Как добавить стаж в 1С: подробная инструкция

Стаж сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом напрямую влияет на расчёт больничных, отпускных, надбавок за выслугу лет и отчётность в фонды. Если стаж не заполнен или заполнен с ошибкой, программа будет неправильно определять процент оплаты пособия по нетрудоспособности, и ошибка вылезет уже на этапе расчёта или проверки фондом.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП сведения о стаже хранятся в карточке сотрудника и физического лица, а также в специальных регистрах стажей для отчётности в СФР (бывшие ПФР и ФСС). Разберём, где именно вводятся данные, как учесть прошлый стаж до приёма в организацию и как проверить, что программа учла его корректно.

Какие виды стажа используются в 1С и за что они отвечают

Прежде чем вносить данные, определите, какой именно стаж нужно добавить. В 1С:ЗУП используется несколько независимых видов стажа, и путаница между ними — самая частая причина ошибок в расчётах.

Страховой стаж — определяет процент оплаты больничного листа (60, 80 или 100 % в зависимости от продолжительности). Стаж на государственную службу и стаж в районах Крайнего Севера влияют на специальные надбавки. Непрерывный стаж и стаж работы в организации могут использоваться для локальных надбавок за выслугу, если они настроены в учётной политике.

Отдельно существуют стажи для персонифицированного учёта: они формируются автоматически на основании кадровых документов (приём, перевод, увольнение) и попадают в отчёт СЗВ-СТАЖ. Их не нужно вводить вручную в общем случае — программа собирает их сама, но важно, чтобы кадровые документы были проведены корректно.

Где в карточке сотрудника вводится стаж

Основная точка входа — справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного сотрудника. В карточке найдите ссылку «Трудовая деятельность» или поле «Стажи» (в зависимости от версии конфигурации название может отличаться). По этой ссылке открывается форма со списком всех видов стажа, которые учитываются для физического лица.

Обратите внимание: стаж привязан к физическому лицу, а не к конкретной должности или месту работы. Если у одного физлица несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), заполнять стаж нужно один раз — он будет общим для всех записей.

В форме стажей для каждого вида указывается дата отсчёта и накопленное значение на эту дату: лет, месяцев, дней. Программа дальше досчитывает стаж автоматически от указанной даты, поэтому вносить нужно стаж, накопленный до приёма в вашу организацию, с датой отсчёта — как правило, датой приёма.

Пошаговое добавление страхового стажа для больничных

Страховой стаж — самый востребованный вид, поскольку от него зависит оплата каждого листка нетрудоспособности. Данные берутся из трудовой книжки, трудового договора, справок с предыдущих мест работы или формы СТД-Р, которую сотрудник может предоставить.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и выберите сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (или «Стажи»)
3. 3
   Найдите строку «Страховой стаж» и нажмите на поле значения
4. 4
   Укажите дату отсчёта — обычно дату приёма на работу в организацию
5. 5
   Введите накопленный стаж на эту дату: лет, месяцев, дней
6. 6
   Запишите форму и проверьте расчёт на тестовом больничном

Если стаж сотрудника прерывался, это не страшно: для страхового стажа учитывается суммарная продолжительность периодов, а не непрерывность. Посчитайте все подтверждённые периоды по документам и внесите итоговое значение.

После ввода стажа программа будет автоматически увеличивать его с течением времени. Повторно корректировать значение каждый год не требуется — достаточно одной корректной записи с правильной датой отсчёта.

Как учесть стаж для надбавок и выслуги лет

Если в организации выплачивается надбавка за выслугу лет, в настройках начисления указан конкретный вид стажа, от которого зависит процент. Откройте «Настройка» → «Начисления», найдите надбавку и посмотрите, какой вид стажа в ней задействован — именно его и нужно заполнять у сотрудника.

Для надбавки от стажа работы в организации отдельный ввод обычно не нужен: программа считает стаж от даты приёма автоматически. А вот если надбавка учитывает общий стаж по специальности или в отрасли, его придётся внести вручную по тому же принципу, что и страховой.

Шкала процентов надбавки настраивается в самом начислении (например, от 1 года — 5 %, от 3 лет — 10 %). Если шкала есть, а надбавка не рассчитывается, первым делом проверьте именно заполненность соответствующего вида стажа у сотрудника.

Стаж для персонифицированного учёта и СЗВ-СТАЖ

Отчёт СЗВ-СТАЖ формируется не из карточки стажей, а из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, а также документов, регистрирующих отсутствия (отпуска без сохранения оплаты, отпуска по уходу за ребёнком и т. п.). Поэтому «добавить стаж» для СЗВ-СТАЖ означает корректно оформить и провести кадровые документы за отчётный период.

Если сотрудник принят задним числом или документ приёма был введён с ошибкой в дате, период в СЗВ-СТАЖ будет неверным. Исправляйте сам кадровый документ, а не отчёт вручную — ручная правка отчёта создаст расхождения с учётными данными и проблемы при следующей сдаче.

Для проверки сформируйте отчёт «Отчеты, справки» → «СЗВ-СТАЖ» или анализ стажа и сверьте периоды с табелем и приказами. Особое внимание уделите сотрудникам с отпусками без сохранения зарплаты — эти периоды должны выделяться отдельным кодом.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода стажа убедитесь, что программа применяет его в расчётах. Самый простой способ — создать тестовый документ «Больничный лист» и посмотреть, какой процент оплаты подставила программа и какой стаж показан в форме расчёта. Документ после проверки можно удалить, не проводя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты больничного

Норма

Соответствует стажу: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%

Тревожный признак

Процент 60% при явно большом стаже — стаж не заполнен или дата отсчёта неверна

Стаж в форме больничного

Норма

Отображаются лет, месяцев, дней на дату начала нетрудоспособности

Тревожный признак

Поля пустые или нули

Периоды в СЗВ-СТАЖ

Норма

Период работы совпадает с датами приёма и увольнения

Тревожный признак

Пропущенные или лишние периоды

Частые вопросы о стаже в 1С

Где взять данные о стаже, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Запросите у сотрудника форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), которую он может получить через Госуслуги или в СФР, либо справки с предыдущих мест работы. Эти документы являются основанием для ввода стажа.

Нужно ли каждый год обновлять стаж в карточке?

Нет. Стаж указывается один раз с датой отсчёта, и программа автоматически досчитывает его на любую последующую дату. Обновление требуется только при обнаружении ошибки или появлении новых подтверждённых периодов.

Почему в больничном процент 60, хотя стаж введён?

Проверьте три вещи: вид стажа (должен быть именно «Страховой стаж»), дату отсчёта (не позже даты начала больничного) и то, что стаж введён у физического лица, а не только в каком-то документе. Также убедитесь, что запись сохранена.

Как внести стаж сразу нескольким сотрудникам?

Типовой массовой обработки для стажей в ЗУП нет. Варианты: ввод вручную по каждому физлицу, использование обработки группового изменения реквизитов (для простых случаев) или загрузка через внешнюю обработку, которую разрабатывает специалист по 1С.

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

Напрямую нет: отпускные считаются из среднего заработка за расчётный период. Стаж влияет только на право на дополнительные отпуска (например, за ненормированный день или работу во вредных условиях) и на надбавки, которые потом входят в базу среднего заработка.

Что делать, если стаж введён ошибочно и больничный уже рассчитан?

Исправьте значение стажа в карточке физлица, затем пересчитайте документ «Больничный лист» (кнопка «Исправить» или повторный расчёт). Если больничный уже выплачен, оформляйте исправление документом-сторно или корректировкой в следующем периоде в зависимости от ситуации.