Как в 1С добавить заработок с предыдущего места работы

Когда сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или справка по форме, утверждённой для расчёта пособий), её данные нужно внести в программу, иначе больничный, пособие по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком посчитается только по доходам текущего работодателя. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен специальный документ и отдельные механизмы ввода в зависимости от ситуации.

Заработок с прошлых мест работы влияет на средний заработок для пособий за счёт ФСС/СФР и на расчёт отпускных, если сотрудник отработал у вас меньше расчётного периода. Ниже разобраны основные сценарии: ввод справки для нового сотрудника, доначисление данных для уже работающего, исправление ошибок и проверка результата в расчётных документах.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — самую распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты. В ЗУП 2.5 и Бухгалтерии предприятия механизмы похожи, но расположение документов отличается; ключевые отличия указаны отдельно.

Когда требуется вводить заработок с предыдущего места работы

Справка о заработке нужна в первую очередь для расчёта пособий: больничных, декретных, пособия по уходу за ребёнком до полутора лет. Средний заработок для этих выплат считается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если в этот период сотрудник работал у других работодателей, их доходы учитываются только при наличии подтверждающего документа.

Вторая ситуация — расчёт отпускных и командировочных для нового сотрудника, который ещё не отработал полный расчётный период. Здесь заработок с прошлого места работы напрямую не учитывается (средний считается только по выплатам текущего работодателя), но справка всё равно может понадобиться для пособий, поэтому вводить её стоит сразу при приёме на работу.

Третий сценарий — переход на 1С:ЗУП из другой программы в середине года. Если сотрудник уже работает в организации, но история его заработка за прошлые годы не перенесена, справка от предыдущего работодателя вводится вручную, чтобы корректно считались пособия.

Какие данные понадобятся из справки 182н

Прежде чем открывать программу, проверьте саму справку. В ней должны быть: наименование и реквизиты предыдущего страхователя (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР), периоды работы, суммы заработка по каждому календарному году отдельно и количество календарных дней, исключаемых из расчёта — периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком.

Именно исключаемые дни часто упускают из виду, а они критичны для расчёта декретных и пособия по уходу за ребёнком: знаменатель среднего дневного заработка уменьшается на эти дни, и пособие вырастает. Если в справке есть строки с исключаемыми периодами, их нужно внести в программу вместе с суммами заработка.

Проверьте, что справка оформлена корректно: подписи руководителя и главного бухгалтера (или единоличного органа), печать при её наличии, отсутствие исправлений. Программа подлинность не проверит — ответственность за достоверность лежит на работодателе, который принял справку.

Основной способ: документ «Справка о заработке (входящая)»

В 1С:ЗУП 3.1 данные справки вводятся специальным документом. Откройте раздел «Зарплата», затем группу «См. также» — там находится пункт «Справки о заработке (входящие)». Если этого пункта нет в навигации, проверьте настройки панели раздела: список команд настраивается через шестерёнку в правом верхнем углу.

Создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника, дату справки и её номер. Затем заполните сведения о страхователе: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Эти данные берутся из шапки справки 182н.

В табличной части добавьте строки по каждому календарному году: год, сумма заработка и сумма, с которой уплачены взносы (обычно совпадает с заработком в пределах лимита). Если в справке указаны исключаемые периоды, заполните соответствующую таблицу: вид периода и количество календарных дней по каждому году.

Проведите документ. С этого момента заработок будет автоматически подтягиваться во все документы расчёта пособий по этому сотруднику, где расчётный период захватывает указанные годы.

1. 1
   Откройте «Зарплата — См. также — Справки о заработке (входящие)»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и сотрудника
3. 3
   Заполните реквизиты предыдущего страхователя из справки 182н
4. 4
   Внесите суммы заработка по каждому календарному году
5. 5
   Добавьте исключаемые периоды (больничные, декрет) при их наличии
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт в тестовом больничном

Альтернативный способ: ввод прямо из больничного листа

Если больничный уже создаётся и выяснилось, что справка не введена, её можно добавить не выходя из документа. Откройте «Больничный лист», в поле расчёта среднего заработка нажмите на сумму среднего — откроется форма «Ввод данных для расчёта среднего заработка».

В этой форме есть кнопка «Добавить справку с пред. места работы». Программа предложит создать тот же самый документ «Справка о заработке (входящая)», но уже с подставленными сотрудником и годами расчётного периода. Заполните суммы, проведите — и данные сразу попадут в расчёт текущего больничного.

Этот способ удобен разовой операцией, но у него есть нюанс: если больничный уже был проведён и выплачен, после ввода справки документ нужно пересчитать и оформить доначисление. Простое перепроведение не всегда пересчитывает средний — надёжнее открыть форму расчёта среднего заработка и нажать «Обновить» или перезаполнить документ.

Как задать годы расчётного периода вручную

В форме ввода данных среднего заработка можно изменить расчётные годы — это нужно при замене лет по заявлению сотрудницы, если в стандартном периоде она была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком. Справку с предыдущего места работы в этом случае вводят именно за заменяющие годы.

Особенности для других конфигураций

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 входящая справка вводится из документа «Больничный лист»: в расчёте среднего заработка есть ссылка для добавления справки с предыдущего места работы. Отдельного журнала справок, как в ЗУП, там нет, поэтому удобнее вводить данные сразу при расчёте первого пособия.

В ЗУП 2.5 используется документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в меню «Расчёт зарплаты по организациям». Логика та же: страхователь, годы, суммы, исключаемые дни. После ввода данные подхватываются документами «Начисление по больничному листу».

Сравнение способов ввода

Журнал «Справки о заработке (входящие)»

Подходит для планового ввода при приёме сотрудника; справка видна в общем списке и доступна для всех будущих расчётов

Ввод из больничного листа

Быстрее при разовой ситуации, но легко забыть пересчитать уже проведённый документ

Ручная правка среднего в документе

Только как временная мера: данные не сохраняются в базе и не попадут в следующие расчёты и отчёты

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода справки создайте тестовый или реальный больничный лист по сотруднику и откройте расчёт среднего заработка (кнопка с суммой среднего дневного заработка). В таблице должны появиться строки с предыдущим страхователем и суммами из справки. Если строк нет — проверьте, что справка проведена, годы в ней совпадают с расчётным периодом больничного, а сотрудник в обоих документах один и тот же (не дубль физлица).

Дубли физических лиц — самая коварная причина «неподтягивания» справки. Если сотрудник заведён дважды, справка введена на одну карточку, а больничный — на другую. Проверить можно через справочник «Физические лица»: найдите дубликаты и объедините их штатной обработкой, либо перенесите справку на нужную карточку.

Перерасчёт пособий после позднего предоставления справки

Если сотрудник принёс справку после того, как пособие уже выплачено, закон обязывает пересчитать и доплатить. В ЗУП 3.1 порядок такой: введите входящую справку, затем откройте исходный больничный лист. По ссылке «Исправить» (доступна в проведённом документе) создайте документ-исправление — программа пересчитает средний заработок с учётом новых данных и доначислит разницу.

Доначисление попадёт в ближайшую выплату сотруднику и в обмен с СФР при прямых выплатах. Проверьте, что в исправленном документе корректно указан период и что разница не ушла в сторно — при пересчёте в меньшую сторону (что редкость при добавлении заработка) потребуется отдельное решение об удержании.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки в расчёте среднего заработка

Норма

Видны суммы с реквизитами предыдущего страхователя за нужные годы

Тревожный признак

Только заработок текущей организации или пустые строки

Среднедневной заработок в больничном

Норма

Сумма выросла после ввода справки и соответствует ручному пересчёту

Тревожный признак

Средний не изменился — справка не подхвачена

Исключаемые дни в декретных

Норма

Дни нетрудоспособности и декрета из справки уменьшают знаменатель

Тревожный признак

Исключаемых дней нет, хотя в справке они указаны

FAQ

Сотрудник не может получить справку 182н от прежнего работодателя. Что делать?

По заявлению сотрудника работодатель направляет запрос в СФР (ранее — в ПФР) о сведениях о заработке. До получения ответа пособие считается по имеющимся данным, после — пересчитывается. В ЗУП запрос оформляется документом «Запрос в СФР о проверке работодателя» или через подсистему обмена с фондом.

Влияет ли справка с прошлого места работы на расчёт отпускных?

Нет. Средний заработок для отпускных и командировочных считается только по выплатам у текущего работодателя. Справка 182н используется исключительно для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?

Если оба года расчётного периода сотрудник отработал у вас и заработка хватает — справка не нужна. Но если в расчётный период попадает работа у другого работодателя, без справки эти доходы в пособие не войдут, и средний будет занижен.

Справка введена, но в больничном суммы не появились. Где искать причину?

Проверьте три вещи: документ справки проведён, годы в справке совпадают с расчётным периодом больничного, сотрудник и физическое лицо в обоих документах совпадают (нет дублей). Затем в больничном откройте форму среднего заработка и нажмите обновление данных.

Можно ли ввести заработок вручную прямо в больничном, без документа справки?

Технически форма расчёта среднего позволяет добавить строки вручную, но такие данные сохраняются только в конкретном документе. При следующем расчёте их придётся вводить заново, а отчётность может не сойтись. Правильный способ — документ «Справка о заработке (входящая)».

Как учесть работу по совместительству у другого работодателя?

Заработок у работодателей-совместителей учитывается по справкам 182н от каждого из них, но суммарный заработок за год ограничивается предельной базой по взносам. В ЗУП каждая справка вводится отдельным документом, программа сама контролирует лимит при расчёте.