Как начислять зарплату в 1С ЗУП: полное руководство

Начисление зарплаты в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) строится по цепочке: кадровые документы → учёт рабочего времени → расчёт начислений и удержаний → выплата и отражение в учёте. Если любое звено настроено неверно, итоговая сумма в ведомости будет ошибочной, а исправление потребует сторнирования документов. Поэтому важно не только знать, какой документ создать, но и понимать, откуда программа берёт данные для расчёта.

Основной рабочий документ — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Он автоматически подтягивает сотрудников, их плановые начисления, отработанное время по графику, рассчитывает НДФЛ и страховые взносы. Но автоматика работает корректно только при правильно заполненных приёмах на работу, графиках и видах расчёта.

В статье разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля результата, а также типичные ошибки, из-за которых зарплата считается неправильно.

Проверка исходных данных перед расчётом

До создания документа начисления убедитесь, что в базе корректно оформлены приёмы на работу. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте: дату приёма, подразделение, должность, график работы и назначенные плановые начисления. Именно эти данные программа использует при автоматическом заполнении расчёта.

Отдельно проверьте графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). График определяет норму времени за месяц: если в нём ошибка, оклад будет рассчитан пропорционально неверной норме. Для пятидневки убедитесь, что производственный календарь заполнен и актуален — праздничные дни влияют на норму часов.

Также введите все отсутствия и отклонения до расчёта: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Эти документы вытесняют оплату по окладу за соответствующие дни. Если сначала начислить зарплату, а потом ввести больничный, потребуется перерасчёт.

Контрольные точки

Что проверить перед расчётом

Приём на работу

Норма

Заполнены дата, подразделение, график и плановые начисления

Тревожный признак

Сотрудник есть в списке, но начисления или график не назначены

Производственный календарь

Норма

Заполнен на текущий период, праздники отмечены

Тревожный признак

Норма времени в документе расчёта явно не совпадает с календарём

Документы отсутствий

Норма

Все больничные и отпуска введены до начисления зарплаты

Тревожный признак

Отсутствия вводятся после расчёта — возникают перерасчёты

Настройка видов начислений

Виды расчёта хранятся в разделе «Настройка» → «Начисления». Типовая конфигурация уже содержит основные начисления: оплата по окладу, по часовой ставке, премии, районный коэффициент. Прежде чем создавать своё начисление, проверьте, нет ли подходящего типового — это снижает риск ошибок в формулах и налогообложении.

Для каждого начисления критичны три настройки: формула расчёта, назначение (повременная оплата, разовая, премия) и налогообложение — код дохода НДФЛ и облагаемость взносами. Например, если у премии не указан код дохода, НДФЛ с неё может не удержаться, и это вскроется при проверке отчётности.

Плановые начисления назначаются сотруднику в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Разовые — премии, материальная помощь — вводятся отдельными документами из раздела «Зарплата» и автоматически включаются в итоговый расчёт месяца.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Создайте документ: раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение — если считаете зарплату по подразделениям отдельно.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, принятых на указанные подразделения, и рассчитает плановые начисления пропорционально отработанному времени. Альтернатива — кнопка «Подбор», если нужно добавить сотрудников вручную. После заполнения на вкладке «Начисления» видны суммы по каждому сотруднику, норма дней и фактически отработанное время.

На вкладках «Удержания», «НДФЛ» и «Взносы» проверьте автоматически рассчитанные суммы. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов, взносы — по тарифам, заданным в учётной политике организации. После проверки проведите документ.

1. 1
   Введите все кадровые документы и отсутствия за месяц
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и организацию
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
4. 4
   Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы», при необходимости пересчитайте отдельного сотрудника
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ в ЗУП рассчитывается в момент начисления дохода. Программа учитывает статус налогового резидента, применённые вычеты (стандартные, на детей, имущественные) и прогрессивную шкалу при превышении пороговых баз. Вычеты вводятся документами из раздела «Налоги и взносы» — например, «Заявление на вычеты НДФЛ».

Страховые взносы считаются по тарифам, указанным в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Организации» → закладка «Учётная политика»). Проверьте, что выбран правильный вид тарифа — для МСП, льготных категорий и обычных организаций они различаются, и ошибка здесь искажает взносы по всем сотрудникам сразу.

Если сотруднику положены необлагаемые выплаты (например, отдельные виды материальной помощи в пределах лимита), убедитесь, что в виде начисления корректно указаны коды дохода и статьи взносов. Неверная настройка приводит либо к излишнему удержанию, либо к недоимке.

Выплата зарплаты и ведомости

После начисления зарплата выплачивается документами ведомостей: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). При заполнении ведомости программа подтягивает суммы к выплате — начисленное минус удержанное, с учётом ранее выплаченного аванса.

Аванс в ЗУП оформляется либо фиксированной суммой, либо расчётом за первую половину месяца — документ «Начисление за первую половину месяца». Выбранный способ задаётся в настройках зарплаты. Расчёт за первую половину точнее отражает фактически отработанное время, но требует ввода табелей до середины месяца.

После выплаты проверьте, что в ведомости не осталось незаполненных строк и сумма долга по зарплате обнулилась. Отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Выплаты» → «Отчёты») покажет остатки по сотрудникам на конец периода.

Способы выплаты аванса

Фиксированная сумма или процент

Просто и быстро, но не учитывает фактические отсутствия — возможны переплаты, которые придётся удерживать

Расчёт за первую половину месяца

Точнее соответствует отработанному времени, но требует своевременного ввода табелей и отсутствий до даты аванса

Проверка результата и отчёты

Контрольный инструмент расчётчика — расчётный листок (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В нём видны все начисления, удержания, НДФЛ и итог к выплате по каждому сотруднику. Сформируйте листки до проведения ведомостей и сверьте ключевые суммы с первичными данными: окладом, табелем, приказами на премии.

Для сводной проверки используйте «Свод начисленной зарплаты» и «Расчётный листок по организации». Суммы по своду должны сходиться с проведённым документом начисления. Расхождения обычно означают непроведённые документы или ручные правки.

Отдельно сверьте регистры налогового учёта: отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» покажут базу и исчисленные суммы. Эти данные пойдут в отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения), поэтому ошибку лучше найти до сдачи форм, а не после.

Частые вопросы по начислению зарплаты в ЗУП

Ниже собраны вопросы, которые чаще всего возникают у расчётчиков при повседневной работе с программой.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления при автозаполнении?

Чаще всего причины: приём на работу не проведён, дата приёма позже расчётного месяца, сотрудник относится к другому подразделению или организации, либо уже есть проведённый документ начисления за этот период. Проверьте карточку сотрудника и журнал начислений за месяц.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?

Если период не закрыт, распроведите документ, исправьте исходные данные (кадровый документ, график, вид расчёта) и пересчитайте. Если период закрыт и отчётность сдана, используйте документ «Перерасчёт» или вводите корректировку текущим месяцем — не правьте прошлые периоды напрямую.

Почему НДФЛ посчитался не так, как ожидалось?

Проверьте статус резидента в карточке сотрудника, наличие и период действия вычетов, доходы с начала года (применение прогрессивной шкалы) и код дохода у начислений. Отчёт «Анализ НДФЛ» по сотруднику покажет, из чего сложилась сумма налога.

Можно ли начислять зарплату по подразделениям отдельными документами?

Да. В документе «Начисление зарплаты и взносов» укажите конкретное подразделение — тогда автозаполнение подберёт только его сотрудников. Это удобно, когда расчёт ведут несколько расчётчиков или подразделения закрываются в разные дни.

Что делать, если зарплата начислена, а в ведомости сумма к выплате неверная?

Сверьте состав: сумма к выплате = начислено − удержано (НДФЛ и прочие удержания) − уже выплаченный аванс. Проверьте, не было ли ручных правок в документе начисления, и посмотрите отчёт «Задолженность по зарплате» — он покажет, какая выплата уже учтена.