Другое · 11 мин
Как в 1С перевести сотрудника с совместительства на основное место работы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП перевести сотрудника с совместительства на основное место работы через кадровый перевод или увольнение и приём.
Чтобы перевести сотрудника с совместительства на основное место работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), отдельной функции «сделать основным» искать не нужно — её в программе нет. Проверьте сначала, уволен ли работник с основного места у другого работодателя и готово ли заявление, после чего оформите изменение одним из двух способов: документом «Кадровый перевод» со сменой вида занятости внутри организации либо парой документов «Увольнение» и «Приём на работу», если трудовой договор по совместительству прекращается и заключается новый.
Выбор способа зависит от того, как оформлен переход кадрово. Если работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа становится основной, достаточно кадрового перевода. Если совместительство расторгается и заключается новый трудовой договор, потребуется увольнение с последующим приёмом. Оба варианта корректно отражаются в программе, но по-разному влияют на отчётность и расчёты.
Ниже разобраны оба сценария с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками, из-за которых сотрудник «задваивается» в отчётах или теряет стаж.
Какой способ выбрать: перевод или увольнение с приёмом
Прежде чем открывать программу, определитесь с кадровым оформлением. От этого зависит и набор документов в 1С, и последствия для отчётности.
Кадровый перевод подходит, когда стороны подписали дополнительное соглашение: трудовой договор продолжает действовать, меняется только характер работы. Это самый простой путь — сохраняется непрерывность кадровой истории, отпускные права и накопленные остатки отпусков.
Увольнение с последующим приёмом применяют, когда договор на совместительство расторгают и подписывают новый. Этот вариант чаще выбирают, если меняются существенные условия (должность, график, оплата) или если кадровая политика организации требует «чистого» договора. Минус — придётся рассчитать компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении с совместительства.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед оформлением
Убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» у человека одна карточка физического лица, а не две. Если сотрудник когда-то заводился повторно (например, после смены фамилии), перевод уйдёт «не туда», и в отчётах появятся дубли. Проверить это можно в разделе «Кадры — Сотрудники», включив отбор по физическому лицу.
Проверьте дату перехода. Вид занятости меняется с конкретного числа, и оно должно совпадать с датой допсоглашения или приказа. Если дата попадает в уже рассчитанный и закрытый период, сначала оцените, не придётся ли пересчитывать зарплату и страховые взносы.
Также заранее решите вопрос с графиком работы и подразделением: часто при переходе на основное место меняется и режим работы. Эти параметры удобнее поменять тем же документом, чтобы не плодить лишние кадровые приказы.
Способ 1: кадровый перевод с изменением вида занятости
Откройте раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Кадры — Кадровые переводы») и создайте новый документ «Кадровый перевод». Выберите сотрудника, укажите дату перевода — день, с которого работа становится основной.
На закладке «Основное» или «Место работы» найдите поле «Вид занятости» и установите значение «Основное место работы». Если одновременно меняются подразделение, должность или график — отметьте соответствующие изменения в том же документе, включив флажки изменения условий.
Проверьте закладку с начислениями: если оплата не меняется, плановые начисления перенесутся автоматически. Если меняется оклад или система оплаты, скорректируйте список начислений здесь же. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по унифицированной или собственной форме.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из журнала «Приёмы, переводы, увольнения»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перехода на основное место
- 3Измените вид занятости на «Основное место работы»
- 4При необходимости скорректируйте подразделение, график и начисления
- 5Проведите документ и распечатайте приказ
- 6Проверьте карточку сотрудника: вид занятости должен обновиться
Способ 2: увольнение с совместительства и приём на основное место
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — обычно это соглашение сторон или инициатива работника. Программа автоматически предложит рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск: проверьте остаток отпуска и средний заработок до проведения.
После проведения увольнения создайте документ «Приём на работу» с датой, следующей за датой увольнения (или с той же даты, если так оформлено документально). В поле «Вид занятости» выберите «Основное место работы», укажите подразделение, должность, график и назначьте плановые начисления.
Важный нюанс: при приёме программа может предложить создать нового сотрудника. Не соглашайтесь — выберите существующее физическое лицо из справочника, чтобы кадровая история, личные данные и вычеты по НДФЛ остались в одной карточке.
Что меняется в расчётах после перехода
После смены вида занятости программа начинает учитывать сотрудника как основного: это влияет на среднесписочную численность, статистическую отчётность и некоторые кадровые отчёты. Начисление зарплаты по-прежнему идёт по назначенным плановым начислениям и графику — поэтому корректность графика критична.
Если переход оформлен в середине месяца, расчёт за этот месяц выполнится по двум периодам: до даты перевода — по старым условиям, после — по новым. Проверьте расчётный листок сотрудника за переходный месяц особенно внимательно.
При варианте «увольнение + приём» помните про окончательный расчёт при увольнении: зарплата за отработанное время и компенсация отпуска должны быть выплачены в день увольнения с совместительства. В программе это оформляется ведомостью на выплату, связанной с документом увольнения.
Как проверить результат
Указано «Основное место работы» с нужной даты
Осталось «Совместительство» или появилась вторая карточка сотрудника
Начисления соответствуют новым условиям, время посчитано по новому графику
Оплата рассчитана по старому графику или начисления пропали
Сотрудник отображается один раз как основной
Сотрудник числится дважды или как совместитель
При переводе остаток сохранён; при увольнении — компенсирован
Остаток обнулился при переводе или не рассчитана компенсация при увольнении
Отчётность и уведомления после перевода
Изменение характера работы — кадровое событие, которое нужно отразить в отчёте ЕФС-1 в СФР. В ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность»; кадровые события подаются в сроки, установленные законодательством, поэтому не откладывайте отправку.
При варианте «увольнение + приём» подаются два события: увольнение с совместительства и приём на основное место. При кадровом переводе — событие о переводе (изменении условий), если ваша настройка отчёта это предусматривает. Сверьтесь с актуальными требованиями к составу сведений.
Если сотрудник работал по электронной трудовой книжке, сведения подаются в том же порядке. Бумажная трудовая (если ведётся) дополняется записью о переводе или о новом приёме в зависимости от выбранного способа.
Особые ситуации и ограничения
Внутренний совместитель, занимающий две позиции в вашей же организации, — отдельный случай. Если основная должность у него уже есть, а вы переводите на неё «вторую» работу, речь идёт просто об увольнении с совместительства: основное место уже существует, второй приём не нужен.
Если у сотрудника есть незакрытые отсутствия, больничные или командировки, пересекающие дату перевода, сначала проверьте, как эти документы отразятся. Обычно они продолжают действовать, но при варианте «увольнение + приём» длительный больничный может потребовать ручной корректировки.
В базовых версиях ЗУП часть возможностей (например, сложные кадровые отчёты) ограничена, но сам механизм перевода и увольнения работает одинаково. Если в вашей конфигурации документ «Кадровый перевод» не содержит поля вида занятости, используйте способ через увольнение и приём — он универсален.
Перед массовыми изменениями сделайте архивную копию базы и сначала проведите перевод на одном сотруднике, проверив расчётный листок и кадровые отчёты. Это быстрее, чем исправлять задвоения и пересчёты по всему списку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перевести совместителя на основное место задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если период уже закрыт и отчёты сданы, это повлечёт пересчёт зарплаты, взносов и уточнённую отчётность. Безопаснее оформлять перевод текущей датой, а при необходимости задней даты — согласовать с бухгалтером последствия.
Что будет с остатком отпуска при кадровом переводе?
При переводе через допсоглашение трудовой договор не прерывается, поэтому остаток отпуска сохраняется полностью и переходит на новые условия. Компенсация при переводе не выплачивается — она положена только при увольнении.
Сотрудник задвоился в справочнике после приёма. Как исправить?
Проверьте, не создано ли второе физическое лицо. Если да — отмените проведение ошибочного приёма, создайте документ заново с выбором существующего физлица. Если документов уже много, воспользуйтесь обработкой объединения дублей физических лиц или обратитесь к специалисту по 1С.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при переводе совместителя на основное место?
Да, изменение характера работы является кадровым событием, которое отражается в персонифицированных сведениях. Отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки» и подаётся в СФР в установленные сроки.
Чем перевод лучше увольнения с приёмом?
Перевод сохраняет непрерывную кадровую историю, не требует расчёта компенсации отпуска и окончательного расчёта, оформляется одним документом. Увольнение с приёмом оправдано, только когда расторгается старый договор и заключается принципиально новый.
А если сотрудник — внутренний совместитель и у него уже есть основная должность?
Тогда перевод не нужен вовсе: достаточно оформить увольнение с должности по совместительству. Основное место работы у него уже существует, кадровая история продолжается без изменений вида занятости.
Что важно запомнить
Перевод совместителя на основное место в 1С:ЗУП делается либо кадровым переводом со сменой вида занятости (при допсоглашении), либо парой «увольнение + приём» (при новом договоре). Ключевые контрольные точки: единая карточка физлица, правильный график работы, сохранение или компенсация отпуска и своевременная подача ЕФС-1.