Другое · 11 мин
Как внести изменения в штатное расписание в 1С
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», индексация, закрытие позиций, проверка результата и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник, а полноценный учётный механизм: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и кадровые отчёты. Поэтому править позиции напрямую в справочнике нельзя — все изменения оформляются специальными документами с датой вступления в силу. Так сохраняется история: программа всегда знает, какая структура действовала на любую дату.
Типовые ситуации, требующие изменения штатного расписания: добавление новой должности или подразделения, изменение оклада или количества ставок, индексация зарплат, переименование позиции, закрытие неиспользуемых ставок. Для каждого сценария в 1С предусмотрен свой порядок действий, и ниже разобраны основные из них.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1 с включённым ведением штатного расписания. Если в вашей базе штатное расписание не ведётся, сначала потребуется включить соответствующую настройку — об этом тоже рассказано ниже.
Проверка настройки ведения штатного расписания
Перед началом работы убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Настройка структуры компании» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»). Флаг «Ведётся штатное расписание» должен быть установлен.
Там же задаются важные параметры: ведётся ли история изменений, используется ли «вилка» окладов, применяются ли надбавки и разряды. Если история изменений включена, любые правки оформляются только документами — прямое редактирование позиции будет заблокировано. Именно такой режим рекомендуется для корректного учёта.
Если штатное расписание в базе не велось, а сотрудники уже приняты, включать его нужно аккуратно: потребуется создать документ «Утверждение штатного расписания» и сопоставить позиции с уже оформленными сотрудниками. При большом объёме данных эту операцию лучше выполнять на копии базы.
Документ «Изменение штатного расписания»: базовый порядок
Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания». Он находится в разделе «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать». Документ позволяет одновременно добавить новые позиции, изменить существующие и закрыть ненужные.
Порядок заполнения: укажите организацию, подразделение (если изменения касаются одного подразделения) и дату, с которой изменения вступают в силу. Затем в табличной части добавьте позиции и для каждой выберите действие: «Создать», «Изменить» или «Закрыть». Для изменяемых позиций скорректируйте нужные поля — оклад, количество ставок, надбавки, условия труда.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ
- 2Заполните организацию, подразделение и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте позиции и выберите действие: создать, изменить или закрыть
- 4Проверьте оклады, количество ставок и начисления по каждой позиции
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для контроля
После проведения изменения применяются не «задним числом», а с указанной даты. Если сотрудник уже принят на позицию, изменение оклада в штатном расписании не изменит его начисления автоматически — для этого нужен отдельный документ по сотрудникам, о чём ниже.
Добавление новой позиции и изменение существующей
Для добавления новой должности в табличной части документа выберите действие «Создать позицию» и заполните карточку: подразделение, должность из справочника, количество ставок, оклад или вилку, график работы, надбавки. Если нужная должность отсутствует в справочнике «Должности», создайте её заранее — с указанием категории и, при необходимости, вредных условий для отчётности.
Для изменения существующей позиции выберите её из списка и установите действие «Изменить». Откроется карточка позиции, где можно скорректировать оклад, число ставок, состав начислений, надбавки, характер работы. Поля, которые не меняются, оставьте без правки — программа сохранит прежние значения.
Изменение количества ставок
Уменьшение количества ставок возможно только до числа занятых. Если на позиции числится две ставки и обе заняты сотрудниками, уменьшить её до одной программа не даст — сначала нужно оформить перевод или увольнение сотрудника. Увеличение ставок ограничений не имеет и вступает в силу с даты документа.
Индексация окладов по штатному расписанию
Массовое повышение окладов оформляется не ручной правкой каждой позиции, а документом «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата») с включённым флагом индексации, либо документом «Изменение штатного расписания» с командой «Изменить начисления» и указанием коэффициента. В документе можно выбрать все позиции и задать коэффициент индексации — программа пересчитает оклады автоматически.
Важный нюанс: индексация штатного расписания меняет оклады по позициям, но начисления конкретных сотрудников обновляются документом «Изменение плановых начислений». В типовой схеме эти документы создаются связанно, чтобы и штатка, и сотрудники получили новые суммы с одной даты. Если обновить только штатное расписание, в расчёте зарплаты останутся старые оклады.
Закрытие позиций и переименование
Неиспользуемые позиции не удаляются, а закрываются: в документе «Изменение штатного расписания» для позиции выбирается действие «Закрыть» и указывается дата закрытия. Закрытая позиция перестаёт отображаться в актуальном штатном расписании, но остаётся в истории — это необходимо для корректных отчётов за прошлые периоды.
Закрыть можно только свободную позицию: если ставка занята, сначала переведите или увольте сотрудника. Иначе документ не проведётся либо выдаст предупреждение о занятых ставках.
Переименование позиции (например, «менеджер» → «специалист по продажам») оформляется по-разному в зависимости от сути изменения. Если меняется только название должности в справочнике, и это не влияет на условия труда сотрудников, достаточно переименовать элемент справочника «Должности». Если фактически меняется трудовая функция, корректнее закрыть старую позицию, создать новую и оформить переводы сотрудников.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату изменений. Сверьте: новые позиции появились, изменённые оклады отражены, закрытые позиции не выводятся. Дополнительно проверьте отчёт «Остатки штатных единиц» — он покажет свободные и занятые ставки.
Для контроля начислений сотрудников сформируйте расчётный листок или отчёт «Начисленная зарплата» за месяц изменения: новые оклады должны участвовать в расчёте с даты вступления в силу, при неполном месяце — пропорционально отработанному времени.
Как проверить результат
Новые и изменённые позиции отражены с корректными окладами и ставками
Позиция отсутствует или показывает старые данные — документ не проведён или дата неверна
Число свободных и занятых ставок соответствует фактической численности
Отрицательные остатки или «лишние» занятые ставки — есть неоформленные сотрудники
Новый оклад применён с даты документа
Старый оклад — не оформлено изменение плановых начислений сотрудника
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельная работа безопасна, пока речь идёт о типовых операциях в актуальном периоде: добавить позицию, изменить оклад, закрыть свободную ставку. Сложнее обстоит дело с изменениями «задним числом» в уже закрытых периодах расчёта зарплаты — это может потребовать перерасчёта начислений, сторнирования и корректировки отчётности в фонды.
Также к специалисту стоит обратиться при первичном включении штатного расписания в базе с историей, при массовой реорганизации структуры (слияние подразделений, переименование десятков позиций) и при доработанных конфигурациях, где типовые документы могли быть изменены. Перед любыми массовыми операциями делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже закрыт (зарплата рассчитана и выплачена, отчётность сдана), это вызовет необходимость перерасчёта начислений и корректировки отчётов. Такие операции выполняйте только понимая последствия, лучше — на копии базы или с помощью специалиста.
Почему после изменения оклада в штатном расписании зарплата сотрудника не изменилась?
Плановые начисления сотрудника хранятся отдельно от позиции штатного расписания. Чтобы новый оклад попал в расчёт, оформите документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» для конкретного сотрудника с той же даты.
Как посмотреть, какое штатное расписание действовало на прошлую дату?
Сформируйте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», указав нужную дату в параметрах. Отчёт покажет структуру с учётом всех документов утверждения и изменения, действовавших на этот момент.
Что делать, если документ «Изменение штатного расписания» не проводится?
Чаще всего причины: попытка закрыть или сократить занятую ставку, незаполненные обязательные поля позиции, дата изменения раньше даты утверждения позиции. Текст ошибки указывает на конкретную строку — проверьте занятость ставок и корректность дат.
Нужно ли приказ об изменении штатного расписания печатать из 1С?
Документ «Изменение штатного расписания» имеет печатную форму приказа, которую можно вывести по кнопке «Печать». Унифицированная форма приказа законодательно не закреплена, поэтому организация вправе использовать форму из 1С или собственный шаблон, утверждённый в учётной политике.
Как убрать ошибочно созданную позицию?
Если документ ещё не проведён — просто удалите строку. Если проведён, но позиция не использовалась, распроведите и пометьте документ на удаление, затем закройте позицию. Если позиция уже участвовала в кадровых документах, удалить её нельзя — только закрыть документом изменения.
Что важно запомнить
Все изменения штатного расписания в 1С:ЗУП оформляются документами «Утверждение» и «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу — прямое редактирование позиций недопустимо. Оклады сотрудников меняются отдельным документом по плановым начислениям. Контролируйте результат отчётами «Штатное расписание» и «Остатки штатных единиц», а перед массовыми операциями делайте копию базы.