Другое · 12 мин
Как уволить сотрудника в 1С УПП
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С УПП: кадровый документ, расчёт компенсации, начисление зарплаты, печать приказа Т-8 и проверка результата.
Увольнение сотрудника в 1С «Управление производственным предприятием» (УПП) выполняется в два обязательных этапа: кадровое оформление документом «Увольнение из организаций» и расчётное — начисление зарплаты за последний месяц с компенсацией неиспользованного отпуска. Если оформить только один этап, сотрудник либо останется в штате, либо не получит расчётных сумм, а отчётность по нему будет сформирована с ошибками.
В УПП кадровый и расчётный контуры разделены: кадровый документ фиксирует факт расторжения договора и дату увольнения, но не считает деньги. Все начисления при увольнении (зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, выходное пособие) рассчитываются документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Ниже разобран полный порядок действий от проверки данных до контроля результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые и расчётные документы, а период увольнения ещё не закрыт. Если расчёт за месяц увольнения уже выполнен и проведён, порядок действий будет другим — он описан в отдельном разделе.
Что проверить перед оформлением увольнения
Откройте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники организаций» и убедитесь, что по нему нет незакрытых обязательств. Проверьте остаток отпусков: отчёт «Остатки отпусков» покажет количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена компенсация. Если остаток отрицательный (отпуск использован авансом), при расчёте будет удержание, а не компенсация.
Проверьте, нет ли по сотруднику непроведённых больничных, отпусков, командировок и прогулов в месяце увольнения. Незакрытые отклонения исказят расчёт отработанного времени и сумму компенсации. Также уточните наличие исполнительных листов: удержания по ним должны быть учтены при окончательном расчёте, а после увольнения работодатель обязан уведомить взыскателя и приставов.
Убедитесь, что дата увольнения не попадает в закрытый период. Если месяц уже закрыт (установлена дата запрета редактирования данных), документ потребуется вводить с правами администратора или временно открывать период — это нужно согласовать с ответственным за учёт.
Шаг 1. Кадровый документ «Увольнение из организаций»
Перейдите в раздел «Кадровый учёт» → «Увольнение из организаций» и создайте новый документ. Укажите организацию, если в базе их несколько. В табличной части добавьте сотрудника, заполните дату увольнения и основание — статью Трудового кодекса, например п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию). Основание выбирается из классификатора и попадёт в приказ и трудовую книжку.
Обратите внимание на поле «Дата увольнения»: это последний рабочий день сотрудника, и именно за него начисляется зарплата. Распространённая ошибка — указывать день, следующий за последним рабочим, из-за чего сдвигается расчёт отработанного времени и дата в приказе.
Проведите документ. После проведения программа прекращает действие трудового договора: сотрудник перестаёт попадать в списки работающих с даты, следующей за датой увольнения, а в отчётах по штатной расстановке он отображается как уволенный.
- 1Откройте «Кадровый учёт» → «Увольнение из организаций» и создайте документ
- 2Добавьте сотрудника в табличную часть
- 3Укажите дату увольнения — последний рабочий день
- 4Выберите основание увольнения по ТК РФ
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 6Проверьте, что сотрудник исчез из списка работающих на дату после увольнения
Шаг 2. Печать приказа и кадровых форм
Из формы документа «Увольнение из организаций» доступна печать унифицированной формы Т-8 (приказ о прекращении трудового договора). Проверьте в печатной форме дату, основание и реквизиты организации — эти данные берутся из документа и справочников, поэтому ошибка в приказе означает ошибку в исходных данных.
Запись в трудовую книжку и сведения в форме СЗВ-ТД (для отчётности в СФР) формируются отдельно. В УПП сведения о кадровых мероприятиях для электронной отчётности собираются на основании проведённых кадровых документов, поэтому важно, чтобы документ был проведён до формирования отчёта. Подача СЗВ-ТД при увольнении обязательна не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Если организация ведёт электронные трудовые книжки, на бумажный носитель запись вносится только по заявлению сотрудника. Само увольнение в программе от этого не меняется — меняется только комплект выдаваемых документов.
Шаг 3. Расчёт зарплаты и компенсации отпуска
Создайте документ «Начисление зарплаты работникам организаций» за месяц увольнения. Если увольняется часть сотрудников, а остальные продолжают работать, удобнее оформить отдельный документ только на увольняемых — так проще контролировать суммы и не пересчитывать весь месяц при корректировках.
Для расчёта компенсации неиспользованного отпуска в документе предусмотрен механизм расчёта при увольнении: в табличной части начислений у сотрудника укажите вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении» (в типовой УПП он добавляется автоматически при заполнении документа по уволенным, либо вручную). Программа рассчитает количество дней компенсации из остатка отпусков на дату увольнения и средний заработок — из данных расчётной базы за расчётный период.
Проверьте результат расчёта: количество дней компенсации должно совпасть с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения, а средний дневной заработок — с расчётом в других документах сотрудника (например, в отпуске того же года). Расхождение среднего заработка обычно означает, что в расчётном периоде есть непроведённые или исправленные задним числом документы.
Если по сотруднику положено выходное пособие (например, при сокращении штата), добавьте соответствующий вид расчёта вручную. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами — проверьте, что у вида расчёта в плане видов расчёта настроены правильные коды доходов, иначе налоги посчитаются неверно.
Шаг 4. НДФЛ, взносы и выплата
После расчёта начислений документ автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Проверьте НДФЛ: при увольнении налог считается нарастающим итогом с начала года с учётом всех ранее предоставленных вычетов. Если сотрудник получал вычеты на детей, а доход превысил лимит, сумма налога может отличаться от «обычной» месячной.
Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день, поэтому важно, чтобы дата документа начисления и дата выплаты были согласованы. Выплата оформляется документом «Зарплата к выплате организаций» с дальнейшей выплатой через кассу или банк. По нормам ТК РФ все суммы должны быть выплачены в день увольнения.
Если сотрудник отсутствовал в день увольнения (например, болел), выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В программе это оформляется тем же документом выплаты, но с фактической датой.
Особые сценарии увольнения
Увольнение в уже рассчитанном месяце
Если зарплата за месяц увольнения уже начислена общим документом, не редактируйте его вручную. Оформите кадровое увольнение, затем создайте отдельный документ начисления с компенсацией отпуска или используйте механизм доначисления. Ручная правка проведённого документа ломает расчёт НДФЛ нарастающим итогом и приводит к расхождениям в отчётности.
Увольнение сотрудника в отпуске или на больничном
Уволить сотрудника в период временной нетрудоспособности или отпуска по инициативе работодателя нельзя, но по собственному желанию сотрудника — можно. В программе кадровый документ оформляется стандартно, однако нужно корректно закрыть пересекающиеся отклонения: больничный рассчитывается полностью, а компенсация отпуска — за вычетом использованных дней.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При переводе в другую организацию внутри группы компаний увольнение оформляется обычным документом с соответствующим основанием, а в принимающей базе (или той же базе, если организации в одной информационной системе) — приёмом на работу. Остатки отпусков между организациями не переносятся: в старой организации выплачивается компенсация.
Как проверить результат
После проведения всех документов выполните контрольную проверку. Откройте список работающих сотрудников на дату после увольнения — сотрудника в нём быть не должно. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть начисление за отработанные дни, компенсация отпуска (или удержание за использованный авансом), НДФЛ и итог к выплате.
Сверьте обороты по счетам 70 и 70.01 (в управленческом и регламентированном учёте) по данному сотруднику: после выплаты сальдо должно быть нулевым. Ненулевой остаток означает либо невыплаченную сумму, либо лишнее начисление.
Проверьте, что сотрудник корректно попал в отчётность: СЗВ-ТД подан с кадровым событием «Увольнение», в 6-НДФЛ отражены доход и удержанный налог, в расчёте по взносам сотрудник присутствует с суммами за период до увольнения.
Как проверить результат
Сотрудник отсутствует в списке
Сотрудник числится работающим — кадровый документ не проведён или дата неверна
Есть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, итог к выплате
Нет компенсации или суммы не сходятся с остатком отпусков
Нулевое сальдо по сотруднику
Остаток — выплата не проведена или начислено больше выплаченного
Подано событие «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня
Событие не сформировано — риск штрафа за несвоевременную подачу
Частые вопросы
Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал?
Да, пока не оформлен окончательный расчёт и не поданы сведения в СФР, достаточно отменить проведение документа «Увольнение из организаций» и пометить его на удаление. Если расчёт уже проведён, потребуется также отменить начисление компенсации. После подачи СЗВ-ТД придётся подавать отменяющие сведения и оформлять восстановление через новый приём на работу.
Почему компенсация отпуска рассчиталась нулевой?
Чаще всего причина в том, что остаток отпусков на дату увольнения равен нулю или отрицателен — проверьте отчёт «Остатки отпусков». Вторая причина — вид расчёта компенсации не добавлен в документ начисления или уволенный сотрудник не попал в его табличную часть. Реже встречается ситуация, когда не заполнены данные для расчёта среднего заработка из-за отсутствия начислений в расчётном периоде.
Нужно ли увольнять сотрудника, который работает по договору ГПХ?
Нет. Исполнители по договорам гражданско-правового характера не оформляются кадровым документом «Увольнение». Для них закрывается сам договор: проводятся окончательные начисления по договору, и в отчётность подаются сведения о расторжении, если это требуется формой персонифицированного учёта.
Что делать, если увольнение нужно оформить задним числом?
Введите кадровый документ фактической датой увольнения, даже если она в закрытом периоде — для этого понадобятся права на изменение данных прошлых периодов. Затем выполните перерасчёт зарплаты за затронутые месяцы и подайте уточнённую отчётность (6-НДФЛ, РСВ) за периоды, где изменились суммы. СЗВ-ТД подаётся с фактическими датами события.
Как уволить сотрудника, у которого есть непогашенный заём или подотчёт?
Сначала закройте задолженность: оформите возврат подотчётных сумм или удержание из расчёта при увольнении через соответствующий вид удержания. Удержания из зарплаты ограничены нормами ТК РФ, поэтому при недостаточности суммы остаток долга сотрудник возвращает отдельно. Только после закрытия взаиморасчётов проводите окончательный расчёт и выплату.
Отличается ли порядок увольнения в УПП от ЗУП?
Логика двухэтапная в обеих программах: кадровый документ плюс расчётный. В ЗУП расчёт при увольнении чаще выполняется отдельным документом «Увольнение» с автоматическим расчётом компенсации, а в УПП компенсация рассчитывается внутри общего документа начисления зарплаты. Набор печатных форм и отчётности аналогичен.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С УПП — это всегда два документа: кадровый «Увольнение из организаций» и расчётный документ с компенсацией отпуска. Перед оформлением проверьте остаток отпусков и незакрытые отклонения, после — расчётный листок, нулевое сальдо по счёту 70 и своевременную подачу СЗВ-ТД.