Как устроить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция по приёму на работу

Приём нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка: карточка физического лица, элемент справочника «Сотрудники», кадровый документ «Приём на работу» и, при необходимости, позиция штатного расписания. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты по страховым взносам или уведомления в ЕФС-1.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 как основную кадровую конфигурацию, но логика та же в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:КАМИН. Отличия указаны отдельно. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а в программе ведётся учёт по нужной организации.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма

До оформления сотрудника проверьте базовые настройки учёта. В разделе «Настройка — Реквизиты организации» должны быть заполнены ИНН, КПП, регистрационные данные в фондах — они подтягиваются в отчётность. В настройках учётной политики по зарплате укажите дату выплаты зарплаты и аванса, иначе ведомости будут формироваться с ошибками.

Также заранее заведите справочники, на которые будет ссылаться приём: подразделение, должность, график работы сотрудников и виды начислений (оклад, премии, надбавки). Если организация ведёт штатное расписание, сначала создайте или скорректируйте позицию в документе «Штатное расписание» — тогда при приёме программа сама проверит наличие свободной ставки.

Шаг 1. Создание физического лица и карточки сотрудника

В 1С разделены два объекта: «Физическое лицо» (личные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт) и «Сотрудник» (связь физлица с организацией). Это позволяет одному человеку работать в нескольких организациях холдинга или повторно приниматься после увольнения без дублирования личных данных.

Перейдите в «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Введите ФИО — программа автоматически проверит, нет ли такого физлица в базе, и предложит использовать существующее. Заполните СНИЛС и ИНН: без СНИЛС сотрудник не попадёт в отчётность Персучёта, а без ИНН возможны проблемы с 2-НДФЛ (6-НДФЛ). Внесите данные документа, удостоверяющего личность, дату рождения и адрес.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Карточка сотрудника сама по себе не создаёт трудовых отношений — нужен кадровый документ. Откройте «Кадры — Приёмы на работу» и создайте новый документ либо нажмите «Оформить приём» прямо из карточки сотрудника. Укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность и количество ставок.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад (или тарифную ставку), районный коэффициент, постоянные надбавки. Здесь же проверьте порядок пересчёта оклада при неполном рабочем времени. На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, вид занятости (основное место работы или совместительство) и испытательный срок, если он установлен.

Отдельно проверьте график работы: по умолчанию может подставиться график из настроек, который не соответствует реальному режиму сотрудника. От графика зависит расчёт нормы времени и, следовательно, зарплата при неполном месяце. После заполнения проведите документ.

1. 1
   Проверьте настройки организации, подразделения, должности и графики работы
2. 2
   Создайте физическое лицо, проверив отсутствие дублей по ФИО и СНИЛС
3. 3
   Заполните карточку сотрудника: личные данные, документы, вычеты на детей
4. 4
   Оформите документ «Приём на работу» с датой, должностью и начислениями
5. 5
   Проверьте график работы и вид занятости
6. 6
   Проведите документ и сверьте результат с штатным расписанием

Шаг 3. Налоги, вычеты и сведения для отчётности

После приёма откройте в карточке сотрудника ссылку «Налог на доходы» и проверьте статус налогоплательщика — для нерезидентов ставка НДФЛ отличается, и ошибка здесь приведёт к недоплате налога. Если сотрудник подал заявление на стандартные вычеты, введите их через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».

Проверьте дату начала действия вычетов: она должна совпадать с месяцем приёма или подачи заявления. Если сотрудник принят не с начала года и принёс справку о доходах с предыдущего места, введите эти сведения — иначе вычеты могут быть предоставлены сверх лимита по совокупному доходу.

Приём в 1С:Бухгалтерии 8: чем отличается процесс

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще: документ называется «Приём на работу» и находится в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы». Нет полноценного штатного расписания и сложных графиков, поэтому подходит он в основном для небольших организаций с простой структурой оплаты труда.

Последовательность та же: сотрудник в справочнике, затем приём с должностью, окладом и датой. Учтите ограничение: совместителей, сложные надбавки и суммированный учёт рабочего времени в Бухгалтерии вести неудобно — при росте штата логичнее перейти на ЗУП с синхронизацией данных.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, совместительство, отчётность. Подходит организациям от нескольких десятков сотрудников.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый приём без штатного расписания. Подходит для небольшого штата и простой системы оплаты труда.

Внешняя загрузка данных

При массовом приёме можно загрузить сотрудников из Excel через обработки, но требуется проверка соответствия справочников.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения приёма убедитесь, что всё оформлено корректно. Сформируйте «Штатное расписание» с отбором по подразделению — сотрудник должен занять ставку. Откройте отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков»: новый сотрудник должен присутствовать в списках с правильной датой приёма.

Финальная проверка — тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма: сотрудник должен подтянуться автоматически, а оклад рассчитаться пропорционально отработанным дням по его графику. Если сотрудник не попадает в документ — чаще всего не проведён приём, неверно указана дата или организация.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатное расписание

Норма

Ставка занята сотрудником с даты приёма

Тревожный признак

Ставка свободна или занята дважды

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется в документ автоматически

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке для расчёта

Карточка 2-НДФЛ / сведения

Норма

СНИЛС, ИНН, статус налогоплательщика заполнены

Тревожный признак

Пустые поля, предупреждения при проверке отчёта

Частые вопросы

Как принять сотрудника, который раньше уже работал в организации?

Найдите существующее физическое лицо по ФИО или СНИЛС и оформите новый документ «Приём на работу» на него. Не создавайте новую карточку — иначе стаж, доходы и отчётность разойдутся по двум записям.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, совпадает ли организация в приёме и в документе начисления, не позже ли дата приёма, чем расчётный период. Чаще всего причина — непроведённый приём или неверная дата.

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически можно, но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется перерасчёт и подача корректирующих форм. Безопаснее оформлять приём до закрытия месяца.

Как принять внешнего совместителя?

В документе приёма в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Для внешнего совместителя создаётся отдельный сотрудник, даже если он уже работает у вас по основному месту — это корректно с точки зрения учёта.

Обязательно ли вести штатное расписание для приёма сотрудника?

Нет. В настройках кадрового учёта штатное расписание можно отключить, тогда приём оформляется без привязки к ставке. Но при включённом расписании программа контролирует соответствие приёмов штату, что снижает риск ошибок.