Другое · 11 мин
Как принять сотрудника на работу в 1С
Как оформить приём на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание сотрудника, документ «Приём на работу», график, ставка, проверка начислений и типичные ошибки.
Приём сотрудника на работу в 1С — это не одно действие, а цепочка: заведение физического лица, создание карточки сотрудника, оформление кадрового документа и проверка того, что новый работник корректно попадает в расчёт зарплаты и отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, программа либо не начислит зарплату, либо сформирует ошибочные данные в отчётах ПФР и ФНС.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В конце отдельно разобраны особенности приёма в «1С:Бухгалтерии», где кадровый блок упрощён. Интерфейс в разных релизах может немного отличаться, но логика документов и справочников сохраняется.
Подготовка: что должно быть настроено до приёма
Прежде чем оформлять первого сотрудника, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Минимальный набор: организация с реквизитами, подразделения, должности, графики работы и виды начислений (оклад, тарифная ставка). Если какого-то элемента нет, программа позволит создать его «на лету» прямо из документа, но лучше подготовить справочники заранее, чтобы не плодить дубли.
Особое внимание уделите графикам работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). От графика зависит расчёт нормы времени и, соответственно, правильность начисления оклада за неполный месяц. Для стандартной пятидневки подойдёт типовой график, для сменных режимов его придётся настроить отдельно.
Также проверьте учётную политику организации: настройки страховых взносов, НДФЛ и резервов влияют на последующие расчёты. Если приём первый в новой базе, программа может предложить пройти начальную настройку — не пропускайте её.
Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника
В ЗУП данные хранятся на двух уровнях: «Физическое лицо» — это человек с его персональными данными (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт), а «Сотрудник» — это связка физлица с организацией и местом работы. Один человек может быть сотрудником нескольких организаций внутри одной базы.
Быстрый путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Создать». В открывшейся форме введите ФИО — программа сама проверит, нет ли такого физлица в базе, и предложит выбрать существующее или создать новое. Заполните поля, отмеченные как обязательные: дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН (если есть), данные документа, удостоверяющего личность.
СНИЛС и ИНН вводятся по гиперссылкам в карточке сотрудника («Личные данные»). Адрес регистрации и контактный телефон нужны для отчётности и личной карточки, но их можно дополнить позже — на проведение приёма они не влияют.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2Введите ФИО и подтвердите создание нового физлица
- 3Заполните дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, паспортные данные
- 4Укажите организацию и перейдите к оформлению приёма
- 5Проверьте, что карточка записалась без ошибок
Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»
Ключевой документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Если вы создавали сотрудника через карточку, программа может сразу предложить оформить приём — это тот же документ, только открытый из другого места.
В документе последовательно заполните: дату приёма (первый рабочий день по трудовому договору), организацию, подразделение, должность. Поле «Количество ставок» по умолчанию равно 1 — для совместителя на полставки укажите 0,5. Вид занятости выбирается из списка: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.
На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление — обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу» — и укажите размер. Если начисление зависит от графика, проверьте, что в поле «График работы» выбран правильный вариант. Для испытательного срока есть отдельное поле на вкладке «Трудовой договор» (в новых релизах — «Договор»), туда же вносятся номер и дата трудового договора.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа предложит распечатать типовой приказ по форме Т-1 и другие кадровые формы — это удобно, если документооборот ведётся из 1С.
Шаг 3. Начисления, удержания и аванс
Одного оклада часто недостаточно. Если сотруднику положены постоянные надбавки (за стаж, за вредность, районный коэффициент), они добавляются на вкладке «Оплата труда» тем же документом приёма. Районный коэффициент и северная надбавка, как правило, подтягиваются автоматически из настроек организации — проверьте их наличие в списке начислений документа.
Постоянные удержания (например, алименты по исполнительному листу) приёмом не оформляются — для них существуют отдельные документы в разделе «Зарплата» → «Удержания». Не пытайтесь «зашить» удержание в приём, это приведёт к ошибкам в расчёте.
Способ выплаты аванса задаётся в карточке сотрудника или документом «Изменение аванса». По умолчанию применяется вариант, заданный для организации в целом (фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца).
Шаг 4. Проверка результата
Оформленный приём нужно проверить до первого расчёта, а не после него. Откройте список сотрудников и убедитесь, что новый работник отображается с правильной должностью и подразделением. Затем сформируйте штатное расписание или отчёт «Штатная расстановка», если оно ведётся, — сотрудник должен занять позицию.
Главный тест: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и нажмите «Заполнить». Сотрудник должен появиться в табличной части с рассчитанной суммой. Если он принят не с первого числа, сумма должна быть пропорционально меньше оклада — это признак того, что график и дата приёма учтены верно.
Дополнительно проверьте отчёт «Остатки отпусков» или карточку сотрудника: право на отпуск начинает накапливаться с даты приёма автоматически, никаких отдельных документов для этого не требуется.
Как проверить результат
Видны должность, подразделение, дата приёма
Сотрудник есть, но без организации или с пустой должностью
При заполнении документа сотрудник появляется с суммой
Сотрудник не подтягивается или сумма равна нулю
Указан конкретный график, норма времени заполнена
График пуст — оклад за неполный месяц посчитается неверно
Позиция занята принятым сотрудником
Позиция свободна или появилась лишняя ставка
Приём в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый функционал ограничен, но приём оформить можно. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». Сначала создаётся сотрудник с личными данными, затем документ с датой приёма, подразделением, должностью и окладом.
Учтите ограничение: в базовых версиях Бухгалтерии полноценный расчёт зарплаты и кадровый учёт доступны для небольшого числа сотрудников. Если штат растёт, ведётся штатное расписание, сменные графики или сложные начисления — корректным решением будет переход на ЗУП с обменом данными с бухгалтерией.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» приём оформляется аналогично ЗУП, поскольку кадровый блок там построен на той же подсистеме: документ «Приём на работу» находится в разделе кадрового учёта, а состав полей практически совпадает.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, отпуска, все виды приёмов. Подходит любому штату.
Упрощённый приём с окладом и подразделением. Подходит для небольшого штата без сложных начислений.
Кадровый блок как в ЗУП, встроен в общую систему. Подходит, если учёт уже ведётся в этих конфигурациях.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Если человек когда-то уже числился в базе, а кадровик создал его заново, отчёты по НДФЛ и взносам раздвоятся, и исправлять это придётся объединением карточек с риском потери данных. Всегда ищите по СНИЛС перед созданием.
Вторая ошибка — неверная дата приёма. Документ, проведённый «задним числом» после расчёта зарплаты, не пересчитает уже проведённые документы автоматически: потребуется перезаполнить начисления за затронутые месяцы. Обратная ситуация — приём будущей датой — приведёт к тому, что сотрудник «не виден» в текущем расчёте, и это нормально, но путает начинающих пользователей.
Третья группа ошибок связана с начислениями: забыли добавить надбавку, указали оклад вместо часового тарифа, не выбрали график. Все эти проблемы исправляются документом «Изменение оплаты труда» (или «Кадровый перевод»), а не редактированием проведённого приёма — исправлять кадровые документы задним числом следует только при явной ошибке в исходных данных.
Особые ситуации
Приём совместителя
Внешний совместитель оформляется обычным приёмом с видом занятости «Внешнее совместительство» и долей ставки. Внутренний совместитель — это второй сотрудник при том же физлице: в карточке сотрудника создайте нового сотрудника, выбрав существующее физическое лицо, и оформите отдельный приём с видом «Внутреннее совместительство».
Приём по срочному договору и на время отсутствующего работника
Для срочного договора на вкладке договора укажите дату окончания и основание. Если сотрудник принимается на время отпуска по уходу за ребёнком основного работника, в ЗУП есть механизм «временного освобождения ставки» — он настраивается в кадровых документах и позволяет не плодить лишние позиции штатного расписания.
Приём в середине месяца
Дополнительных действий не требуется: укажите фактическую дату приёма, и программа рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по графику. Проверьте только, что график заполнен на весь месяц, иначе норма времени будет неполной.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника без СНИЛС или ИНН?
Да, документ проведётся, но без СНИЛС невозможно сдать персонифицированную отчётность, а без ИНН могут быть предупреждения в 6-НДФЛ. Запросите данные у сотрудника и внесите их в карточку до сдачи отчётов.
Чем отличается «Приём на работу» от «Кадрового перевода»?
Приём создаёт новые трудовые отношения с сотрудником, которого не было в организации. Перевод меняет условия работы уже принятого сотрудника: должность, подразделение, график. Оформлять переводом первичный приём нельзя.
Как оформить приём, если сотрудник работает дистанционно?
Кадровый документ заполняется стандартно. Условия о дистанционной работе отражаются в трудовом договоре и, при необходимости, в дополнительных сведениях карточки. На расчёт зарплаты дистанционный формат не влияет.
Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Что проверить?
Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, попадает ли дата приёма в расчётный месяц и указан ли график работы. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация, что и в приёме.
Как исправить ошибочную дату приёма?
Если зарплата за период ещё не рассчитывалась, можно исправить дату прямо в документе и перепровести его. Если расчёт уже выполнен, используйте документ-исправление или отмените приём и создайте новый, после чего перезаполните начисления.
Нужно ли отдельно вводить право на отпуск новому сотруднику?
Нет. Право на ежегодный отпуск накапливается автоматически с даты приёма. Документ «Начальная штатная расстановка» или ввод остатков отпусков нужен только для сотрудников, принятых до начала ведения учёта в программе.
Что важно запомнить
Приём в 1С — это последовательность: физическое лицо → сотрудник → документ «Приём на работу» с должностью, графиком и начислениями. Перед созданием ищите дубли по СНИЛС, после проведения проверяйте попадание сотрудника в начисление зарплаты, а изменения условий вносите отдельными кадровыми документами, а не правкой приёма.