Как в 1С Бухгалтерии 8.3 установить аванс сотруднику

Аванс в 1С Бухгалтерии 8.3 задаётся либо индивидуально для каждого сотрудника, либо единым правилом для всей организации. Программа поддерживает два способа расчёта: фиксированная сумма и процент от тарифа (оклада). Выбранный способ влияет на то, как будут формироваться ведомости на выплату аванса и какие суммы попадут в расчётные листки.

Важно понимать: в типовой 1С Бухгалтерии 8.3 аванс не рассчитывается автоматически по фактически отработанному времени первой половины месяца — такая возможность есть в 1С:ЗУП. В бухгалтерской конфигурации аванс — это заранее заданная сумма или процент, который программа подставляет в ведомость на выплату.

Перед настройкой убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых данных и что в учётной политике организации корректно заполнены параметры зарплаты. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам в ведомостях и расхождениям с расчётными листками сотрудников.

Где в программе хранятся настройки аванса

Настройки аванса в 1С Бухгалтерии 8.3 распределены по двум уровням. Первый уровень — общий для организации: он задаёт способ расчёта по умолчанию, который применяется ко всем сотрудникам, для которых не задан индивидуальный порядок. Второй уровень — карточка конкретного сотрудника, где можно переопределить общее правило.

Общая настройка находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учета зарплаты» на вкладке «Зарплата». Там же указывается дата выплаты аванса, которая подставляется в ведомости. Индивидуальная настройка открывается из справочника «Сотрудники» — в карточке работника есть ссылка «Выплата аванса».

Если организация ведёт учёт по нескольким юридическим лицам в одной базе, настройки задаются отдельно для каждой организации. Проверьте, что в карточке сотрудника указана правильная организация, иначе аванс может не попасть в ведомость нужного юрлица.

Установка аванса для всей организации

Чтобы задать единое правило расчёта аванса, откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в «Настройки зарплаты». В открывшемся окне выберите ссылку «Порядок учета зарплаты» и перейдите на вкладку «Зарплата». В блоке «Выплата зарплаты» укажите дату аванса (например, 20-е число) и дату окончательного расчёта.

Способ расчёта аванса выбирается из двух вариантов: «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа». При выборе процента укажите его значение — типичная практика 40–50% от оклада, но конкретная величина определяется локальными нормативными актами организации и требованиями трудового законодательства о выплате за фактически отработанное время.

После сохранения настройки она начнёт действовать для всех сотрудников, у которых в карточке не задан индивидуальный порядок выплаты. Проверить результат можно, сформировав тестовую ведомость на аванс за текущий месяц — суммы должны заполниться автоматически.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Порядок учета зарплаты» на вкладку «Зарплата»
3. 3
   Укажите дату выплаты аванса и способ расчёта: сумма или процент от тарифа
4. 4
   Сохраните настройку кнопкой «Записать и закрыть»
5. 5
   Сформируйте тестовую ведомость на аванс и сверьте суммы

Установка аванса конкретному сотруднику

Индивидуальная настройка нужна, когда размер аванса отличается от общего правила: например, руководителю установлена фиксированная сумма, а остальным — процент от оклада. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника в списке.

В карточке сотрудника найдите ссылку «Выплата аванса» — обычно она расположена в блоке кадровых и зарплатных сведений. По этой ссылке открывается форма, где выбирается способ расчёта: фиксированная сумма или процент от тарифа. Введите значение и нажмите «ОК», затем запишите карточку сотрудника.

Новое значение начнёт применяться со следующей выплаты аванса. Учтите, что программа не хранит историю изменения аванса в виде отдельного журнала — если нужно зафиксировать, с какого месяца действует новая сумма, ориентируйтесь на дату изменения карточки или ведите учёт во внутренних документах организации.

Если сотрудник принят в середине месяца или уволен, сумма аванса в ведомости не пересчитывается автоматически пропорционально отработанным дням. Скорректируйте сумму вручную непосредственно в ведомости перед проведением.

Выбор между фиксированной суммой и процентом от оклада

Фиксированная сумма удобна, когда оклады сотрудников стабильны и аванс согласован в трудовых договорах конкретными числами. Минус способа — при изменении оклада аванс не пересчитается автоматически, его придётся менять вручную у каждого сотрудника.

Процент от тарифа автоматически следует за изменением оклада: если сотруднику повысили зарплату, аванс пересчитается без дополнительных настроек. Это снижает риск того, что аванс «зависнет» на старом уровне. Однако при неполном рабочем времени или большом количестве надбавок процент от тарифа может не совпадать с фактически причитающейся суммой за первую половину месяца.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Подходит при стабильных окладах и согласованных суммах в договорах. Ограничение: при изменении оклада сумму нужно править вручную.

Процент от тарифа

Подходит при частых изменениях окладов — аванс пересчитывается автоматически. Ограничение: не учитывает фактически отработанное время и надбавки.

Выплата аванса: формирование ведомости

После настройки аванса выплата оформляется документом «Ведомость» из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости…» (в банк, в кассу или через раздатчика — в зависимости от способа выплаты, принятого в организации). В шапке ведомости в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс».

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех действующих сотрудников и подставит суммы аванса согласно настройкам. Проверьте список: в него не должны попасть уволенные сотрудники и те, кому аванс не положен (например, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты весь месяц — такие строки удаляются или корректируются вручную).

После проверки проведите ведомость. На её основании создаётся документ списания денежных средств: «Списание с расчетного счета» при выплате на карты или «Выдача наличных» при выплате через кассу. Проводки по выплате аванса формируются по дебету счета 70 в корреспонденции со счетами 51 или 50.

Проверка результата и типичные ошибки

Контроль правильности настройки выполняется тремя способами. Во-первых, сформируйте ведомость на аванс и сверьте суммы с ожидаемыми значениями — при процентном способе умножьте оклад на заданный процент. Во-вторых, после окончательного расчёта зарплаты сформируйте расчётный листок сотрудника: выплаченный аванс должен отражаться в нём как удержание из начисленной суммы. В-третьих, проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 — после выплаты аванса и расчёта зарплаты не должно быть необоснованных остатков.

Наиболее частая проблема — аванс не подставляется в ведомость у нового сотрудника. Причина обычно в том, что общая настройка организации задана, а в карточке сотрудника при приёме поле «Выплата аванса» осталось пустым или заполнено нулевым значением. Вторая типичная ошибка — изменение оклада без пересмотра фиксированного аванса, из-за чего аванс со временем становится несоразмерно мал или велик.

Ещё одна ситуация: сотруднику выплатили аванс, но в расчётном листке он не отражается. Это происходит, если ведомость на аванс оформлена на другую организацию или проведена после расчёта зарплаты с нарушением хронологии. Проверьте дату ведомости и организацию в шапке документа.

Ограничения типовой конфигурации и альтернативы

Главное ограничение 1С Бухгалтерии 8.3 — отсутствие расчёта аванса по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Если кадровая политика требует именно такого расчёта (с учётом табеля, больничных и отпусков), типовая бухгалтерская конфигурация его не выполнит: сумму придётся считать вручную и вводить в ведомость корректировкой.

Для организаций с большим штатом и сложными правилами расчёта аванса предназначена конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом, где аванс первой половины месяца рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца» на основе данных табеля. Интеграция с 1С Бухгалтерией выполняется через синхронизацию данных.

Если переход на ЗУП не планируется, рабочий компромисс — установить аванс процентом от тарифа на уровне, близком к оплате за половину месяца, и ежемесячно проверять ведомость на предмет сотрудников, отработавших неполный период. Их суммы корректируются вручную до проведения документа.

Частые вопросы

Почему в ведомости на аванс у сотрудника стоит нулевая сумма?

Чаще всего в карточке сотрудника по ссылке «Выплата аванса» не задано значение, а общая настройка организации либо отсутствует, либо не применяется из-за пустого поля в карточке. Также проверьте дату приёма на работу: если сотрудник принят после даты выплаты аванса, программа может не включить его в список.

Можно ли установить разный аванс разным сотрудникам?

Да. Общее правило задаётся в настройках зарплаты организации, а для отдельных сотрудников размер переопределяется в их карточках. Программа при заполнении ведомости использует индивидуальное значение, если оно задано, и общее — во всех остальных случаях.

Как изменить аванс с середины года, чтобы не пересчитывать прошлые выплаты?

Достаточно изменить значение в карточке сотрудника или в общих настройках — новая сумма будет применяться только к ведомостям, созданным после изменения. Уже проведённые ведомости программа не пересчитывает, поэтому прошлые выплаты останутся без изменений.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса в 1С Бухгалтерии?

В типовой 1С Бухгалтерии 8.3 НДФЛ исчисляется при окончательном начислении зарплаты за месяц, а не при выплате аванса. Ведомость на аванс формирует только проводки по выплате денежных средств. Порядок уплаты налога в бюджет определяется действующими нормами Налогового кодекса и настройками учётной политики.

Что делать, если аванс выплатили, но сотрудник весь месяц был на больничном?

Выплаченный аванс останется на дебете счёта 70 как задолженность за сотрудником. При окончательном расчёте программа зачтёт его против начислений; если начислений недостаточно, излишне выплаченная сумма удерживается из следующих выплат или возвращается сотрудником по согласованию. Строку такого сотрудника лучше удалять из ведомости на аванс заранее.

Можно ли в 1С Бухгалтерии 8.3 рассчитать аванс по отработанному времени?

Автоматически — нет, типовая конфигурация поддерживает только фиксированную сумму и процент от тарифа. Для расчёта по фактически отработанному времени первой половины месяца используется 1С:ЗУП либо ручной расчёт с последующей корректировкой суммы в ведомости.