Как в 1С посмотреть численность сотрудников

Численность сотрудников в 1С смотрят через штатные кадровые отчёты — отдельного «счётчика людей» в программе нет, данные собираются из кадровых документов: приёмов на работу, переводов и увольнений. В 1С:ЗУП и 1С:ERP основные инструменты — отчёты «Штатные сотрудники», «Списочный состав», «Численность и текучесть кадров» и «Среднесписочная численность».

Важно сразу различать два показателя. Списочная численность — это количество сотрудников, с которыми действует трудовой договор на конкретную дату. Среднесписочная — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), который нужен для статистической отчётности, налоговых льгот и контроля лимитов по спецрежимам. Они считаются по-разному и дают разные цифры.

Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отбора и способы проверить, что цифра в отчёте соответствует реальности. Инструкции подходят для 1С:ЗУП 3.1 и типовых конфигураций на её основе (ERP, КА); в «Бухгалтерии предприятия» возможности скромнее, об этом — отдельный раздел.

Какие показатели численности есть в 1С и чем они отличаются

Прежде чем открывать отчёт, определите, какая именно цифра нужна, иначе легко получить «неправильное» значение при формально верных действиях. В типовых конфигурациях встречаются три показателя.

Списочная численность — сотрудники с действующим трудовым договором на выбранную дату, включая находящихся в отпусках, на больничном, в командировке. Внешние совместители и работники по ГПХ в списочный состав не входят.

Среднесписочная численность — рассчитывается по правилам статистики: сумма списочной численности за каждый календарный день периода делится на число календарных дней. Сотрудницы в отпуске по беременности и уходу за ребёнком, а также некоторые другие категории исключаются из расчёта.

Численность по штатному расписанию — количество ставок (штатных единиц), а не людей. Одна ставка может быть вакантной или занятой сотрудником на 0,5 ставки, поэтому эта цифра почти никогда не совпадает со списочной численностью.

Как посмотреть численность в 1С:ЗУП на конкретную дату

Базовый сценарий — узнать, сколько человек работает в организации прямо сейчас или работало на прошедшую дату. Для этого используется отчёт по списочному составу.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Штатные сотрудники» (в некоторых релизах — «Списочный состав»).
3. 3
   Установите дату, на которую нужна численность, в поле периода.
4. 4
   При необходимости задайте отбор по организации или подразделению через кнопку «Настройки».
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговое количество строк или итог по численности в шапке отчёта.

Отчёт «Штатные сотрудники» выводит список сотрудников с должностями и подразделениями на указанную дату. Чтобы получить именно число, посчитайте итоговые строки или переключите вариант отчёта в настройках на группировку по организации — тогда в итогах будет количество.

Если нужна численность с разбивкой — например, сколько человек в каждом подразделении, — используйте отчёт «Численность и текучесть кадров» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает численность на начало и конец периода, приёмы, увольнения и коэффициент текучести.

Как посмотреть среднесписочную численность за период

Для статистики и налоговых целей нужен расчёт за период. В ЗУП 3.1 откройте «Отчётность, справки» → «Среднесписочная численность» (в ряде релизов отчёт находится в «Кадровые отчёты»). Укажите организацию и период — месяц, квартал или год — и сформируйте.

Отчёт показывает расчёт по месяцам: списочную численность по дням, исключаемые категории и итоговое среднее значение. Дробный результат округляется до целых по арифметическим правилам при представлении в отчётность, но в самом отчёте видно точное значение с десятыми.

Если организация ведёт учёт в 1С:ERP или «Комплексной автоматизации», тот же отчёт доступен в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам». Состав показателей идентичен, поскольку кадровый блок в этих конфигурациях общий с ЗУП.

Как посмотреть численность в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 полноценных кадровых отчётов по численности нет — конфигурация рассчитана на небольшие компании. Доступны два обходных пути.

Первый — справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). В списке видно действующих и уволенных сотрудников; отбор по признаку «не уволен» даст приблизительную текущую численность. Способ подходит, когда сотрудников немного и все они оформлены в одной организации.

Второй — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»), построенный по регистрам кадровых данных, либо отчёт «Среднесписочная численность», если он присутствует в вашем релизе в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам». Наличие и состав отчётов зависит от версии конфигурации.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП / ERP

Полный набор: списочная, среднесписочная, текучесть, остатки штатных единиц. Подходит для точной отчётности, но требует ведения кадровых документов.

1С:Бухгалтерия

Только список сотрудников и ограниченные отчёты. Хватает для малого штата; для статотчётности расчёт придётся перепроверять вручную.

Список в справочнике «Сотрудники»

Быстрый способ оценить численность «на глаз» в любой конфигурации. Не учитывает периоды отсутствия и не заменяет расчёт среднесписочной.

Как проверить, что цифра в отчёте верная

Расхождение между отчётом и реальностью — частая ситуация, и почти всегда причина в данных, а не в программе. Прежде чем использовать численность для отчётности, выполните базовую сверку.

Сверьте отчёт «Штатные сотрудники» на дату с журналом кадровых документов: количество действующих приёмов минус увольнения должно сходиться со списочным составом. Удобно использовать отчёт «Движения работников» или журнал «Приёмы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры».

Отдельно проверьте «зависшие» данные: сотрудники, у которых увольнение введено, но не проведено, или приём создан без приказа. Непроведённые документы в расчёт не попадают, и численность занижается.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на дату

Норма

Совпадает с количеством действующих трудовых договоров по журналу кадровых документов

Тревожный признак

В отчёте больше или меньше людей, чем в реальности — ищите непроведённые или ошибочные документы

Среднесписочная за месяц

Норма

Значение близко к списочной численности при стабильном штате, движение объяснимо приёмами и увольнениями

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых событий — вероятно, документы введены задним числом или есть дубли сотрудников

Дубли физических лиц

Норма

Каждый человек заведён в справочнике «Физические лица» один раз

Тревожный признак

Один человек числится как два сотрудника — численность завышена

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — путать списочную и среднесписочную численность и подавать в статистику «снимок на дату» вместо расчётного показателя. Вторая — считать численность по штатному расписанию: вакансии и неполные ставки делают эту цифру непригодной для отчётности.

Ещё одна группа проблем — дубли физических лиц и сотрудников, принятых «через справочник» без кадрового документа. Такие записи видны в списке сотрудников, но не учитываются в отчётах по численности, что порождает расхождения между разными способами просмотра.

Если стандартного отчёта не хватает

Когда типовые отчёты не дают нужного разреза — например, численность по категориям персонала, по виду занятости или с учётом внешних совместителей, — используйте настройки варианта отчёта: кнопка «Настройки» → вкладки «Отбор» и «Структура». Практически любой кадровый отчёт в ЗУП перестраивается без доработки конфигурации.

Для нетиповых задач подходит «Универсальный отчёт» по регистрам сведений о кадровой истории сотрудников, а также консоль отчётов СКД — но это уже инструменты для опытного пользователя или программиста. Изменять конфигурацию ради одной цифры не стоит: в большинстве случаев задача решается настройкой отбора.

Удобный приём: сохраните настроенный вариант отчёта «Штатные сотрудники» с группировкой по подразделениям и отбором по организации как отдельный вариант и добавьте его в избранное. Тогда ежемесячный контроль численности занимает меньше минуты.

Частые вопросы

Почему в отчёте численность больше, чем реально работает людей?

Чаще всего причина в непроведённых увольнениях, дублях физических лиц или в том, что отчёт показывает ставки по штатному расписанию, а не людей. Проверьте журнал кадровых документов и справочник «Физические лица» на дубликаты.

Входят ли внешние совместители в списочную численность?

Нет. Внешние совместители и лица, работающие по договорам ГПХ, в списочный состав не включаются. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту работы.

Как посмотреть численность по конкретному подразделению?

В отчёте «Штатные сотрудники» или «Численность и текучесть кадров» откройте «Настройки», добавьте отбор по полю «Подразделение» и задайте нужное значение. Либо сгруппируйте отчёт по подразделениям, чтобы увидеть все сразу.

Можно ли посмотреть численность за прошлый год?

Да, если кадровые документы за тот период введены в базу и не изменялись задним числом. Установите в отчёте дату или период прошлого года и сформируйте — расчёт строится по историческим данным регистров.

Чем отличается численность в ЗУП от данных в «Бухгалтерии» при обмене?

В «Бухгалтерию» при синхронизации переносятся сотрудники и кадровые документы, но полные кадровые отчёты доступны только в ЗУП. Если цифры расходятся, проверьте, все ли документы прошли синхронизацию и нет ли отбора по организации в настройках обмена.

Нужно ли что-то настраивать перед первым формированием отчёта?

Специальной настройки не требуется — отчёты работают «из коробки». Необходимо лишь, чтобы учёт вёлся документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение», а не ручным редактированием справочников.