Другое · 9 мин
Как увеличить количество ставок в штатном расписании 1С 8.3 ЗУП
Пошаговая инструкция, как добавить и увеличить ставки в штатном расписании 1С ЗУП 8.3: через документ изменения, историю и установку тарифных ставок.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это не просто справочник позиций, а полноценный учётный инструмент с историей изменений. Когда организации нужно добавить новые ставки (например, расширить отдел или ввести дополнительную единицу по существующей должности), правильный путь зависит от того, включено ли в программе ведение истории штатного расписания. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в отчётах по штатной расстановке, неверным данным в приказах о приёме и проблемам при расчёте ФОТ.
Существует два основных сценария увеличения ставок: редактирование позиции напрямую (если история не ведётся) и создание документа «Изменение штатного расписания» (если история включена). Второй вариант — рекомендуемый, поскольку он фиксирует дату, с которой действует новое количество ставок, и сохраняет основание изменения. Ниже разобраны оба способа, проверка результата и типичные ошибки.
Проверьте настройки: ведётся ли история штатного расписания
Прежде чем менять ставки, определите режим учёта. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» → вкладка «Штатное расписание»). Здесь находится флаг «Ведется история изменений штатного расписания».
Если история отключена, позиции редактируются напрямую в справочнике, и любое изменение применяется «задним числом» ко всему периоду. Если история включена, прямое редактирование заблокировано, и все изменения выполняются только документами с датой вступления в силу. Также проверьте флаг «Используется разработка и утверждение штатного расписания» — при нём доступны документы «Утверждение штатного расписания».
Способ 1. Увеличение ставок при выключенной истории
Этот способ подходит для небольших организаций, где история изменений не ведётся. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», найдите нужную позицию (подразделение + должность) и откройте её карточку двойным щелчком.
В карточке позиции найдите поле «Количество ставок» и увеличьте значение до требуемого. Например, было 2 ставки менеджера по продажам — укажите 3. Сохраните позицию кнопкой «Записать и закрыть». Изменение применится сразу и будет действовать для всех отчётов без привязки к дате.
Учтите ограничение: при таком способе невозможно увидеть, сколько ставок было раньше, и нельзя указать, что новая ставка действует, например, только со следующего месяца. Если важна дата вступления изменения в силу — включайте историю и используйте документы.
Способ 2. Увеличение ставок документом «Изменение штатного расписания»
Это основной и корректный способ при включённой истории. Перейдите в раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию и дату, с которой изменения вступают в силу — поле «Дата изменения» (или «Месяц» в зависимости от релиза).
На вкладке «Позиции» добавьте строку и выберите существующую позицию, по которой нужно увеличить ставки. В колонке «Количество ставок» укажите новое значение — именно итоговое, а не прибавку. Если было 2 ставки и нужно добавить ещё одну, внесите 3. Если позиции ещё нет, создайте её прямо из документа кнопкой добавления новой позиции с указанием подразделения, должности, графика и начислений.
Проверьте начисления и размер оклада/тарифа по позиции — при изменении ставок они обычно остаются прежними, но программа пересчитает плановый ФОТ пропорционально новому количеству ставок. После заполнения проведите документ. С указанной даты в штатном расписании появится новое количество ставок.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
- 2Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте позицию и задайте новое итоговое количество ставок
- 4Проверьте начисления, оклад и плановый ФОТ по позиции
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для контроля
Как добавить ставки через утверждение новой редакции
Если в настройках включён режим утверждения штатного расписания, используется связка двух документов. Сначала создаётся «Изменение штатного расписания» с новыми ставками, затем — документ «Утверждение штатного расписания», который фиксирует приказ руководителя: номер, дату и текст основания.
Такой подход нужен, когда по требованиям делопроизводства каждая редакция штатного расписания должна иметь утверждающий приказ. Печатная форма Т-3 при этом формируется на дату утверждения и отражает актуальное количество ставок по всем подразделениям.
Проверка результата после увеличения ставок
После проведения изменений убедитесь, что новые ставки отразились корректно. Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату, следующую за датой изменения: позиция должна показывать увеличенное количество ставок.
Дополнительно откройте отчёт «Штатная расстановка» или «Занятость и вакансии» — там должна появиться свободная (вакантная) ставка, если на неё ещё никто не принят. Это ключевой признак того, что ставка реально создана и доступна для оформления приёма на работу.
Как проверить результат
Позиция показывает новое количество ставок
Количество прежнее — документ не проведён или дата изменения в будущем
Появилась вакантная ставка
Вакансии нет — ставка не создана или сразу занята
ФОТ вырос пропорционально ставкам
ФОТ не изменился — проверьте начисления позиции
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка отредактировать позицию при включённой истории. Программа блокирует прямое изменение, и пользователи иногда отключают историю «на минуту», что разрушает хронологию учёта. Делать этого не следует: создайте документ изменения.
Вторая ошибка — указание прибавки вместо итогового количества. Если ввести «1» вместо «3», позиция сожмётся до одной ставки, и действующие сотрудники окажутся «лишними» в отчётах по штатной расстановке. Всегда вводите итоговое число ставок.
Третья типичная ситуация — дата изменения стоит в будущем периоде, а пользователь ждёт ставку уже сегодня. Отчёты формируются на конкретную дату, поэтому проверяйте, что дата документа не позже текущей. Также помните: увеличение ставок не создаёт приёмов на работу автоматически — сотрудников на новые ставки нужно принимать отдельными кадровыми документами.
Что делать дальше: приём сотрудников на новые ставки
После появления свободных ставок оформите приём через документ «Приём на работу» (или «Кадровый перевод», если сотрудник уже работает в организации). В документе выберите позицию штатного расписания — программа покажет количество занятых и свободных ставок и не даст превысить лимит при соответствующей настройке контроля.
Проверьте настройку «Контролировать соответствие штатному расписанию» в настройках кадрового учёта. Если контроль включён, программа предупредит при попытке принять сотрудника сверх количества ставок. Это удобный механизм защиты от случайного превышения штата.
Что важно запомнить
При включённой истории ставки увеличиваются только документом «Изменение штатного расписания» с итоговым количеством и датой вступления в силу. После проведения контролируйте результат отчётами «Штатное расписание» и по вакантным ставкам, а приём сотрудников оформляйте отдельными кадровыми документами.
FAQ
Можно ли увеличить ставки задним числом?
Технически — да, указав прошлую дату в документе «Изменение штатного расписания». Но это может исказить уже сданные отчёты и расчёты ФОТ за прошлые периоды. Перед таким изменением оцените, какие документы и отчёты завязаны на эту дату, и при необходимости перепроведите зависимые кадровые документы.
Почему поле «Количество ставок» недоступно для редактирования?
Потому что включена история изменений штатного расписания. В этом режиме позиции меняются только документами. Создайте «Изменение штатного расписания» — в нём количество ставок редактируется свободно.
Как добавить ставку по новой должности, которой ещё нет в расписании?
В документе «Изменение штатного расписания» на вкладке «Позиции» создайте новую позицию: укажите подразделение, должность, количество ставок, график работы и начисления. Позиция будет создана одновременно с проведением документа.
Изменится ли зарплата сотрудников после увеличения ставок?
Нет. Увеличение количества ставок влияет только на плановый ФОТ и вакансии. Начисления уже работающих сотрудников не меняются — для изменения их оплаты используются документы «Изменение оплаты труда» или кадровый перевод.
Как увидеть, сколько ставок свободно по всей организации?
Используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатная расстановка», «Занятость штатных единиц» или «Остатки отпусков и занятость». Они показывают по каждой позиции общее количество ставок, занятые и вакантные единицы.
Что делать, если ставку увеличили ошибочно?
Создайте ещё один документ «Изменение штатного расписания» с правильным количеством ставок и актуальной датой. Если ошибочный документ ещё не повлиял на расчёты, можно отменить его проведение, но при наличии зависимых документов корректнее внести новое изменение.