Другое · 11 мин
Где в 1С внести справку с предыдущего места работы для больничного
Как внести справку о заработке с предыдущего места работы (182н) в 1С:ЗУП для расчёта больничного: пошаговая инструкция, проверка результата и типичные ошибки.
При расчёте больничного пособия работнику, который в расчётных годах трудился у других работодателей, нужно учесть его заработок по справке 182н. Если эти данные не внести в 1С, программа посчитает пособие только из доходов в вашей организации — и сумма окажется заниженной, а при недостатке данных вообще будет применён расчёт из МРОТ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть специальный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящий)». Он хранится в базе, автоматически подтягивается во все последующие больничные, отпуска по уходу за ребёнком и другие пособия сотрудника. В 1С:Бухгалтерии механизм проще: суммы из справки вводят непосредственно в документе «Больничный лист».
Ниже разберём оба сценария, способы внесения справки до и после оформления больничного, проверку результата и типичные ошибки, из-за которых заработок «теряется» при расчёте.
Какую справку вносить и когда она нужна
Для расчёта пособий используется справка о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой (форма № 182н). Её выдаёт прежний работодатель при увольнении или по запросу работника. В справке указываются суммы заработка по годам и периоды исключения — дни болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
Справка нужна, если сотрудник в расчётном периоде (два года, предшествующих году страхового случая) работал у других страхователей. Если человек работает у вас давно и весь расчётный период получал доход только в вашей организации, вносить справку не требуется — программа возьмёт данные из учёта.
Отдельный случай — электронный обмен с СФР. Если у организации настроен прямой обмен с Социальным фондом, часть данных о заработке может поступать автоматически по запросу. Однако справку от сотрудника всё равно стоит внести документом, чтобы расчёт был прозрачным и подтверждённым.
Внесение справки в 1С:ЗУП через раздел «Зарплата»
Основной способ — документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящий)». Откройте раздел «Зарплата», затем в группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если ссылки нет, проверьте настройку панели навигации раздела — она могла быть скрыта.
Создайте новый документ и заполните его данными из бумажной справки: укажите сотрудника, страхователя (прежнего работодателя — его можно выбрать из справочника контрагентов или ввести наименование вручную), период работы и годы, за которые приведены суммы.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Создайте документ, выберите сотрудника и укажите прежнего страхователя
- 3Внесите суммы заработка по каждому году расчётного периода
- 4Заполните дни исключения (болезни, декрет) по годам, если они указаны в справке
- 5Проведите документ и убедитесь, что он сохранён без ошибок
- 6Откройте больничный лист и проверьте, что заработок учтён в расчёте среднего
В табличной части документа для каждого года вводится сумма заработка. Если в справке указаны дни, исключаемые из расчёта (временная нетрудоспособность, отпуска по беременности и уходу за ребёнком), их тоже нужно внести — они влияют на расчёт пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
После проведения документ хранится в базе и участвует во всех расчётах пособий этого сотрудника. Повторно вносить справку при каждом новом больничном не нужно — достаточно одного корректно заполненного документа.
Внесение справки прямо из больничного листа
Если больничный уже оформлен, справку можно внести, не выходя из документа. Откройте «Больничный лист», перейдите на вкладку «Оплата» (или откройте форму расчёта среднего заработка по кнопке с суммой среднего заработка). В форме расчёта есть возможность добавить данные справок прежних работодателей.
В форме «Ввод данных для расчёта среднего заработка» нажмите «Добавить справку с пред. места работы» (название кнопки может незначительно отличаться в зависимости от релиза). Откроется тот же документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящий)» — заполните его по бумажной справке и проведите.
После закрытия формы расчёта среднего суммы в больничном пересчитаются автоматически. Убедитесь, что средний заработок вырос, а в расшифровке расчёта появились суммы прежнего работодателя.
Вносить справку удобнее до расчёта больничного, а не после. Тогда документ сразу рассчитается корректно, и не придётся перепроводить начисление и исправлять уже сформированные отчёты и реестры для СФР.
Как внести данные справки в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа для входящей справки нет. Данные о заработке у прежних работодателей вводятся непосредственно в документе «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Больничный лист»).
В документе нажмите «Изменить» рядом с полем заработка для расчёта среднего. В открывшейся форме предусмотрен ввод сумм заработка, полученного у других страхователей, по годам расчётного периода. Внесите суммы по справке 182н и сохраните — программа пересчитает средний дневной заработок.
Учтите ограничение: в типовой Бухгалтерии введённые суммы относятся к конкретному больничному. При следующем страховом случае данные придётся ввести заново, поэтому бумажную справку храните в личном деле сотрудника.
Сравнение вариантов
Подходит для постоянного хранения: вводится один раз, действует для всех пособий сотрудника; требует заполнения отдельного документа
Подходит, когда больничный уже создан; по сути создаётся тот же документ справки, данные сохраняются в базе
Подходит для редких случаев и небольшого штата; данные привязаны к конкретному документу и не хранятся централизованно
Проверка результата и учёт ограничений
После внесения справки обязательно проверьте расчёт. Откройте больничный лист и форму расчёта среднего заработка: в таблице по годам должны отображаться суммы вашей организации и суммы из справки прежнего работодателя. Средний дневной заработок должен увеличиться по сравнению с расчётом без справки.
Программа автоматически ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления взносов на соответствующий год. Если сумма по справке превышает лимит, в расчёт пойдёт только предельная величина — это норма, а не ошибка заполнения.
Как проверить результат
По годам видны суммы из справки 182н наряду с заработком в организации
Отображается только заработок текущей организации — справка не проведена или не подтянулась
Значение выросло после внесения справки и не превышает расчёт из предельных баз
Значение не изменилось — проверьте годы в справке: они должны совпадать с расчётным периодом
Дни болезни и декрета у прежнего работодателя учтены в расчёте пособий по БиР
Дни исключения не заполнены — пособие по беременности может быть занижено
Если больничный был рассчитан и выплачен до внесения справки, пособие нужно пересчитать. В ЗУП создайте исправление документа или пересчитайте его после проведения справки — доначисление отразится в учёте, а корректирующие данные уйдут в СФР при очередном обмене.
Типичные ошибки при внесении справки
Отдельная проблема — расчёт из МРОТ. Если программа показывает средний заработок, рассчитанный из МРОТ, хотя справка внесена, проверьте: совпадают ли годы справки с расчётным периодом, проведён ли документ и не превышает ли доля заработка прежнего работодателя ожиданий. Часто причина в том, что справка оформлена на годы, не попадающие в расчёт.
Если сотрудник работал у нескольких работодателей в расчётном периоде, внесите отдельную справку по каждому страхователю. Суммарный заработок по каждому году всё равно будет ограничен предельной базой, но собрать нужно все подтверждённые суммы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли внести справку 182н задним числом?
Да. Дата документа не влияет на расчёт — важны годы, за который указан заработок. После проведения справки пересчитайте уже рассчитанные больничные сотрудника, чтобы пособие учло прежний заработок.
Что делать, если сотрудник потерял справку с предыдущего места работы?
Сотрудник может запросить дубликат у прежнего работодателя. Кроме того, по заявлению работника вы вправе направить запрос в СФР о размере заработка — пособие сначала считается из имеющихся данных, а после получения ответа пересчитывается.
Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает по совместительству?
Зависит от ситуации. Если пособие назначается по нескольким местам работы, каждый работодатель считает его из своего заработка, и справка о заработке у другого работодателя не нужна. Если пособие назначается по одному месту — справки с других мест работы вносятся в общем порядке.
Почему сумма из справки в расчёте меньше, чем указано на бумаге?
Программа ограничивает заработок предельной величиной базы по взносам за соответствующий год. Если сумма в справке выше лимита, в расчёт берётся только предельная величина — это требование законодательства, а не ошибка.
Где посмотреть все внесённые справки по сотруднику?
В 1С:ЗУП откройте журнал «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» в разделе «Зарплата» и установите отбор по сотруднику. Так вы увидите все документы и сможете найти дубликаты или ошибочно введённые записи.
Влияет ли справка на расчёт отпускных?
Нет. Данные справки 182н используются только для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Отпускные рассчитываются из заработка в вашей организации по правилам среднего заработка для отпусков.
Что важно запомнить
Справку 182н в 1С:ЗУП вносят документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящий)» — из раздела «Зарплата» или прямо из больничного листа. В 1С:Бухгалтерии суммы вводят внутри документа «Больничный лист». После ввода проверьте форму расчёта среднего: заработок прежнего работодателя должен отображаться по годам, а уже выплаченные пособия — пересчитаны.