Как в 1С проводить донорские дни

Донорские дни — особый вид отсутствия: день сдачи крови и дополнительный день отдыха после неё оплачиваются по среднему заработку, а не по окладу. В 1С:ЗУП для этого есть штатный механизм, но он требует правильной настройки вида расчёта и корректного оформления документа. Если провести донорский день как обычный отпуск за свой счёт или прогул, сотрудник потеряет деньги, а компания получит нарушение трудового законодательства.

Основание для предоставления дня — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медицинском освидетельствовании). Именно дата в справке определяет, какой день проводить в программе и за какой период считать средний заработок. Далее разберём настройку, документы, расчёт и типичные ошибки на примере 1С:ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но документы называются иначе.

Что положено донору по Трудовому кодексу

Статья 186 ТК РФ даёт донору два вида гарантий. В день сдачи крови сотрудник освобождается от работы с сохранением среднего заработка. Дополнительно после каждого дня сдачи положен ещё один день отдыха, который тоже оплачивается по среднему заработку. По желанию сотрудника этот день можно присоединить к отпуску или использовать в другое время в течение года.

Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, праздничный день или в период отпуска, ему предоставляется другой день отдыха. Если он вышел на работу в день сдачи крови по согласованию с работодателем, день отдыха также переносится. Каждый такой случай в 1С оформляется отдельным документом на конкретную дату — обобщённые документы «на всякий случай» создавать нельзя.

Настройка вида расчёта и вида отсутствия

В типовой 1С:ЗУП 3.1 начисление для донорских дней обычно уже есть в плане видов расчёта — проверьте раздел «Настройка → Начисления» наличие вида с назначением «Оплата дней сдачи крови» или аналогичным. Если его нет (например, база создавалась с ограниченной начальной настройкой), создайте начисление вручную: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», расчёт — по среднему заработку, обложение НДФЛ — код 4800 «Иные доходы», взносы — полностью облагается.

Также проверьте вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» («Настройка → Виды отсутствий»). Для донорских дней используется обозначение в табеле «Г» или «23» (невыход по государственным обязанностям). Если вид отсутствия настроен как «неоплачиваемый», программа не рассчитает средний заработок — это самая частая причина «нулевого» начисления.

Контрольные точки

Как проверить настройку

Вид расчёта в начислениях

Норма

Назначение связано с оплатой по среднему заработку, НДФЛ код 4800

Тревожный признак

Начисление настроено как не облагаемое или считается от оклада

Вид отсутствия

Норма

Буквенный код Г (23), отсутствие оплачиваемое

Тревожный признак

Код НН или отсутствие без сохранения оплаты

Как оформить день сдачи крови документом

Основной рабочий документ — «Отсутствие (болезнь, прогул, отгул)» из раздела «Кадры → Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата». Создайте документ, выберите сотрудника, укажите вид отсутствия «Донорские дни» (или «Отсутствие с сохранением оплаты» с соответствующим видом расчёта) и задайте дату из справки № 402/у. После проведения программа при расчёте зарплаты за месяц автоматически начислит оплату по среднему заработку и вытеснит оплату по окладу за этот день.

Альтернатива — документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» (доступен в разделе «Зарплата»). Он рассчитывает средний заработок сразу в самом документе, что удобно, если нужно проверить сумму до расчёта зарплаты за месяц. Оба варианта корректны; выбирайте тот, который принят в учётной политике вашей компании, и используйте его единообразно.

1. 1
   Получите от сотрудника справку № 402/у и заявление о предоставлении дня отдыха
2. 2
   Проверьте наличие вида расчёта «Оплата донорских дней» и вида отсутствия с кодом Г
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отгул)», укажите сотрудника и дату по справке
4. 4
   Проведите документ и проверьте табель: день должен отразиться кодом Г
5. 5
   При расчёте зарплаты убедитесь, что начислена оплата по среднему заработку, а оклад за этот день вытеснен
6. 6
   Распечатайте расчёт среднего заработка и приложите к личному делу или расчётному листку

Дополнительный день отдыха и его перенос

Дополнительный день отдыха оформляется тем же документом, но на дату, которую выбрал сотрудник (в пределах года после дня сдачи). Если день сдачи крови и дополнительный день идут подряд, можно указать период из двух дней в одном документе — программа корректно разобьёт их в табеле.

Если сотрудник сдал кровь в выходной или в отпуске, проводите в программе только тот день отдыха, который он фактически использует взамен. Дата сдачи в этом случае не отражается как отсутствие — сотрудник и так не работал. Основание (справку) храните в личном деле, а в комментарии документа укажите её реквизиты.

Когда дополнительный день присоединяется к отпуску, оформляйте отпуск стандартным документом «Отпуск», а донорский день — отдельным документом на дату, смежную с отпуском. Не включайте его в период отпуска: отпускные и оплата донорского дня считаются по разным правилам, и смешение приведёт к ошибке в расчёте.

Удобно завести в документе отсутствия привычку заполнять комментарий вида «справка № 402/у от 12.03, выдана станцией переливания крови». При проверке или споре с сотрудником это избавит от поиска бумажного оригинала.

Налогообложение и отражение в учёте

Оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не компенсация, освобождённая от налогов. В 6-НДФЛ доход отражается с кодом 4800, если вид расчёта настроен корректно. В табеле учёта рабочего времени дни помечаются кодом «Г» или «23».

Если сотруднику нужна справка о среднем заработке за донорский день, используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа отсутствия. В ней видны расчётный период, учтённые начисления и итоговый среднедневной заработок — этого достаточно для большинства проверок.

Частые ошибки и как их найти

Самая распространённая ошибка — день проведён как «Отгул» или «Отпуск без сохранения оплаты»: сотрудник не получает средний заработок, а в табеле стоит неверный код. Вторая — в документе указана дата заявления, а не дата из справки, из-за чего средний заработок считается за неверный расчётный период. Третья — вид расчёта с неправильным кодом НДФЛ, и оплата не попадает в 6-НДФЛ корректно.

Для поиска ошибок используйте отчёты «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и «Расчётный листок»: сверьте, что код Г стоит на нужной дате, а сумма начисления соответствует среднедневному заработку сотрудника. Расхождение оклада за месяц с донорским днём в меньшую сторону без соответствующего начисления по среднему — верный признак, что документ проведён неверно.

Проверка результата перед выплатой

Перед выплатой зарплаты откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и найдите строку сотрудника. Должно быть два начисления: оклад за фактически отработанное время (уменьшенный на день отсутствия) и оплата донорского дня по среднему заработку. Если строки со средним заработком нет — проверьте, проведён ли документ отсутствия и правильно ли настроен вид расчёта.

Сравните среднедневной заработок в документе с расчётом вручную: сумма начислений за 12 предшествующих месяцев, делённая на фактически отработанные дни. Совпадение с точностью до округления означает, что расчёт корректен. Значимое расхождение — повод проверить, не попали ли в расчётный период исключаемые периоды (больничные, командировки), которые программа должна была выкинуть автоматически.

Частые вопросы

Можно ли оплатить донорский день в 1С:Бухгалтерии 8, если нет ЗУП?

Да, но вручную: создайте начисление с расчётом по среднему заработку или начислите сумму в документе «Начисление зарплаты» отдельной строкой, предварительно рассчитав средний заработок вне программы. Автоматического расчёта среднего для донорских в Бухгалтерии нет, поэтому для регулярных случаев удобнее ЗУП.

Что делать, если сотрудник принёс справку за прошлый месяц, когда зарплата уже выплачена?

Оформите документ отсутствия текущей датой с периодом отсутствия в прошлом месяце — программа выполнит перерасчёт при следующем начислении зарплаты. Доначисленная сумма попадёт в ближайшую выплату, а в 6-НДФЛ отразится в периоде фактического начисления.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ?

Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха — это доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В отчёте 6-НДФЛ такой доход обычно отражается с кодом 4800.

Как провести день, если сотрудник сдал кровь в свой выходной?

В день сдачи документ не создаётся — сотрудник не работал. Когда он выберет другой день отдыха, оформите стандартный документ отсутствия с оплатой по среднему заработку на эту дату, указав в комментарии реквизиты справки. Дополнительный день отдыха после сдачи также сохраняется.

Сколько времени сотрудник может использовать дополнительный день отдыха?

Дополнительный день отдыха после сдачи крови должен быть использован в течение года со дня сдачи. Если сотрудник увольняется, неиспользованные донорские дни не компенсируются деньгами — ТК РФ такой компенсации не предусматривает.