Другое · 10 мин
Как оформить простой в 1С: инструкция для кадровика и расчётчика
Пошаговая инструкция по оформлению простоя в 1С:ЗУП: документ «Простой, отстранение от работы», виды простоя, расчёт оплаты 2/3 и проверка начислений.
Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) простой оформляется специальным документом, который фиксирует период, причину и порядок оплаты, а программа автоматически корректирует табель и начисляет сумму по правилам Трудового кодекса.
Ошибка при оформлении простоя приводит к неверным начислениям, спорам с сотрудниками и претензиям при проверках. Поэтому важно не только знать, какой документ создать, но и правильно выбрать вид простоя: по вине работодателя, по независящим причинам или по вине работника. От этого зависит размер оплаты — от нуля до 2/3 оклада или среднего заработка.
Материал рассчитан на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP. В конфигурациях Бухгалтерия предприятия 3.0 функционал по простоям ограничен — там часто приходится использовать ручные корректировки, о чём сказано ниже.
Что проверить перед оформлением простоя
До создания документа убедитесь, что в программе включён соответствующий функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и проверьте, что на вкладке «Учёт отсутствий» отмечены простои. Без этого флажка документ «Простой, отстранение от работы» будет недоступен в журналах.
Второе условие — кадровое решение о простое должно быть оформлено приказом руководителя. Программа не заменяет локальный акт: в документе 1С есть поле для указания реквизитов приказа, и при проверке именно бумажный (или электронный) приказ подтверждает законность приостановки работ и выбранный порядок оплаты.
Третий момент — определите, кого затрагивает простой: одного сотрудника, подразделение или всю организацию. От этого зависит способ заполнения документа: списком сотрудников или через массовое изменение условий труда.
Виды простоя и порядок оплаты
Трудовой кодекс различает три ситуации, и программа рассчитывает их по-разному. Простой по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы сотрудника. Простой по причинам, не зависящим от сторон, оплачивается не менее 2/3 тарифной ставки (оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Простой по вине работника не оплачивается вовсе.
Выбор вида простоя в документе критичен: замена «вина работодателя» на «независящие причины» снижает выплату, поскольку средний заработок обычно выше голого оклада (в него входят премии и доплаты). Неверная квалификация причины — частая причина трудовых споров.
| Вид простоя | Минимальная оплата | База расчёта |
|---|---|---|
| По вине работодателя | 2/3 среднего заработка | Средний заработок за расчётный период |
| По независящим причинам | 2/3 оклада (тарифной ставки) | Оклад пропорционально дням простоя |
| По вине работника | Не оплачивается | — |
Пошаговое оформление документа «Простой, отстранение от работы»
Основной сценарий в 1С:ЗУП 3.1 выглядит так. Откройте раздел «Зарплата» → «Простои, отстранения от работы» (в некоторых релизах документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы»). Создайте новый документ и заполните его.
В шапке укажите организацию, дату документа и период простоя — даты начала и окончания. Если дата окончания неизвестна, укажите предполагаемую: затем простой можно продлить новым документом. Выберите вид простоя из выпадающего списка — от этого зависит формула расчёта.
Добавьте сотрудников в табличную часть — по одному или подбором из подразделения. Программа подтянет оклад и данные для расчёта среднего заработка. На вкладке с расчётом можно посмотреть предварительную сумму. После проверки проведите документ.
- 1Проверьте, что в настройках состава начислений включён учёт простоев
- 2Издайте приказ о простое и зафиксируйте его реквизиты
- 3Создайте документ «Простой, отстранение от работы» в разделе «Зарплата»
- 4Укажите период, вид простоя и причину
- 5Добавьте сотрудников в табличную часть
- 6Проверьте предварительный расчёт на вкладке начислений
- 7Проведите документ и сформируйте табель для контроля
Массовое оформление простоя на подразделение
Когда простой объявляется для целого цеха или всей организации, добавлять сотрудников по одному неудобно. В документе предусмотрен подбор по подразделению: нажмите кнопку подбора и выберите подразделение — программа добавит всех работающих в нём сотрудников на указанную дату.
Проверьте список после подбора: в него могут попасть сотрудники в отпуске, на больничном или в командировке. Для них простой не оформляется — периоды отсутствия имеют приоритет. Лишних сотрудников удалите из табличной части вручную.
Если простой объявлен с разными условиями для разных подразделений (например, часть — по вине работодателя, часть — по независящим причинам), создайте отдельные документы для каждой группы. Смешивать разные виды простоя в одном документе нельзя.
Перед массовым подбором сделайте копию базы или запишите список сотрудников подразделения отчётом. Если в документ ошибочно попали сотрудники в отпуске или на больничном, удалить их после расчёта зарплаты сложнее, чем до проведения.
Как простой отражается в табеле и расчёте зарплаты
После проведения документа дни простоя вытесняют обычную оплату по окладу. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц программа автоматически рассчитает строку «Оплата простоя» для каждого сотрудника из документа. Отдельно вводить начисление вручную не нужно.
В табеле учёта рабочего времени (унифицированная форма Т-13) простой отображается специальными кодами: «РП» — простой по вине работодателя, «НП» — по независящим причинам, «ВП» — по вине работника. Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» и сверьте коды с приказом.
Если простой длится неполный месяц, программа разделит начисления: за отработанные дни — обычный оклад, за дни простоя — расчёт по правилам простоя. Проверьте, что сумма строк в расчётном листке сотрудника соответствует этой логике.
Как проверить результат
Есть отдельное начисление «Оплата простоя» с корректной суммой
Простоя нет, весь месяц посчитан как обычный оклад
Дни простоя отмечены РП, НП или ВП по виду простоя
Дни отмечены как явка или незаполнены
Не менее 2/3 среднего заработка или оклада по виду простоя
Сумма ниже 2/3 или равна нулю при вине работодателя
Особые ситуации: отстранение, простой в 1С:Бухгалтерии
Отстранение от работы
Тем же документом оформляется отстранение от работы — например, при непрохождении медосмотра или по требованию уполномоченных органов. В поле вида выберите «Отстранение от работы» и укажите, оплачивается оно или нет. Логика расчёта аналогична простою.
Простой в 1С:Бухгалтерии 3.0
В БП 3.0 отдельного документа для простоя нет. Типовой обходной путь — создать новое начисление с формулой или фиксированной суммой и ввести его документом «Начисление зарплаты» вручную, а в табеле скорректировать дни. Это трудоёмко и ошибкоёмко: при регулярных простоях корректнее вести кадровый и зарплатный учёт в ЗУП.
Сравнение вариантов
Полноценный документ «Простой, отстранение от работы», автоматический расчёт 2/3, корректный табель. Подходит всем.
Нет штатного документа: ручное начисление и ручная правка табеля. Подходит только для разовых случаев в микрофирмах.
Зарплатный блок аналогичен ЗУП, документ доступен. Подходит для производственных компаний с частыми простоями.
Частые ошибки и риски
Самая распространённая ошибка — неверный вид простоя. Указание «независящие причины» вместо «вина работодателя» занижает выплату, и сотрудник вправе взыскать разницу через трудовую инспекцию или суд. Если причина спорная, безопаснее квалифицировать простой как вину работодателя.
Вторая ошибка — оформление простоя задним числом после расчёта и выплаты зарплаты. В этом случае придётся пересчитывать месяц, делать сторнирование и подавать уточнённые отчёты. Документ вводите до расчёта зарплаты за соответствующий период.
Третья типичная проблема — отсутствие приказа. Документ в 1С без локального акта не защищает работодателя при споре: проверяющие запрашивают именно приказ с причиной и датами простоя.
Частые вопросы
Нужно ли сотруднику присутствовать на рабочем месте во время простоя?
По умолчанию — да, если приказом не установлено иное. Работодатель вправе освободить сотрудников от присутствия, указав это в приказе о простое. В 1С это не влияет на расчёт, но влияет на кадровую дисциплину.
Как продлить простой, если срок в документе истёк?
Создайте новый документ «Простой, отстранение от работы» на следующий период и издайте новый приказ или дополнение к нему. Редактировать дату окончания в уже проведённом и учтённом в расчёте документе не следует.
Входит ли время простоя в стаж для отпуска?
Оплачиваемый простой включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Простой по вине работника в стаж не включается, как и другие неоплачиваемые периоды отсутствия по вине работника.
Почему программа посчитала 2/3 от оклада, а не от среднего заработка?
Проверьте вид простоя в документе: расчёт от оклада применяется при независящих причинах, расчёт от среднего заработка — при вине работодателя. Если вид выбран неверно, отмените проведение, исправьте и пересчитайте зарплату.
Можно ли оформить простой на несколько часов внутри дня?
В ЗУП 3.1 документ работает с днями. Для внутрисменного простоя используют документ «Данные для расчёта зарплаты» с шаблоном часов простоя или отражают часы через индивидуальный график — настройка зависит от релиза и требует предварительного включения почасового учёта.
Что важно запомнить
Простой оформляется документом «Простой, отстранение от работы» после включения функционала в настройках и издания приказа. Вид простоя определяет оплату: 2/3 среднего заработка при вине работодателя, 2/3 оклада при независящих причинах, ноль при вине работника. Документ вводите до расчёта зарплаты и проверяйте результат по расчётному листку и табелю.