Как уволить сотрудника в отпуске по собственному желанию в 1С ЗУП

Увольнение сотрудника, который находится в отпуске, — рабочая ситуация, предусмотренная Трудовым кодексом: по собственному желанию работник вправе уволиться в любой момент, в том числе во время ежегодного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения зарплаты. Отказать ему нельзя, отзывать из отпуска тоже не требуется. В 1С:ЗУП такая операция оформляется штатными документами, но порядок действий зависит от того, совпадает ли дата увольнения с периодом отпуска и нужно ли пересчитывать отпускные.

Главная сложность для расчётчика — правильно определить, какие документы корректировать, а какие создавать заново. Если отпуск уже рассчитан и выплачен, а дата увольнения приходится на его период, программа потребует аккуратной отработки документа «Увольнение», чтобы не задвоить начисления и не исказить компенсацию за неиспользованный отпуск. Ошибки здесь приводят к неверным суммам в расчётном листке и проблемам при сдаче отчётности.

Ниже разобраны типовые сценарии: увольнение в последний день отпуска, увольнение датой внутри отпуска, отпуск с последующим увольнением и работа с уже начисленными отпускными. Материал ориентирован на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.

Что разрешает закон и как это влияет на оформление

По статье 80 ТК РФ работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив работодателя за две недели. Нахождение в отпуске не является препятствием: заявление можно подать как до отпуска, так и во время него — лично, почтой или через электронный документооборот, если он применяется в организации. Более того, если заявление подано до отпуска, период отпуска засчитывается в срок предупреждения.

Дата увольнения определяется заявлением сотрудника и согласованием с работодателем. Возможны три базовые ситуации: дата увольнения совпадает с последним днём отпуска, дата увольнения приходится на середину отпуска, либо стороны договорились об отпуске с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ) — тогда днём увольнения считается последний день отпуска, а трудовые отношения фактически прекращаются с первого дня отпуска.

Важно понимать разницу для отражения в программе: при обычном увольнении во время отпуска сотрудник остаётся в штате до даты увольнения и за эти дни ему положены отпускные. При отпуске с последующим увольнением день увольнения — последний день отпуска, но все расчёты и выдача документов производятся до начала отпуска. От этого зависит, какой документ создавать в 1С:ЗУП и какие даты в нём указывать.

Подготовка: что проверить до создания документа увольнения

Прежде чем оформлять увольнение в программе, убедитесь, что в базе корректно отражён сам отпуск. Откройте документ «Отпуск» (раздел «Кадры» — «Отпуска» или «Зарплата» — «Отпуска») и проверьте период, вид отпуска и факт расчёта отпускных. Если отпускные уже выплачены, должен существовать документ выплаты (ведомость), а в расчётном листке сотрудника — соответствующие начисления.

Второй шаг — зафиксировать дату увольнения из заявления сотрудника. Именно эта дата определяет сценарий. Если дата увольнения позже даты окончания отпуска, никаких особых действий с отпуском не требуется — оформляется обычное увольнение. Если дата попадает внутрь отпуска, потребуется решить: прерывать отпуск документально или оформить отпуск с последующим увольнением.

Третий момент — проверьте, не рассчитан ли уже зарплатный документ за месяц увольнения. Если «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц ещё не создано, увольнение рассчитается чище. Если расчёт уже выполнен, после проведения увольнения потребуется пересчитать месяц, чтобы исключить дни после даты увольнения.

Контрольные точки

Что проверить перед увольнением

Документ «Отпуск» в базе

Норма

Период отпуска указан верно, отпускные рассчитаны и при необходимости выплачены

Тревожный признак

Отпуск не отражён или период не совпадает с приказом — сначала исправьте отпуск

Дата увольнения из заявления

Норма

Дата определена и согласована, понятно, попадает ли она в период отпуска

Тревожный признак

Дата не зафиксирована документально — риск спора с сотрудником

Расчёт зарплаты за месяц

Норма

Месяц увольнения ещё не рассчитан или готов к пересчёту

Тревожный признак

Зарплата рассчитана и выплачена без учёта увольнения — потребуется сторнирование

Сценарий 1: дата увольнения совпадает с последним днём отпуска или позже

Самый простой случай: сотрудник отгулял отпуск полностью (или увольняется в его последний день), отпускные рассчитаны корректно, пересчитывать ничего не нужно. Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» — кнопка «Создать» — «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (собственное желание).

На закладке расчёта программа автоматически определит компенсацию за неиспользованный отпуск. Поскольку сотрудник отгулял отпуск авансом или в счёт текущего рабочего года, возможны два итога: либо компенсация за остаток дней, либо удержание за неотработанные дни отпуска, если отпуск был предоставлен авансом. 1С:ЗУП рассчитает это самостоятельно на основании остатков отпусков — проверьте результат по справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.

После проведения документа сформируйте печатные формы: приказ по форме Т-8 (или самостоятельно разработанную форму), записку-расчёт Т-61. Проверьте, что в расчётный листок попали итоговые суммы: зарплата за отработанные дни, компенсация или удержание, НДФЛ и взносы.

Сценарий 2: дата увольнения внутри периода отпуска

Если сотрудник подал заявление, находясь в отпуске, и дата увольнения приходится на середину отпускного периода, отзывать его из отпуска не нужно — отпуск просто обрывается датой увольнения. В программе это отражается через уменьшение периода отпуска: часть отпускных, выплаченных за дни после даты увольнения, становится излишне выплаченной и подлежит перерасчёту.

Практический порядок такой. Сначала создайте документ «Увольнение» с фактической датой. При расчёте документа программа обнаружит, что часть отпускных относится к периоду после увольнения, и автоматически выполнит сторнирование лишних отпускных — на закладке начислений появятся отрицательные суммы по виду расчета отпуска. Одновременно рассчитается компенсация за неиспользованный отпуск, если остаток положительный.

В некоторых ситуациях удобнее сначала скорректировать сам документ «Отпуск»: уменьшить дату окончания до даты увольнения. Тогда программа пересчитает отпускные, а излишне выплаченная сумма отразится как задолженность. Однако если отпускные уже выплачены и месяц закрыт, корректнее полагаться на автоматическое сторно в документе «Увольнение» — так история расчётов остаётся прозрачной для проверяющих.

Сценарий 3: отпуск с последующим увольнением

Когда стороны договорились об отпуске с последующим увольнением, оформление в 1С:ЗУП делается одним документом. Создайте документ «Отпуск» и установите в нём флажок «Отпуск с последующим увольнением» (в типовой форме он доступен рядом с периодом отпуска). Укажите период отпуска — программа сама определит дату увольнения как последний день отпуска.

Такой документ при проведении выполняет сразу две функции: рассчитывает отпускные за весь период и формирует кадровое событие увольнения. Компенсация за неиспользованный отпуск в этом случае не начисляется — весь остаток отпуска «отгуливается». Если остаток отпуска больше запрошенного периода, разница компенсируется деньгами при окончательном расчёте.

Окончательный расчёт (зарплата за отработанные дни до отпуска, отпускные, компенсация при наличии) нужно произвести и выплатить до начала отпуска — в последний рабочий день сотрудника. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности также выдаются до ухода в отпуск. Учтите: после проведения документа с флажком увольнения отдельный документ «Увольнение» создавать не нужно — это приведёт к дублированию кадрового события.

Сравнение сценариев оформления

Обычное увольнение после отпуска

Дата увольнения — последний день отпуска или позже. Документ «Увольнение», компенсация или удержание считаются автоматически. Самый простой вариант.

Увольнение внутри отпуска

Дата увольнения в середине отпуска. Документ «Увольнение» со сторно лишних отпускных. Требует проверки лимитов удержаний.

Отпуск с последующим увольнением

Один документ «Отпуск» с флажком увольнения. Расчёт и выдача документов — до начала отпуска. Нельзя для увольнений за виновные действия.

Расчёт компенсации и сторно отпускных: что контролировать

Ключевой показатель — остаток дней отпуска на дату увольнения. Откройте справку «Остатки отпусков» (из карточки сотрудника или из документа увольнения по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск»). Сверьте остаток с кадровыми данными: если сотрудник отгулял больше положенного, образуется отрицательный остаток, и программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска.

При сторнировании отпускных внутри документа «Увольнение» проверьте, что сторно относится именно к дням после даты увольнения. В развернутой таблице начислений видны периоды, за которые выполнен перерасчёт. Если сторно выглядит неверно — например, затрагивает весь отпуск целиком — проверьте, не задвоен ли документ «Отпуск» и корректно ли указана дата увольнения.

Отдельно контролируйте НДФЛ: при сторно отпускных налог пересчитывается, и излишне удержанный НДФЛ подлежит зачёту или возврату. После проведения увольнения сформируйте расчётный листок сотрудника и регистр налогового учёта по НДФЛ — итоговые суммы не должны содержать отрицательных «хвостов» без объяснения.

1. 1
   Зафиксируйте дату увольнения по заявлению сотрудника
2. 2
   Проверьте документ «Отпуск»: период, расчёт и выплату отпускных
3. 3
   Создайте «Увольнение» (Кадры — Приёмы, переводы, увольнения), укажите дату и основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
4. 4
   На закладке расчёта проверьте сторно отпускных за дни после увольнения и компенсацию/удержание по остатку отпуска
5. 5
   Сверьте остаток отпуска со справкой «Остатки отпусков»
6. 6
   Проверьте лимит удержаний по ст. 138 ТК РФ
7. 7
   Проведите документ, сформируйте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61, проверьте расчётный листок и НДФЛ

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание отдельного документа «Увольнение» после того, как отпуск уже оформлен с флажком «с последующим увольнением». Итог — двойное кадровое событие, конфликт при формировании отчётности и ошибки в сведениях для СЭДО и ЕФС-1. Перед созданием увольнения всегда проверяйте, не зарегистрировано ли событие увольнения другим документом: журнал «Приёмы, переводы, увольнения» показывает все кадровые события сотрудника.

Вторая ошибка — ручное редактирование сумм сторно в документе увольнения без понимания их происхождения. Программа рассчитывает сторно по данным учёта, и ручная правка нарушает связь с регистрами: потом расхождения всплывут при расчёте страховых взносов или в 6-НДФЛ. Если сумма кажется неверной, ищите причину в исходных документах, а не правьте результат.

Третья группа ошибок — забытые кадровые последствия: не сформировано уведомление в СЭДО об увольнении, не выданы сведения о трудовой деятельности, не оформлена записка-расчёт. В 1С:ЗУП сведения для СЭДО формируются из документа увольнения автоматически при подключённом обмене, но отправку нужно проконтролировать вручную в разделе «Отчётность, справки».

Проверка результата и закрытие месяца

После проведения всех документов выполните контрольную проверку. Откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть отпускные (или их сторно), зарплата за отработанные дни, компенсация или удержание по отпуску, НДФЛ. Сумма к выплате должна совпадать с ведомостью на окончательный расчёт.

Далее проверьте кадровую часть: приказ об увольнении сформирован, в карточке сотрудника стоит статус увольнения с корректной датой, остатки отпусков обнулены или соответствуют удержанию. Если организация ведёт электронные трудовые книжки, убедитесь, что сведения об увольнении ушли в СЭДО в установленный срок — не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа.

Завершающий шаг — включить сотрудника в итоговый расчёт месяца. Если «Начисление зарплаты и взносов» за месяц создаётся после увольнения, программа учтёт только дни до даты увольнения. Если документ уже был проведён — перезаполните его, чтобы исключить лишние начисления, и пересчитайте взносы.

FAQ

Можно ли уволить сотрудника по собственному желанию, пока он в отпуске, без его присутствия?

Да. Заявление может быть передано почтой или в электронном виде, личное присутствие не требуется. В день увольнения работодатель обязан произвести расчёт и направить сотруднику документы; трудовая книжка при отсутствии работника выдаётся по его запросу почтой или оформляется электронно.

Нужно ли отзывать сотрудника из отпуска для увольнения?

Нет. Отзыв из отпуска требует согласия работника и для увольнения по собственному желанию не нужен. Отпуск просто прерывается датой увольнения, а в 1С:ЗУП отпускные за дни после увольнения сторнируются в документе «Увольнение».

Что делать, если отпускные выплачены, а расчёта при увольнении не хватает для удержания?

Удержание ограничено статьёй 138 ТК РФ. Если итоговой выплаты недостаточно, излишне выплаченные отпускные остаются задолженностью сотрудника: её можно погасить добровольно через кассу или взыскивать в судебном порядке. Принудительно удержать сверх лимита нельзя.

Как оформить отпуск с последующим увольнением одним документом?

В документе «Отпуск» установите флажок «Отпуск с последующим увольнением» и укажите период отпуска. Программа рассчитает отпускные и зарегистрирует увольнение последним днём отпуска. Отдельный документ «Увольнение» создавать нельзя — будет дублирование события.

Почему в документе «Увольнение» появились отрицательные суммы по отпуску?

Это автоматическое сторно отпускных за дни, приходящиеся на период после даты увольнения. Так программа корректирует излишне начисленные отпускные. Проверьте, что сторно относится только к дням после увольнения, и не редактируйте суммы вручную — при расхождениях ищите причину в исходном документе «Отпуск».

Может ли сотрудник отозвать заявление, если документы уже проведены?

До даты увольнения — да, если на его место не приглашён переводом другой работник. При отпуске с последующим увольнением — только до начала отпуска. В программе отмена оформляется отменой проведения документа увольнения (или отпуска с увольнением) и корректировкой связанных расчётов; если сведения уже ушли в СЭДО, потребуется отправка отменяющих сведений.