Как изменить штатное расписание в программе 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто справочник, а механизм, от которого зависят приёмы на работу, переводы, начисление зарплаты и кадровая отчётность. Поэтому изменять его нужно не правкой «задним числом», а специальными документами, которые фиксируют, с какой даты действует новая редакция. Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP / КА, где учёт штатного расписания устроен одинаково.

Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания» (в некоторых конфигурациях — «Изменение штатного расписания / индексация заработка»). Он позволяет добавить новую позицию, изменить оклад или количество ставок, закрыть ненужную позицию с заданной даты. При этом история изменений сохраняется, и отчёты можно построить на любую прошедшую дату.

Перед началом работы убедитесь, что в настройках программы включено ведение штатного расписания и, при необходимости, история его изменений. Если история отключена, правки будут вноситься напрямую в позиции без фиксации даты — это допустимо только в маленьких компаниях и затрудняет проверки.

Проверка настроек перед изменением штатного расписания

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» (в ЗУП 3.1 путь: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → вкладка «Штатное расписание»). Здесь должны быть установлены флажки «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Без первого флажка документы изменения просто не появятся в интерфейсе.

Дополнительно проверьте опцию «Использовать вилку ставок» — если в компании оклады задаются диапазоном, а не фиксированной суммой. Также обратите внимание на настройку контроля соответствия штатному расписанию: при включённом контроле программа не даст принять сотрудника на позицию, где нет свободных ставок.

Документ «Изменение штатного расписания»: общий порядок

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите кнопку создания документа изменения (либо «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Изменение штатного расписания»). В шапке документа укажите организацию, подразделение (если меняете не всё расписание) и дату, с которой изменения вступают в силу. Дата может быть будущей — документ проведётся, а изменения начнут действовать с указанного числа.

На вкладке «Позиции» добавьте строки: выберите существующую позицию для правки или создайте новую. Для каждой позиции доступны действия «Изменить», «Добавить», «Закрыть». После заполнения проведите документ. Именно проведение, а не просто запись, делает изменения действующими.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания»
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте позиции для изменения, закрытия или создайте новые
4. 4
   Заполните оклады, надбавки и количество ставок
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ об изменении штатного расписания
6. 6
   Проверьте отчёт «Штатное расписание» на дату изменений

Добавление новой позиции

В табличной части документа нажмите «Добавить» и выберите «Новая позиция». Укажите должность из справочника «Должности» и подразделение. Если нужной должности нет, создайте её прямо из формы выбора — программа предложит ввести наименование и, при необходимости, заполнить данные для классификаторов.

Далее задайте количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку и надбавки на вкладке «Начисления». Поле «График работы» заполняется, если для позиции предусмотрен особый режим. После проведения документа новая позиция станет доступна для приёма на работу с даты изменения — раньше этой даты оформить сотрудника на неё не получится.

Изменение оклада и количества ставок

Чтобы изменить условия существующей позиции, добавьте её в документ и выберите действие «Изменить». Скорректируйте оклад, вилку ставок или число ставок. Важно понимать: документ меняет только штатное расписание, но не пересчитывает автоматически начисления уже принятых сотрудников.

Для изменения оплаты конкретных работников используйте отдельный документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» (в ЗУП — «Изменение плановых начислений»). В типовых конфигурациях есть удобный механизм: при проведении индексации штатного расписания программа может предложить автоматически изменить начисления сотрудников, занимающих эти позиции.

Закрытие и сокращение позиций

Закрытие выполняется тем же документом: добавьте позицию и выберите действие «Закрыть». С даты закрытия позиция перестанет отображаться в актуальном штатном расписании и будет недоступна для новых приёмов, но останется в истории для отчётности.

Перед закрытием проверьте, нет ли на позиции действующих сотрудников. Программа контролирует занятость и предупредит о занятых ставках. В этом случае сначала оформите увольнение или перевод сотрудников, а затем закрывайте позицию. Если закрывается только часть ставок, используйте изменение количества ставок вместо полного закрытия.

Печать приказа и унифицированной формы

Из документа «Изменение штатного расписания» доступна печать приказа об изменении штатного расписания. Кнопка «Печать» в форме документа предлагает готовый макет, куда подставляются реквизиты организации, дата и перечень изменений. Номер приказа задайте в соответствующем поле документа до печати.

Само штатное расписание целиком печатается из отчёта «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В настройках отчёта укажите дату — программа покажет редакцию, действовавшую на этот момент, с учётом всех проведённых изменений. Это удобно для ответов на запросы о структуре за прошлые периоды.

Проверка результата и отчётность

После проведения документа откройте отчёт «Штатное расписание» на дату изменений и сверьте: новые позиции появились, изменённые оклады отображаются корректно, закрытые позиции исчезли из актуальной редакции. Затем сформируйте отчёт на день раньше — там должна быть старая редакция. Это подтверждает, что история ведётся правильно.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки штатных единиц» или «Соответствие штатному расписанию»: он покажет свободные и занятые ставки. Если после изменений появились отрицательные остатки (занято больше, чем предусмотрено), значит, где-то не хватает ставок или не оформлен перевод сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменений

Норма

Новые и изменённые позиции видны с корректными окладами

Тревожный признак

Изменения не отображаются — документ не проведён или указана другая дата

Отчёт на дату до изменений

Норма

Показывается прежняя редакция

Тревожный признак

Старая редакция перезаписана — история изменений отключена

Соответствие штатному расписанию

Норма

Занятые ставки не превышают предусмотренные

Тревожный признак

Отрицательные остатки ставок после закрытия позиций

Особенности в разных конфигурациях и частые ограничения

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного механизма штатного расписания с историей нет — там доступен лишь простой справочный учёт, поэтому для кадрового учёта в полном объёме используют ЗУП. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации механизм идентичен ЗУП, но документы находятся в разделе «Зарплата и кадры».

Учтите ограничение: один документ изменения действует с одной даты. Если нужно внести правки с разных дат (например, часть позиций с 1-го числа, часть — с 15-го), создавайте отдельные документы. Также нельзя провести два изменения одной позиции с одинаковой датой без конфликтов — второй документ перекроет первый, что затрудняет аудит.

Удобно вести нумерацию приказов об изменении штатного расписания сквозной и указывать в комментарии к документу основание (например, реквизиты приказа руководителя). Это заметно упрощает поиск нужного документа при проверках и при восстановлении истории изменений окладов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата и оформлены кадровые документы, возникнут расхождения. Потребуется перепровести зависимые документы и пересчитать начисления. Безопаснее оформлять изменения текущей или будущей датой.

Почему документ «Изменение штатного расписания» не отображается в меню?

Проверьте настройки: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт». Должны быть включены флажки ведения штатного расписания и истории его изменений. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы.

Изменится ли зарплата сотрудников автоматически после правки оклада в штатном расписании?

Нет, штатное расписание и плановые начисления сотрудников — разные механизмы. Для работников нужно оформить «Изменение плановых начислений» или кадровый перевод. При массовой индексации используйте документ «Изменение штатного расписания» с опцией индексации заработка сотрудников.

Как посмотреть, каким было штатное расписание на прошлую дату?

Откройте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и в настройках укажите нужную дату. Программа построит редакцию с учётом всех документов изменений, проведённых до этого момента. Работает только при включённой истории изменений.

Что делать, если ошиблись в уже проведённом документе изменения?

Не редактируйте проведённый документ, если по нему уже есть зависимые кадровые документы. Создайте новое «Изменение штатного расписания» с корректными данными и более поздней датой — оно перекроет ошибочную редакцию. Если ошибка обнаружена сразу и зависимостей нет, можно распровести и исправить исходный документ.

Можно ли изменить штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного документа изменения штатного расписания с историей — позиции там ведутся упрощённо. Для полноценного кадрового учёта с приказами, историей и контролем ставок используется 1С:Зарплата и управление персоналом.