Как в 1С оформить материальную помощь в связи со смертью сотрудника

Смерть сотрудника — ситуация, при которой работодатель может выплатить материальную помощь его семье. В 1С:ЗУП такая выплата оформляется отдельным видом начисления с особыми кодами дохода: по НДФЛ это код 2710 с вычетом 503 в пределах необлагаемого лимита, а суммы сверх лимита облагаются налогом. Важный нюанс: материальная помощь, выплачиваемая членам семьи умершего работника в связи с его смертью, полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий Налогового кодекса.

Ключевая сложность в том, что помощь получают не сотрудники организации, а родственники умершего. Значит, в базе нужно корректно зарегистрировать получателя дохода, чтобы налоговые регистры и отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) сформировались без ошибок. Ниже разобран полный порядок действий: от настройки вида начисления до проверки отчётов.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8, редакция 3.1. В 1С:Бухгалтерии 8 с кадровым учётом порядок близкий, но часть документов называется иначе — отличия указаны отдельно.

Что понадобится перед оформлением выплаты

До начала работы в программе соберите документы-основания: заявление родственника о выплате материальной помощи, копию свидетельства о смерти, документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении), и приказ руководителя о выплате. Эти бумаги понадобятся не для самой 1С, а для обоснования необлагаемого статуса выплаты перед налоговой.

Проверьте, что сотруднику в базе уже оформлено увольнение в связи со смертью (документ «Увольнение» с соответствующим основанием по ТК РФ). Это важно: если сотрудник числится работающим, программа может некорректно рассчитать остатки отпусков, задолженность по зарплате и отражение в отчётности.

Также заранее решите, кому именно выплачивается помощь. От этого зависит схема оформления: если получатель — действующий сотрудник организации (например, вдова тоже работает у вас), используется стандартный документ «Материальная помощь». Если получатель — стороннее физлицо, потребуется регистрация прочего дохода.

Настройка вида начисления для материальной помощи

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид начисления, например «Материальная помощь в связи со смертью сотрудника». На вкладке «Основное» укажите назначение «Материальная помощь», способ расчёта — фиксированной суммой, начисление выполняется по отдельному документу.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте код дохода НДФЛ 2710. Если выплата полностью не облагается (помощь семье умершего), в типовой ЗУП для стороннего физлица обычно регистрируют доход с полным вычетом: код дохода 2710, код вычета 503 с суммой, равной выплате, либо используют настройку «не облагается» в зависимости от релиза. По страховым взносам укажите вид дохода «Не облагается страховыми взносами» (объект обложения отсутствует, так как выплата не связана с трудовыми отношениями с получателем).

Если помощь выплачивается работающему сотруднику в связи со смертью члена его семьи, настройка иная: код 2710 с вычетом 503 в пределах необлагаемого годового лимита, сверх лимита — НДФЛ. Страховые взносы в этом случае также имеют необлагаемый лимит. Проверьте актуальные лимиты в действующей редакции НК РФ — они периодически индексируются.

Оформление выплаты, когда получатель — сотрудник организации

Если родственник умершего работает в вашей организации, используйте документ «Зарплата» → «Все начисления» → «Материальная помощь». Укажите дату, организацию, сотрудника-получателя, вид материальной помощи (созданный ранее вид начисления) и сумму. В поле «Выплата» выберите период и способ выплаты — с зарплатой, авансом или в межрасчётный период.

Программа автоматически рассчитает НДФЛ с учётом вычета 503. Если помощь в связи со смертью родственника полностью не облагается по вашему основанию, убедитесь, что сумма налога равна нулю — при необходимости скорректируйте вычет вручную на вкладке с НДФЛ, но только при наличии подтверждающих документов.

После проведения сформируйте ведомость на выплату: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В ведомость подтянется рассчитанная сумма. Проверьте, что к выплате стоит именно сумма помощи за минусом НДФЛ (если он есть), и дата выплаты соответствует фактической — от неё зависят сроки перечисления налога и строки 6-НДФЛ.

Оформление выплаты стороннему физическому лицу

Когда получатель не работает в организации, сначала заведите его в справочнике «Физические лица»: ФИО, ИНН (если есть), СНИЛС, паспортные данные. Это обязательно — без физлица доход нельзя зарегистрировать, а сведения попадут в отчётность по НДФЛ.

Далее используйте документ «Налоги и взносы» → «Прочие доходы» (в некоторых релизах — «Разовые доходы» или регистрация через «Операции учета НДФЛ»). Укажите физлицо, код дохода 2710, сумму и вычет 503 на полную сумму, если выплата не облагается. Дата получения дохода — дата фактической выплаты.

Выплату отразите ведомостью, где получателем выступает физлицо, либо через бухгалтерский документ списания с расчётного счёта, если зарплатный проект не предполагает выплат сторонним лицам. Согласуйте способ с бухгалтерией, чтобы не было расхождений между регистрами учёта доходов и движением денежных средств.

1. 1
   Оформите увольнение умершего сотрудника с основанием «смерть работника»
2. 2
   Соберите заявление родственника, копию свидетельства о смерти и документы о родстве
3. 3
   Создайте вид начисления с кодом НДФЛ 2710 и нужной настройкой обложения взносами
4. 4
   Заведите получателя как физическое лицо, если он не сотрудник
5. 5
   Введите документ «Материальная помощь» или «Прочие доходы» с суммой и вычетом
6. 6
   Сформируйте ведомость и выплатите деньги
7. 7
   Проверьте отражение в 6-НДФЛ и регистрах учёта НДФЛ

Налогообложение и отражение в отчётности

В 6-НДФЛ необлагаемая материальная помощь отражается с кодом дохода 2710 и вычетом 503. Если выплата полностью покрыта вычетом, в расчёте она показывается справочно, налоговая база не увеличивается. Проверьте приложение с справками о доходах (годовой раздел): по физлицу-получателю должна быть строка с кодом 2710 и соответствующим вычетом.

По страховым взносам выплата стороннему физлицу, не состоящему в трудовых отношениях, в базу по взносам не включается и в РСВ не отражается как облагаемая выплата. Если получатель — сотрудник, необлагаемая часть показывается в РСВ в составе сумм, не подлежащих обложению.

В бухгалтерском учёте материальная помощь семье умершего обычно относится на счёт 91.02 «Прочие расходы» (в налоговом учёте такие суммы, как правило, не уменьшают базу по налогу на прибыль — проверьте это в настройках способа отражения). В ЗУП способ отражения задаётся в документе «Отражение зарплаты в бухучёте».

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в документе начисления

Норма

Налог равен нулю при полностью необлагаемой выплате, вычет 503 заполнен

Тревожный признак

НДФЛ удержан с необлагаемой выплаты или вычет отсутствует

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Доход 2710 с вычетом 503 отражён, база не завышена

Тревожный признак

Выплата попала в облагаемую базу или не отражена вовсе

РСВ

Норма

Выплата стороннему физлицу не создаёт облагаемую базу

Тревожный признак

Сумма включена в базу по взносам

Регистр учёта доходов

Норма

По физлицу есть запись с кодом 2710 на дату выплаты

Тревожный признак

Запись отсутствует или дата не совпадает с выплатой

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление помощи семье умершего как обычной материальной помощи сотруднику с необлагаемым лимитом. В результате сумма сверх лимита облагается НДФЛ, хотя по закону вся выплата в связи со смертью работника освобождена от налога. Проверяйте основание и настройку вида начисления до проведения документа.

Вторая ошибка — выплата без заведения физлица-получателя, «через» карточку умершего сотрудника. Это искажает персонифицированную отчётность: доход и вычет повиснут на умершем, а реальный получатель останется неучтённым. Налоговая при сверке ИНН выявит несоответствие.

Третья группа ошибок — неверные даты. Дата получения дохода по коду 2710 — день фактической выплаты. Если в документе стоит дата приказа, а деньги перечислены позже, 6-НДФЛ будет заполнен с нарушением, что грозит уточнёнками.

Особенности в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии с включённым кадровым учётом материальная помощь сотруднику оформляется документом «Начисление зарплаты» с добавленным видом начисления либо документом «Материальная помощь» в свежих релизах. Настройка кодов НДФЛ выполняется в самом виде начисления аналогично ЗУП.

Для стороннего физлица в БП используют документ «Операция, введённая вручную» с движениями по регистрам учёта НДФЛ или документ «Начисление дивидендов и прочих доходов» в зависимости от релиза. Точный набор документов зависит от версии программы — сверьтесь с описанием вашего релиза.

Если учёт заработной платы ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в БП, не забудьте про синхронизацию: документы отражения в учёте и данные по НДФЛ должны перенестись без дублей. После обмена сверьте обороты по счетам 70, 76 и 91.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с материальной помощи вдове умершего сотрудника?

Нет, если помощь выплачивается именно в связи со смертью работника и подтверждены свидетельство о смерти и брак. Такая выплата полностью освобождается от НДФЛ. В 1С это отражается кодом дохода 2710 с вычетом 503 на всю сумму.

Родственник не предоставил ИНН — можно ли выплатить помощь?

Да, выплатить можно. ИНН желателен для точной идентификации в отчётности, но его отсутствие не препятствие: в 6-НДФЛ физлицо указывается по ФИО, дате рождения и паспортным данным. Заполните карточку физлица максимально полно.

Чем отличается оформление помощи сотруднику при смерти его родственника?

Получатель — сам сотрудник, поэтому используется стандартный документ «Материальная помощь». По НДФЛ действует необлагаемый лимит с кодом вычета 503, сверх лимита налог удерживается. Основание — заявление сотрудника и копия свидетельства о смерти родственника.

Облагается ли такая выплата страховыми взносами?

Выплата члену семьи умершего, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, не является объектом обложения взносами. Если получатель — сотрудник, действует необлагаемый лимит по взносам, сверх него взносы начисляются.

Можно ли выплатить помощь наличными из кассы?

Да. В ЗУП формируется ведомость в кассу, в бухгалтерии — расходный кассовый ордер. Сохраните документы, подтверждающие получение денег родственником: расписку или подпись в ведомости.

Что делать, если ошибочно удержали НДФЛ с необлагаемой выплаты?

Сделайте сторнирование: документ «Возврат НДФЛ» в ЗУП и корректировка исходного начисления. Верните излишне удержанную сумму получателю и подайте уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий период.