Как в 1С посмотреть, что числится за сотрудником

Вопрос «что числится за сотрудником» возникает в нескольких ситуациях: при увольнении работника, при инвентаризации, при передаче материальной ответственности или при проверке задолженности по подотчётным суммам. В зависимости от контекста под «числится» понимают основные средства, товары и материалы на складе, подотчётные деньги, выданное спецоборудование или задолженность по займам.

В 1С нет единой кнопки «показать всё за сотрудником» — данные распределены по разным разделам в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Управление торговлей или ERP. Ниже разобраны конкретные пути для каждой типовой задачи: от подотчётных сумм до спецодежды.

Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на нужные разделы. Рядовому пользователю часто доступны только кадровые документы, а бухгалтерские отчёты закрыты — в этом случае запросите доступ у администратора или попросите бухгалтера сформировать отчёт.

Определите, что именно нужно найти

Прежде чем открывать отчёты, сформулируйте задачу точно, потому что от этого зависит инструмент. «Числится за сотрудником» может означать четыре разные вещи, и ищутся они в разных местах программы.

• Подотчётные деньги — выданные авансы, которые сотрудник ещё не отчитал. Ищутся по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
• Материальные ценности — инструменты, инвентарь, товары, переданные под отчёт материально ответственному лицу (МОЛ). Счета 10, 41 с аналитикой по МОЛ или по складам.
• Основные средства — оборудование, закреплённое за работником. Счёт 01, документы передачи ОС.
• Спецодежда и спецоснастка — выданная сотруднику по нормам. В ЗУП и Бухгалтерии ведётся отдельный учёт.

Если задача — подготовиться к увольнению сотрудника, проверять нужно все четыре направления, иначе после подписания обходного листа останутся «хвосты», которые придётся списывать за счёт организации.

Как посмотреть подотчётные суммы за сотрудником

Самая частая задача — узнать, сколько денег выдано сотруднику под отчёт и не закрыто авансовыми отчётами. В 1С:Бухгалтерии это делается за пару минут через стандартный отчёт.

Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 71 и период. В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите субконто «Работники организации». Отчёт покажет остатки по каждому сотруднику: дебетовое сальдо — долг работника перед организацией, кредитовое — перерасход, который организация должна работнику.

Для детализации до документов используйте отчёт «Анализ счёта» или «Карточка счёта» по счёту 71 с отбором по конкретному сотруднику. Карточка покажет каждую выдачу (расходный кассовый ордер, перечисление на карту) и каждое закрытие авансовым отчётом — так можно увидеть, какой именно аванс «завис».

1. 1
   Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
2. 2
   Укажите счёт 71 и нужный период
3. 3
   В настройках включите группировку по субконто «Работники организации»
4. 4
   Сформируйте отчёт и найдите сотрудника с ненулевым дебетовым сальдо
5. 5
   Для детализации откройте Карточку счёта 71 с отбором по этому сотруднику

Как увидеть материальные ценности и товары за МОЛ

Товары и материалы в 1С учитываются по складам, а за конкретным сотрудником закрепляются двумя способами: либо за складом назначено материально ответственное лицо, либо ценности переданы документом «Передача материалов в эксплуатацию» (или аналогичным) с указанием работника.

Первый вариант: откройте справочник «Склады», найдите склад, за который отвечает сотрудник, и сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость» по счёту 10 или 41 с отбором по этому складу. Всё, что числится на складе, считается закреплённым за его МОЛ.

Второй вариант актуален для инструментов, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, переданных в личное пользование. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Склад» или «Производство» → журнал «Передача материалов в эксплуатацию» и отфильтруйте документы по сотруднику. Колонка «Способ погашения стоимости» подскажет, списана ли уже стоимость, но само имущество при этом может оставаться за работником до возврата или списания.

В 1С:ERP и «Управлении торговлей» есть отдельные отчёты по товарам в разрезе МОЛ — ищите их в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты». Названия могут отличаться в зависимости от редакции конфигурации.

Основные средства, закреплённые за работником

Основные средства (компьютеры, техника, транспорт) в 1С привязываются к сотруднику через документ «Передача ОС» или через поле «МОЛ» в карточке основного средства — зависит от конфигурации и настроек учёта.

В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства», раскройте карточку объекта и посмотрите историю документов по нему: там будут видны перемещения и передачи с указанием материально ответственного лица. Чтобы получить список всех ОС за конкретным сотрудником, сформируйте «Инвентарную книгу (ОС-6б)» или используйте универсальный отчёт по регистрам сведений, где хранится привязка МОЛ.

Важный нюанс: в типовой бухгалтерии аналитика по МОЛ на счёте 01 по умолчанию может отсутствовать — привязка ведётся только документами. Поэтому самый надёжный способ — отобрать документы «Передача ОС» и «Перемещение ОС» по сотруднику и сверить, какие объекты не были возвращены.

Спецодежда и выданные ценности в 1С:ЗУП

Если ведётся учёт спецодежды, в 1С:Зарплате и управлении персоналом информация хранится в кадровом контуре. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке документов выдачи — в зависимости от релиза это может быть подраздел «Спецодежда» или журнал «Выдача спецодежды и СИЗ».

Также в ЗУП ведутся договоры о материальной ответственности: они хранятся в разделе «Кадры» → «Договоры материальной ответственности» (или аналогичном журнале). По ним можно проверить, заключён ли с сотрудником договор о полной ответственности — это определяет, можно ли вообще взыскать с него стоимость утраченного имущества.

Дополнительно проверьте задолженность по займам (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам») и незакрытые начисления. Полная картина по работнику перед увольнением складывается именно из этих источников: ЗУП даёт кадровую и расчётную часть, Бухгалтерия — имущественную и подотчётную.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно узнать долг по выданным авансамСформируйте ОСВ по счёту 71 с группировкой по работникам

Нужно узнать, какие товары числятся за сотрудником как за МОЛ складаНайдите его склад в справочнике и сформируйте ОСВ по счетам 10/41 с отбором по складу

Нужны инструменты и инвентарь, выданные в личное пользованиеОтфильтруйте журнал «Передача материалов в эксплуатацию» по сотруднику

Нужна спецодежда и договоры ответственностиОткройте карточку сотрудника в ЗУП и журналы выдачи СИЗ

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчётов сверьте результат с первичкой: распечатайте карточку счёта или список документов и сопоставьте с бумажными расписками, накладными и актами. Расхождение отчёта с фактом почти всегда означает, что какой-то документ возврата не проведён или проведён на другого сотрудника.

Типичная ситуация: сотрудник перевёлся на другую должность или в другое подразделение, а ценности так и числятся за ним по старому месту. Перед увольнением такие «хвосты» нужно переоформить документами передачи на нового ответственного, иначе после увольнения взыскать стоимость будет крайне сложно.

Ещё одна ошибка — смотреть только сальдо на текущую дату и игнорировать период. Если аванс выдан давно, а авансовый отчёт проведён задним числом с ошибкой в дате, остаток может «висеть» в одном периоде и закрываться в другом. Всегда формируйте карточку счёта за весь период работы сотрудника.

Частые вопросы

Можно ли одним отчётом увидеть всё, что числится за сотрудником?

Готового единого отчёта в типовых конфигурациях нет. Ближайший аналог — «Анализ субконто» с видом субконто «Работники организации»: он покажет остатки по всем счетам, где сотрудник используется как аналитика (71, 73 и другие). Но ценности, привязанные через склады и документы, в него не попадут — их проверяют отдельно.

Что делать, если сотрудник уже уволен, а за ним числятся ценности?

Сформируйте карточку счёта и список документов передачи, зафиксируйте остатки актом инвентаризации. Дальнейшие действия зависят от наличия договора о материальной ответственности: с ним можно требовать возмещения, без него взыскание ограничено пределами среднего заработка и возможно только в установленных законом случаях.

Почему в ОСВ по счёту 71 сотрудник не отображается?

Значит, за выбранный период у него нет остатков и оборотов по счёту, либо в настройках отчёта не включена группировка по субконто «Работники организации». Также проверьте, не заведён ли работник в справочнике дважды — дубли физлиц частая причина «потерянных» сумм.

Как посмотреть задолженность сотрудника по займу?

В 1С:ЗУП откройте раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам» и сформируйте отчёт по займам с отбором по работнику — он покажет выданную сумму, погашения и остаток долга. В бухгалтерском учёте та же задолженность отражается на счёте 73.

Нужны ли особые права для этих отчётов?

Да. Отчёты по счетам доступны пользователям с ролью бухгалтера, кадровые документы — с ролью кадровика или расчётчика. Если отчёт не открывается или раздел не виден, попросите администратора добавить соответствующую роль вашему пользователю.

Как подготовить данные к обходному листу при увольнении?

Сформируйте четыре блока: ОСВ по счёту 71 (подотчёт), отчёт по займам, список документов передачи материалов и ОС на сотрудника, данные по выданной спецодежде. Сведите всё в один акт и передайте на подпись ответственным за каждый участок — складу, бухгалтерии и кадровой службе.