Как принять сотрудника на работу в 1С

Приём сотрудника на работу в программах 1С — это не одно действие, а цепочка: создание карточки физического лица, заполнение личных данных, оформление кадрового документа, назначение начислений и графика работы. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты по страховым взносам или штатное расписание.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый учёт полноценный: есть документ «Приём на работу», штатное расписание, электронные трудовые книжки и отчётность ЕФС-1. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощённый — там тоже можно оформить приём, но часть данных вводится вручную, а возможности ограничены.

Ниже разобран универсальный порядок для обеих конфигураций, типичные ошибки и способы проверить, что приём оформлен корректно и сотрудник будет рассчитываться без сбоев.

Подготовка: какие данные понадобятся до оформления

Прежде чем открывать программу, соберите по сотруднику полный комплект данных: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, адрес регистрации, телефон, а также реквизиты трудового договора — дату приёма, должность, подразделение, размер оклада или тарифной ставки, график работы и условия испытательного срока.

Проверьте, что в программе уже созданы нужные справочники: организация, подразделение, должность и график работы сотрудников. Если график (например, сменный или неполная неделя) ещё не заведён, создайте его заранее в разделе настроек графиков — выбирать его придётся прямо в документе приёма.

Также убедитесь, что у пользователя, который оформляет приём, есть права на кадровые документы. В типовых конфигурациях это роли кадровика или расчётчика; без нужных прав документ либо не создаётся, либо не проводится.

Создание карточки физического лица

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек раньше не работал в организации, программа предложит сначала создать физическое лицо. Введите ФИО, дату рождения, пол — остальные данные можно дополнить позже, но лучше заполнить сразу.

Откройте карточку физлица и по ссылкам «Личные данные», «СНИЛС», «ИНН», «Документ, удостоверяющий личность» внесите сведения. Паспортные данные и СНИЛС обязательны для отчётности: без них отчёт ЕФС-1 и персонифицированные сведения не пройдут форматно-логический контроль.

В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Здесь карточка проще, но СНИЛС, ИНН и документ также заполняются внутри карточки сотрудника по гиперссылкам.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной кадровый документ создаётся из списка сотрудников кнопкой «Оформить приём на работу» или из журнала «Кадры» → «Приёмы на работу». В документе укажите дату приёма, организацию, подразделение, должность и график работы.

На вкладке «Оплата труда» или в табличной части «Начисления» задайте основное начисление — обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу» — и укажите размер. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5): от этого зависит расчёт нормы времени и суммы начисления.

При необходимости заполните дополнительные вкладки: испытательный срок, условия трудового договора (срочный/бессрочный), районные коэффициенты и надбавки. После заполнения нажмите «Провести и закрыть» — именно проведение делает приём действующим в учёте.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт
2. 2
   Проверьте наличие подразделения, должности и графика работы в справочниках
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, график
4. 4
   На вкладке оплаты труда задайте оклад или тариф и количество ставок
5. 5
   Проведите документ и распечатайте при необходимости приказ по форме Т-1
6. 6
   Проверьте сотрудника в штатном расписании и в документе начисления зарплаты

Особенности приёма в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного кадрового журнала как в ЗУП. Приём оформляется из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ» → «Приём на работу» либо через «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Документ содержит минимум полей: дата, подразделение, должность, график, оклад.

Ограничения упрощённого учёта: нет полноценного штатного расписания с историей изменений, нет автоматического учёта отпусков по видам, а часть кадровых отчётов формируется в сокращённом виде. Для небольшой организации этого достаточно, но при росте штата и необходимости вести электронные трудовые книжки и ЕФС-1 в полном объёме обычно переходят на ЗУП.

После проведения приёма в Бухгалтерии сотрудник автоматически попадает в документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц — это главный признак корректного оформления.

Где оформлять приём

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, ЕФС-1, электронные трудовые книжки, отпуска и больничные. Подходит организациям с расчётчиком и штатом от нескольких десятков человек.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый приём и расчёт зарплаты в одной программе с бухучётом. Подходит небольшим организациям без сложных графиков и кадрового делопроизводства.

График работы, начисления и удержания

График работы определяет норму рабочего времени: от него зависит расчёт оклада за неполный месяц и оплата сверхурочных. Типовые графики (пятидневка) уже есть в программе; сменные и индивидуальные графики создаются вручную в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» с указанием шаблона заполнения.

Кроме основного начисления, в документе приёма можно сразу назначить доплаты: за вредность, за наставничество, премии фиксированной суммой. Если начисление назначено в приёме, оно будет автоматически подтягиваться в ежемесячный расчёт.

Плановые удержания (например, по исполнительному листу) в приёме не указываются — они оформляются отдельными документами после поступления основания. Не пытайтесь «зашить» удержание в формулу начисления: это нарушит учёт и отчётность.

Проверка результата после оформления

Сразу после проведения документа выполните контрольные проверки. Откройте список сотрудников: новый сотрудник должен отображаться с подразделением и должностью, без признака «не оформлен». В ЗУП дополнительно откройте штатное расписание — позиция должна быть занята.

Создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и нажмите «Заполнить»: сотрудник должен попасть в табличную часть с рассчитанной суммой пропорционально отработанным дням. Если сотрудника в документе нет — проверьте дату приёма, график и назначенное начисление.

Для отчётности проверьте, что сведения о приёме уйдут в ЕФС-1 (в ЗУП — раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»). Мероприятие «приём» формируется по проведённому кадровому документу, поэтому непроведённый приём в отчёт не попадёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке сотрудников

Норма

Отображается подразделение, должность, дата приёма

Тревожный признак

Сотрудник есть, но без должности или с пометкой об ошибке оформления

Начисление зарплаты за месяц приёма

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, сумма рассчитана по дням

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или сумма равна нулю

Штатное расписание (ЗУП)

Норма

Позиция занята, виден работник и оклад

Тревожный признак

Позиция свободна или сотрудник не связан с позицией

СНИЛС и документ в карточке

Норма

Данные заполнены, программа не выдаёт предупреждений

Тревожный признак

Пустые поля, ошибки форматного контроля при подготовке отчётов

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — дублирование физических лиц. Если создать новую карточку человеку, который уже есть в базе, история его работы разобьётся на два объекта, а отчёты начнут «терять» данные. Перед созданием всегда ищите по СНИЛС и ФИО.

Вторая типичная проблема — забытый график или неверное количество ставок. При пустом графике программа не может определить норму времени, и расчёт за неполный месяц будет неверным. При ставке 1 вместо 0,5 сотруднику начислят полный оклад вместо половины.

Третья группа ошибок — документ создан, но не проведён, либо проведён не той датой. Непроведённый документ не участвует в учёте вообще, а неверная дата искажает стаж, средний заработок и отчётность. Всегда сверяйте дату документа с датой трудового договора.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём, если сотрудник уже работал в организации раньше?

Да. Не создавайте новое физическое лицо — найдите существующее по СНИЛС или ФИО и оформите новый документ «Приём на работу» на того же человека. Вся история трудовых отношений сохранится в одной карточке, что важно для среднего заработка и отчётности.

Что делать, если сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте четыре вещи: документ приёма проведён, дата приёма не позже расчётного месяца, в приёме указан график работы и назначено плановое начисление. Чаще всего причина — непроведённый документ или отсутствующее начисление на вкладке оплаты труда.

Как оформить приём на 0,5 ставки?

В документе «Приём на работу» укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени (или сокращённую пятидневку). Оклад укажите полный по штатному расписанию — программа сама рассчитает оплату пропорционально ставке и отработанному времени.

Нужно ли что-то отправлять в налоговую и СФР после приёма?

Да, сведения о приёме передаются в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых мероприятиях) в установленный срок. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически по проведённому приёму через «1С-Отчётность». Проверьте, что СНИЛС и паспортные данные сотрудника заполнены, иначе отчёт не пройдёт контроль.

Можно ли исправить ошибку в проведённом приёме?

Зависит от периода. В текущем открытом периоде документ можно отменить, исправить и провести заново. Если период закрыт и по нему сдана отчётность, исправление оформляется кадровым документом-исправлением или сторнированием с последующей подачей уточнённых сведений — просто перепроводить старый документ нельзя.

Чем отличается приём в ЗУП от приёма в Бухгалтерии?

В ЗУП приём связан со штатным расписанием, поддерживает историю изменений, электронные трудовые книжки и полную отчётность ЕФС-1. В Бухгалтерии приём — упрощённый документ для расчёта зарплаты в малой организации; часть кадровых функций там отсутствует или ведётся вручную.