проверка результата.

Как настроить способ расчёта аванса до первой выплаты

Прежде чем выдавать аванс, определите, как программа будет считать его сумму. В 1С:ЗУП настройка находится в карточке организации или в настройках учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Там задаётся дата выплаты аванса и способ его расчёта.

Доступны три варианта: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за первую половину месяца. Фиксированная сумма и процент просты в применении, но требуют контроля: при неполном отработанном времени аванс может оказаться больше фактически заработанного, и переплату придётся удерживать при окончательном расчёте. Расчёт за первую половину месяца точнее — программа учитывает фактически отработанные дни по табелю, но требует ведения документа «Начисление за первую половину месяца».

В 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта аванса нет — бухгалтер сам определяет сумму и вводит её в ведомость. Обычно используют процент от оклада (часто 40–50%) с учётом того, что из окончательного расчёта будет удержан НДФЛ со всей суммы за месяц.

Как оформить аванс в 1С:ЗУП через ведомость

Основной сценарий в ЗУП — создание ведомости на выплату. Перейдите в раздел «Выплаты» и выберите нужный вид ведомости: «Ведомости в банк» (для перечисления на карты в рамках зарплатного проекта), «Ведомости на счета» (для произвольных банковских счетов сотрудников) или «Ведомости в кассу» (для наличной выплаты).

В документе заполните поля: организация, месяц начисления, дата выплаты. Ключевое поле — «Выплачивать»: выберите значение «Аванс». После этого нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положена выплата, и рассчитает суммы согласно настройке способа расчёта аванса.

Проверьте список до проведения. Если сотрудник отсутствовал всю первую половину месяца (отпуск без сохранения, прогул), программа при расчёте «за первую половину месяца» не включит его в ведомость — это нормально. При фиксированном авансе такого сотрудника нужно исключить вручную, иначе образуется переплата.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного вида (в банк, на счета или в кассу)
2. 2
   Укажите месяц, дату выплаты и в поле «Выплачивать» выберите «Аванс»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников и суммы
4. 4
   При необходимости скорректируйте список вручную (удалите отсутствующих сотрудников)
5. 5
   Проведите документ и выгрузите реестр в банк или распечатайте ведомость для кассы
6. 6
   После подтверждения банка проверьте, что выплата отражена как состоявшаяся

Как оформить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (если зарплата ведётся в ней) перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу». Создайте документ, в поле «Вид выплаты» укажите «Аванс», заполните месяц и дату. По кнопке «Заполнить» программа подставит сотрудников, но суммы аванса рассчитываются по установленному в программе проценту или вводятся вручную — убедитесь, что суммы соответствуют вашему порядку расчёта.

После проведения ведомости на её основании создаётся документ списания денежных средств: «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям» или «Выдача денежных средств из кассы». В проводках аванс отражается по дебету счёта 70 и кредиту 51 (50) — как уменьшение задолженности перед сотрудниками.

Если зарплатный учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, ведомости создавайте в ЗУП и синхронизируйте данные — не дублируйте выплаты в обеих программах, иначе задолженность по счёту 70 удвоится.

Как учитывается НДФЛ при выплате аванса

Порядок удержания НДФЛ с аванса зависит от текущих правил налогового учёта и настроек программы. В актуальных релизах 1С налог при выплате аванса может исчисляться и удерживаться уже на дату выплаты — программа делает это автоматически в ведомости, если так предусмотрено действующим законодательством и соответствующей настройкой. Проверьте в ведомости колонку НДФЛ: если программа заполняет её, сумма к выплате будет за минусом налога.

Убедитесь, что релиз вашей конфигурации актуален: порядок налогообложения авансов менялся, и старые версии программы могут считать налог по устаревшим правилам. Перед первой выплатой по новым правилам проверьте расчёт на одном сотруднике вручную и сверьте с данными программы.

После окончательного расчёта за месяц сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (в ЗУП) или регистры налогового учёта и убедитесь, что налог с аванса отражён в правильном периоде и попадёт в 6-НДФЛ.

Как проверить результат после выплаты

Первый контроль — отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП: «Выплаты» → «Отчеты по выплатам»). После выплаты аванса задолженность должна уменьшиться ровно на выплаченную сумму. Если долг не изменился, проверьте, проведён ли документ оплаты и подтверждена ли выплата банком.

Второй контроль — расчётный листок сотрудника. В нём аванс должен отображаться в разделе «Выплачено» за соответствующий месяц. Третий контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в бухгалтерской программе: сальдо после аванса должно соответствовать остатку обязательств перед персоналом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Задолженность по зарплате»

Норма

Долг уменьшился на сумму ведомости

Тревожный признак

Долг не изменился или стал отрицательным

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс виден в разделе «Выплачено» за нужный месяц

Тревожный признак

Выплата отсутствует или попала не в тот период

ОСВ по счёту 70

Норма

Сальдо соответствует невыплаченному остатку зарплаты

Тревожный признак

Развернутое или дебетовое сальдо без объяснений

Реестр в банке

Норма

Все платежи зачислены, отказов нет

Тревожный признак

Есть возвраты по реквизитам сотрудников

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверный вид выплаты в ведомости. Если вместо «Аванс» выбрать «Зарплата», программа при окончательном расчёте может не зачесть выплату корректно, и в 6-НДФЛ возникнут расхождения. Всегда проверяйте поле «Выплачивать» до проведения.

Вторая ошибка — выплата аванса уволенному или отсутствующему весь месяц сотруднику из-за автоматического заполнения. Третья — дублирование ведомостей при обмене между ЗУП и Бухгалтерией. Четвёртая — ручное изменение сумм в ведомости без анализа причин: если сумма «не сошлась», сначала выясните, почему (отсутствия, изменение оклада, удержания), а потом корректируйте.

Частые вопросы об оформлении аванса в 1С

Обязательно ли создавать документ «Начисление за первую половину месяца»?

Только если в настройках выбран способ расчёта аванса «Расчётом за первую половину месяца». При фиксированной сумме или проценте от оклада этот документ не нужен — ведомость заполнится сразу.

Что делать, если банк вернул платёж по ведомости?

Обычно причина — устаревшие реквизиты счёта сотрудника. Уточните новые данные, обновите их в карточке сотрудника (лицевой счёт в разделе «Кадры»), затем создайте повторную выплату на основании той же ведомости, не проводя её заново целиком.

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем?

Да. Создайте ведомость с видом «Аванс», но вместо «Заполнить» добавьте сотрудника кнопкой «Подбор» или «Добавить» и укажите сумму. Для разовых досрочных выплат удобнее вид выплаты «Аванс» в отдельной ведомости, чтобы не смешивать с плановой.

Как оформить аванс, если зарплата выдаётся из кассы?

Используйте документ «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Аванс». После её проведения и фактической выдачи денег оформите расходный кассовый ордер (в Бухгалтерии — «Выдача денежных средств из кассы» по ведомости). Не выданные в срок суммы депонируются.

Почему программа не заполняет ведомость на аванс?

Проверьте три вещи: указан ли правильный месяц и вид выплаты «Аванс»; приняты ли сотрудники на работу и не уволены ли до даты выплаты; задан ли способ расчёта аванса в настройках организации. При расчёте «за первую половину месяца» также нужен проведённый документ начисления.