Другое · 9 мин
Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция
Как оформить прием сотрудника на работу в 1С ЗУП 8.3: создание физлица, документ «Прием на работу», график, оклад, приказ Т-1 и проверка начислений.
Документ «Прием на работу» — точка входа сотрудника в расчет зарплаты: от него зависят плановые начисления, график работы, кадровый учет и отчетность в фонды. Ошибка на этом этапе приводит к неверным начислениям, расхождениям в отчетах и необходимости сторнировать документы задним числом.
В 1С:ЗУП 8.3 прием оформляется в разделе «Кадры» и состоит из нескольких связанных действий: создания карточки физического лица, заполнения документа приема, настройки начислений и печати приказа по форме Т-1. Ниже — подробный разбор каждого шага с проверкой результата.
Подготовка: что должно быть настроено до приема сотрудника
До создания документа приема убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Нужна организация с реквизитами (раздел «Настройка → Организации»), подразделение, в которое принимается сотрудник, и должность в справочнике «Должности». Если организация ведет штатное расписание, штатная единица должна быть создана и утверждена заранее — иначе документ приема не даст выбрать позицию.
Также проверьте наличие подходящего графика работы сотрудников: «Настройка → Графики работы сотрудников». Стандартная пятидневка обычно есть в типовой поставке, но для сменных режимов график создается отдельно с указанием смен и перерывов.
Если прием массовый или сотрудников много, проверьте настройки учетной политики: способ отражения зарплаты в учете, взносы, НДФЛ-вычеты по умолчанию. Это избавит от ручных правок в каждом документе.
Шаг 1. Создание физического лица
Откройте раздел «Кадры → Сотрудники» или «Кадры → Физические лица». Если человек ранее не работал в организации, создайте новую карточку физического лица: укажите ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Эти данные критичны для отчетности в СФР (бывшие ПФР и ФСС) и налоговую — ошибка в СНИЛС или ИНН приведет к отказу в приеме отчетов.
Заполните паспортные данные по ссылке «Личные данные» — они понадобятся для трудового договора и приказа. Адрес регистрации и телефон вносятся по желанию, но адрес используется в некоторых формах отчетности.
Если физлицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник принимается повторно), не создавайте дубликат — найдите существующую карточку через поиск. Дубли физлиц ломают персонифицированный учет и своды по НДФЛ.
Шаг 2. Создание документа «Прием на работу»
Перейдите в «Кадры → Приемы на работу» и нажмите «Создать». Откроется форма документа, которую нужно заполнить последовательно:
- Организация — выбирается из справочника, если в базе их несколько.
- Сотрудник — укажите созданное физлицо; программа автоматически создаст сотрудника.
- Дата приема — первый рабочий день по трудовому договору.
- Подразделение и должность — или штатная единица, если ведется штатное расписание.
- График работы — выберите из справочника графиков.
- Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.
- Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.
- Условия приема — срок испытания, характер работы, если требуется.
На вкладке «Главное» также указывается номер приказа — он подставится в печатную форму Т-1. Если договор срочный, заполните дату окончания и основание срочности.
- 1Создайте или найдите карточку физического лица с ИНН и СНИЛС
- 2Откройте «Кадры → Приемы на работу → Создать»
- 3Заполните сотрудника, дату, подразделение, должность, график и вид занятости
- 4На вкладке «Оплата труда» укажите оклад и плановые надбавки
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 6Проверьте начисление зарплаты за первый месяц работы
Шаг 3. Настройка оплаты труда
Вкладка «Оплата труда» определяет плановые начисления сотрудника. Нажмите «Добавить» и выберите начисление — обычно это «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Укажите размер оклада. Если ведется штатное расписание, размер подтянется из штатной единицы автоматически.
Добавьте постоянные надбавки, если они предусмотрены: районный коэффициент, процентная надбавка, доплата за вредность. Разовые премии в плановые начисления не включаются — они оформляются отдельными документами.
Проверьте способ отражения зарплаты в бухучете, если он отличается от настройки по умолчанию для подразделения. На вкладке «Дополнительно» можно указать статью финансирования и порядок учета затрат.
Шаг 4. Печать приказа и трудового договора
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о приеме (Т-1)». Программа сформирует типовую форму с данными из документа. Проверьте перед печатью: ФИО, должность, дату приема, оклад и условия испытания.
Если в организации настроены шаблоны трудовых договоров («Настройка → Печатные формы, отчеты и обработки → Шаблоны договоров»), договор можно распечатать прямо из карточки сотрудника с подстановкой данных. Это существенно ускоряет оформление при массовых приемах.
Для оформления по ГПХ используется отдельный документ «Договор работы, услуги» — механика похожа, но отчетность и взносы считаются иначе.
Проверка результата и частые ошибки
После проведения приема создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудника. Сотрудник должен подтянуться в табличную часть с расчетом оклада пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не попадает в начисление — проверьте дату приема, график работы и вид занятости.
Контрольные точки: в карточке сотрудника появилась запись о приеме, плановые начисления отображаются на вкладке «Начисления и удержания», в отчете «Штатные сотрудники» человек виден с даты приема.
Если ошибка обнаружена до расчета зарплаты, документ приема можно просто отредактировать и перепровести. Если зарплата уже рассчитана — сначала отмените начисления, исправьте прием, затем пересчитайте зарплату.
Прием совместителей и особые случаи
Внутренний совместитель оформляется отдельным документом приема на того же физлица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство» — в базе появится второй сотрудник. Внешний совместитель создается как новое физлицо (или находится существующее) с видом «Внешнее совместительство».
При приеме на 0,5 ставки укажите количество ставок 0,5 и убедитесь, что оклад в начислении задан за полную ставку — программа сама рассчитает пропорцию. Распространенная ошибка — вписать сразу половинный оклад, тогда сотрудник получит четверть ставки.
Для дистанционных работников и срочных договоров заполните соответствующие поля в документе: характер работы и основание срочности попадают в приказ и трудовой договор.
Как проверить результат
Подтягивается автоматически с расчетом за отработанные дни
Отсутствует в списке или сумма равна нулю
Виден оклад и надбавки с даты приема
Список начислений пуст
Все поля заполнены, оклад и дата верны
Пустые поля, неверный номер приказа
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить прием задним числом?
Технически да, но только если за этот период еще не рассчитана зарплата и не сданы отчеты. Иначе потребуется отменить расчетные документы, внести прием и пересчитать все начисления, а отчетность сдать корректирующую.
Чем отличается прием при включенном штатном расписании?
Документ приема привязывается к конкретной штатной единице, оклад и начисления подтягиваются из нее. Принять сотрудника на несуществующую или полностью занятую позицию нельзя — сначала изменяется штатное расписание.
Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — что проверить?
Проверьте дату приема (она должна попадать в расчетный период), наличие графика работы, плановых начислений и то, что документ приема проведен, а не сохранен как черновик.
Как оформить прием по договору ГПХ?
Используйте документ «Договор работы, услуги» в разделе «Кадры». Он не создает трудовых отношений, физлицо не попадает в штат, а вознаграждение начисляется отдельными документами по актам.
Нужно ли заводить новое физлицо для бывшего сотрудника?
Нет. Найдите существующую карточку физлица и создайте новый документ приема — появится новый сотрудник, привязанный к тому же человеку. Дубликаты физлиц нарушают учет НДФЛ и страховых взносов.
Как исправить ошибку в проведенном приеме?
Если зарплата еще не рассчитана — откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если расчет выполнен — отмените начисления за затронутые периоды, исправьте прием и пересчитайте зарплату заново.
Что важно запомнить
Прием в 1С ЗУП 8.3 — это документ «Приемы на работу» с корректной датой, графиком, видом занятости и плановыми начислениями. Проверяйте результат через тестовое начисление зарплаты и не создавайте дублей физлиц — это главные источники ошибок в учете.