Как в 1С начислить НДФЛ по займу сотруднику

Когда организация выдаёт сотруднику заём по ставке ниже ключевой или беспроцентный, у работника возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах. С этого дохода нужно удержать НДФЛ по ставке 35%. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм: программа сама рассчитает выгоду и налог, если корректно оформить договор займа.

Ошибки в этой операции типичны: налог либо вообще не начисляется, либо считается от неверной базы, либо попадает не в тот налоговый период. Ниже — полный цикл работы: от настройки учёта до проверки результата в отчётах, с разбором сценариев для беспроцентного займа, займа под низкий процент и ситуации, когда НДФЛ начислять не нужно.

Когда по займу возникает НДФЛ и когда нет

Материальная выгода по рублёвому займу возникает, если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки Центрального банка, действующей на дату получения дохода. Доходом считается разница между процентами, рассчитанными от 2/3 ключевой ставки, и фактическими процентами по договору. С этой разницы удерживается НДФЛ по ставке 35%.

Налог не начисляется в нескольких ситуациях. Во-первых, когда ставка по договору равна или превышает 2/3 ключевой — выгоды просто нет. Во-вторых, когда заём выдан на покупку или строительство жилья и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой инспекции. В-третьих, когда заём выдан не сотруднику, а стороннему физлицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, — в этом случае организация не является налоговым агентом в штатном порядке, и механика учёта другая.

Подготовка: что включить в настройках 1С

Перед первым начислением проверьте, что в программе включён учёт займов. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» (или «Настройка расчёта зарплаты» в зависимости от релиза) и убедитесь, что установлен флаг «Выдаются займы сотрудникам». Без этой настройки документы по займам будут недоступны в журналах.

Дополнительно проверьте учётную политику по НДФЛ: вид дохода «Материальная выгода» и соответствующий код вычета должны присутствовать в программе по умолчанию, но если конфигурация дорабатывалась, убедитесь, что ставка 35% для этого вида дохода не была изменена. Также актуализируйте релиз: ключевая ставка ЦБ подтягивается из обновлений, и на устаревшей версии расчёт может опираться на неактуальное значение.

Оформление договора займа в программе

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам» → «Договор займа сотруднику» и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: сотрудник, сумма займа, дата выдачи, срок погашения, процентная ставка (для беспроцентного займа укажите 0%). Укажите порядок погашения — ежемесячно фиксированными суммами, в конце срока или дифференцированно.

Если заём выдаётся траншами или погашается не по графику, оформите дополнительные документы: «Выдача займа сотруднику» для каждой выплаты и «Погашение займа сотрудником» для возвратов вне графика. Программа считает выгоду от фактической задолженности, поэтому точность этих документов напрямую влияет на базу налога.

После проведения документа откройте его печатную форму и сверьте график погашения с бумажным договором. Расхождение в датах или суммах — самая частая причина неверного расчёта выгоды в последующих месяцах.

1. 1
   Включите флаг «Выдаются займы сотрудникам» в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Создайте документ «Договор займа сотруднику»: сумма, ставка, срок, порядок погашения
3. 3
   При необходимости оформите «Выдачу займа» и документы погашения
4. 4
   Рассчитайте зарплату за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов»
5. 5
   Проверьте на вкладке «Займы» рассчитанную материальную выгоду и НДФЛ 35%
6. 6
   Сверьте результат с отчётом «Анализ НДФЛ» или расчётным листком сотрудника

Как программа рассчитывает выгоду и налог

Расчёт выполняется при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. На вкладке «Займы» появляется строка с сотрудником: программа определяет остаток задолженности, количество дней пользования займом, берёт 2/3 ключевой ставки ЦБ, действующей на последнее число месяца, и вычисляет разницу с договорной ставкой. Полученная сумма — материальная выгода, с неё начисляется НДФЛ 35%.

Важная особенность: датой получения дохода считается последний день каждого месяца, пока действует договор займа, — даже если проценты фактически не уплачивались. Поэтому налог начисляется ежемесячно, а не в момент возврата займа. Если в каком-то месяце сотруднику не выплачивался доход, из которого можно удержать налог, НДФЛ переносится на ближайшую выплату.

Удержание налога ограничено: с денежных выплат нельзя удержать более установленной доли дохода. Если зарплаты сотрудника не хватает, остаток налога остаётся неудержанным, и по итогам года о нём нужно сообщить в налоговую инспекцию через справку о доходах с признаком невозможности удержания.

Отдельные сценарии

Беспроцентный заём

Ставка в договоре — 0%, поэтому вся сумма процентов, рассчитанная от 2/3 ключевой ставки, становится материальной выгодой. Это самый распространённый случай, и механика расчёта та же: документ займа, ежемесячное начисление, НДФЛ 35%. Контролируйте, чтобы заём был корректно отражён как беспроцентный, а не как заём с пропущенной ставкой, — иначе программа может посчитать его коммерческим.

Заём на покупку жилья

Если сотрудник принёс уведомление из налоговой о праве на имущественный вычет, материальная выгода по целевому жилищному займу освобождается от НДФЛ. В договоре займа отметьте, что заём выдан на приобретение или строительство жилья, и зарегистрируйте подтверждающий документ. Начиная с месяца, указанного в уведомлении, программа перестанет начислять налог на выгоду.

Частичное погашение в середине месяца

При досрочном погашении оформите документ «Погашение займа сотрудником» фактической датой. Программа пересчитает выгоду пропорционально дням пользования каждой частью долга. Оформление возврата задним числом или пропуск документа исказит базу за весь период.

Проверка результата и отчётность

После расчёта откройте расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка «Материальная выгода по займам» в составе доходов и соответствующая сумма НДФЛ по ставке 35% — отдельно от основного налога 13%. Затем сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» (Налоги и взносы → Отчёты) за месяц и убедитесь, что доход по коду материальной выгоды и удержанный налог совпадают с расчётным листком.

НДФЛ с материальной выгоды попадает в расчёт 6-НДФЛ и годовую справку о доходах отдельными строками со своей ставкой и КБК. Перед сдачей отчётности сверьте, что суммы по ставке 35% в разделе 2 расчёта 6-НДФЛ сходятся с данными регистров. Расхождения чаще всего вызваны ручными правками документов начисления или переносом даты выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка материальной выгоды и НДФЛ 35% отдельно от основного налога

Тревожный признак

Выгоды нет при ставке договора ниже 2/3 ключевой

Вкладка «Займы» в документе начисления

Норма

Сумма выгоды соответствует остатку долга и числу дней месяца

Тревожный признак

Сумма не меняется после частичного погашения займа

Отчёт «Анализ НДФЛ»

Норма

Доход и налог по ставке 35% совпадают с расчётным листком

Тревожный признак

Налог есть в листке, но отсутствует в регистре — вероятны ручные правки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — невключённый флаг «Выдаются займы сотрудникам»: документы создаются обходными путями, но автоматический расчёт не запускается. Вторая типичная ошибка — устаревшая ключевая ставка в программе из-за пропущенных обновлений: база считается от неверного ориентира, и налог искажается в обе стороны.

Третья группа ошибок связана с датами: договор оформлен одним числом, а деньги выданы другим, либо погашение проведено задним числом. Программа опирается на даты документов, поэтому любое расхождение с реальным движением денег даёт неверную базу. Наконец, не пытайтесь «закрыть» налог разовым удержанием при возврате займа — законодательство требует ежемесячного определения дохода.

Частые вопросы

Нужно ли начислять НДФЛ, если заём выдан под ставку выше 2/3 ключевой ставки ЦБ?

Нет. Материальная выгода возникает только когда договорная ставка ниже 2/3 ключевой ставки. Если ставка по договору равна этому порогу или выше, дохода у сотрудника нет, и налог не начисляется независимо от суммы и срока займа.

По какой ставке облагается материальная выгода и когда она удерживается?

Ставка — 35%. Доход определяется на последнее число каждого месяца пользования займом, а удерживается налог при ближайшей выплате денежного дохода сотруднику. Если удержать не из чего, остаток переносится на следующие выплаты.

Что делать, если сотрудник вернул заём в середине месяца?

Оформите документ «Погашение займа сотрудником» фактической датой возврата. Программа рассчитает выгоду пропорционально дням пользования займом в этом месяце и начислит налог на последнее число месяца, как обычно.

Освобождается ли от НДФЛ заём на покупку квартиры?

Да, при условии, что сотрудник подтвердил право на имущественный налоговый вычет уведомлением из налоговой инспекции. Отметьте целевое назначение в договоре займа и зарегистрируйте уведомление — с указанного в нём месяца налог на выгоду начисляться не будет.

Почему программа не рассчитывает выгоду, хотя договор займа проведён?

Проверьте три вещи: включён ли флаг «Выдаются займы сотрудникам» в настройках, оформлен ли документ «Выдача займа сотруднику» (без фактической выдачи расчёт не стартует) и не превышает ли ставка по договору 2/3 ключевой ставки — в последнем случае выгоды действительно нет.

Как отразить заём, выданный не сотруднику, а стороннему физлицу?

Штатный механизм займов в ЗУП рассчитан на работников организации. Для стороннего физлица учёт ведётся иначе: как правило, через бухгалтерскую программу, а обязанности налогового агента и порядок расчёта выгоды определяются отдельно — этот сценарий требует индивидуальной настройки и консультации по методологии учёта.