Где в 1С ЗУП находится график отпусков и как с ним работать

График отпусков в 1С:ЗУП (конфигурация «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1) находится в разделе «Кадры». Откройте подсистему «Кадры» и в группе «Отпуска» выберите пункт «Графики отпусков» — это журнал документов, где создаются и хранятся графики на каждый год. Если такого пункта нет, причина обычно в настройках функциональности или в правах пользователя, об этом ниже.

Документ «График отпусков» формируется на календарный год и по сути является электронным аналогом унифицированной формы Т-7. Программа умеет заполнять его автоматически с учётом остатков неиспользованных отпусков сотрудников, что заметно упрощает работу кадровика в конце года, когда нужно спланировать отпуска на следующий период.

Важно понимать: график отпусков в ЗУП — это плановый документ. Сам факт ухода сотрудника в отпуск оформляется отдельным документом «Отпуск», и уже он влияет на расчёт отпускных и отсутствия в табеле. График же служит для планирования, контроля исполнения и печати формы Т-7.

Где именно искать график отпусков в интерфейсе ЗУП

Основной путь: откройте в левой панели раздел «Кадры» и найдите ссылку «Графики отпусков». Откроется журнал документов, где по кнопке «Создать» можно завести новый график. В шапке документа указываются организация и год, на который планируются отпуска.

Если раздел «Кадры» в вашей панели настроен иначе, воспользуйтесь универсальным способом — строкой поиска в верхней части окна (значок лупы). Начните вводить «график отпусков», и программа покажет нужный объект. Это работает даже при нестандартной настройке панелей разделов.

В некоторых доработанных конфигурациях интерфейс изменён, и пункт может находиться в подразделе «Все кадровые документы» или «Плановые документы». В этом случае откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» и отфильтруйте журнал по виду документа «График отпусков».

Что делать, если пункта «Графики отпусков» нет в меню

Первая причина — отключённая функциональность. Проверьте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или общие настройки: «Настройка» → «Расчет зарплаты» и связанные разделы, где включаются кадровые механизмы. Убедитесь, что учёт отпусков и кадровое планирование не отключены.

Вторая причина — права доступа. Пользователю должна быть назначена роль, дающая доступ к кадровым документам: например, «Кадровик» или «Добавление и изменение кадровых данных». Если вы работаете под ограниченной учётной записью (например, только расчётчика), попросите администратора проверить профиль группы доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Третья причина — индивидуальная настройка панели навигации. Кликните правой кнопкой по панели раздела «Кадры», выберите «Настройка навигации» и проверьте, не перенесён ли пункт «Графики отпусков» в список скрытых команд. Верните его в видимую часть списка.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункта нет в меню, но поиск находит документНастройте панель навигации раздела «Кадры» и верните команду в видимый список

Поиск тоже не находит объектПроверьте права пользователя и включённость функциональности учёта отпусков

Документ есть, но не заполняется даннымиПроверьте, что по сотрудникам введены виды отпусков в штатном расписании и личных карточках

Как создать и заполнить график отпусков

В журнале «Графики отпусков» нажмите «Создать». Укажите организацию и год. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и предложит плановые даты отпусков. В зависимости от настроек автозаполнение учитывает остатки неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды.

Автоматически заполненные строки нужно проверить и скорректировать вручную: программа не знает о пожеланиях сотрудников, производственных ограничениях и договорённостях внутри подразделений. Даты начала и окончания отпуска меняются прямо в табличной части документа. Можно добавлять сотрудников вручную кнопкой «Добавить» и дробить отпуск на части, создавая несколько строк по одному сотруднику.

Обратите внимание на колонку с остатком отпуска: она показывает, сколько дней накоплено у сотрудника. Это помогает не запланировать дней больше, чем положено, и вовремя «закрыть» старые остатки. Проверить остатки детально можно отчётом «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и планируемый год
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического подбора сотрудников
4. 4
   Скорректируйте даты вручную, разбейте отпуска на части при необходимости
5. 5
   Сверьте плановые дни с остатками отпусков сотрудников
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму Т-7 для ознакомления сотрудников

Печать формы Т-7 и ознакомление сотрудников

Из проведённого документа доступна печатная форма по кнопке «Печать». Программа формирует график отпусков по унифицированной форме Т-7 с шапкой организации, таблицей сотрудников, датами и колонками для отметок о переносе. Форма соответствует привычному бумажному виду, который принимают проверяющие.

По законодательству график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Распечатанную форму подписывает руководитель, а сотрудников знакомят с графиком под подпись. Сам документ в ЗУП хранит плановые данные, а факт ознакомления фиксируется на бумаге или в системе электронного документооборота, если она подключена.

Если в течение года планы меняются, в график вносят корректировки: либо изменяют сам документ, либо оформляют перенос через кадровые документы. Помните, что фактический отпуск всегда оформляется документом «Отпуск» в разделе «Зарплата» или «Кадры» — только он запускает расчёт отпускных.

Как контролировать исполнение графика

Для контроля используйте отчёт «График отпусков» и справку-расчёт по остаткам в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт показывает запланированные и фактически использованные дни, позволяя увидеть сотрудников, которые не отгуляли отпуск, и расхождения между планом и фактом.

Полезная практика — сверять график с фактическими отпусками ежеквартально. Если сотрудник ушёл в отпуск не по графику, проверьте, оформлен ли перенос корректно: от этого зависит достоверность данных при проверках трудовой инспекции и при расчёте компенсаций при увольнении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён и виден в журнале «Графики отпусков»

Норма

В журнале есть строка с нужным годом и организацией

Тревожный признак

Документ создан, но не проведён — печатная форма и отчёты могут быть некорректны

Заполнение сотрудниками

Норма

Все штатные сотрудники присутствуют, даты заполнены

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует — проверьте приём на работу и виды отпусков

Печатная форма Т-7

Норма

Форма открывается, содержит шапку организации и все строки

Тревожный признак

Пустая форма или ошибка — проверьте заполненность реквизитов организации

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — попытка «отправить» сотрудника в отпуск через график. График не создаёт отсутствий и не начисляет отпускные: без документа «Отпуск» сотрудник будет числиться работающим, а зарплата посчитается как за полный месяц. Всегда проверяйте, что по каждому фактическому отпуску введён отдельный документ.

Вторая ошибка — создание нескольких графиков на один год по одной организации без необходимости. Это затрудняет контроль и печать. Если нужно скорректировать планы, редактируйте существующий документ, а не плодите дубли.

Третья ошибка — игнорирование остатков прошлых лет. Если сотрудник годами не использует отпуска, накапливается обязательство перед ним, что создаёт риски при проверках и увольнениях. Сверяйте план с отчётом «Остатки отпусков» до утверждения графика.

FAQ: частые вопросы о графике отпусков в ЗУП

Можно ли заполнить график отпусков только по одному подразделению?

Да. При заполнении документа можно использовать отбор по подразделению — кнопка «Заполнить» с настройкой отбора позволяет подобрать сотрудников конкретного подразделения. Это удобно, когда графики готовят руководители направлений, а кадровик сводит данные.

Почему сотрудник не попадает в график при автозаполнении?

Обычные причины: сотрудник принят после даты формирования графика, у него не указан вид ежегодного отпуска в данных о правах на отпуска, либо он работает по договору ГПХ (такие лица в график не включаются). Проверьте карточку сотрудника и документ приёма на работу.

Как в графике отразить разбивку отпуска на части?

Добавьте по сотруднику несколько строк: в каждой укажите свои даты начала и окончания части отпуска. Программа посчитает общее количество дней. Помните, что по Трудовому кодексу хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Влияет ли график отпусков на расчёт зарплаты?

Нет. График — плановый документ, он не формирует отсутствий и начислений. На расчёт влияет только документ «Отпуск», который вводится при фактическом уходе сотрудника и рассчитывает отпускные.

Как изменить график в середине года, если сотрудник переносит отпуск?

Откройте документ графика и скорректируйте даты в строке сотрудника, затем перепроведите документ. Если в организации принято фиксировать переносы отдельно, оформите изменение через заявление сотрудника и отразите новые даты в графике с указанием основания в печатной форме.