Другое · 12 мин
Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 1С
Как удержать отпускные за неотработанные дни при увольнении в 1С:ЗУП: настройка вида расчета, проведение документа, ограничение 20%, сторно НДФЛ и взносов.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, за который отпуск был предоставлен, у работодателя возникает право удержать отпускные за неотработанные дни. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) эта операция выполняется штатно, но требует правильной настройки вида расчета и понимания ограничений по сумме удержания.
Основная сложность — не техническая, а нормативная: статья 138 ТК РФ ограничивает общий размер удержаний при увольнении 20% от суммы, причитающейся работнику. Если задолженность за отпуск превышает этот лимит, удержать больше без согласия сотрудника нельзя, а взыскание через суд по таким долгам практически не поддерживается. Поэтому важно заранее оценить сумму и выбрать сценарий: удержание, прощение долга или добровольное возмещение.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от проверки остатка дней отпуска до отражения сторно в учете НДФЛ и страховых взносов, а также обработка ситуаций, когда удержать нельзя.
Проверьте остаток дней отпуска перед расчетом
Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что в программе корректно ведется учет остатков отпусков. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчет «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчеты по кадрам»). Отчет покажет, сколько дней отпуска заработано и сколько фактически использовано по каждому рабочему году.
Если остаток отрицательный — сотрудник отгулял больше дней, чем заработал. Именно эта разница и подлежит удержанию. Например, рабочий год сотрудника — с 1 февраля по 31 января, он использовал 28 дней отпуска в июне, а увольняется в октябре. За отработанные 9 месяцев ему положено около 21 дня отпуска, значит примерно 7 дней «переплачены».
Если остатки в 1С не ведутся или ведутся с ошибками, документ «Увольнение» рассчитает компенсацию некорректно. В этом случае сначала введите начальные остатки документом «Начальная штатная расстановка» или «Остатки отпусков» (раздел «Настройка» — «Ввод остатков отпусков» или раздел «Кадры» в зависимости от релиза).
Как проверить данные перед увольнением
Отрицательное значение совпадает с расчетом кадровика по фактическим отсутствиям
Остаток нулевой или положительный при фактически использованном авансовом отпуске
Рабочие годы сформированы с учетом отпусков без сохранения и прогулов
Периоды сдвинуты, отпуска за свой счет не учтены
Рассчитан по тем же правилам, что и при выплате отпускных
В базу попали начисления после увольнения или ошибочные суммы
Настройте вид расчета для удержания отпускных
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 удержание за неотработанные дни отпуска выполняется не как «удержание», а как сторно начисления отпускных. Для этого используется предопределенный вид расчета, который автоматически подключается в документе «Увольнение». Проверьте его наличие: раздел «Настройка» — «Начисления», найдите виды расчета с назначением отпуска, предназначенные для расчета при увольнении.
Чтобы механизм работал, в настройках состава начислений и удержаний («Настройка» — «Расчет зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний») должен быть включен учет отпусков. Если в вашей базе расчет отпусков ведется в отдельной программе или вручную, автоматическое сторно может не сработать — тогда сумму придется вводить вручную.
Обратите внимание на налогообложение вида расчета: сторно отпускных уменьшает базу по НДФЛ и страховым взносам, а не облагается отдельно. Именно поэтому важно использовать штатный механизм, а не создавать самодельное «удержание» — иначе НДФЛ и взносы будут искажены.
Оформите документ «Увольнение» с автоматическим расчетом
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» или «Зарплата» — «Все начисления»). Заполните сотрудника, дату увольнения и основание. После заполнения шапки перейдите на вкладку «Компенсации отпуска» (в некоторых релизах — «Начисления и удержания», закладка «Компенсации отпуска»).
Программа автоматически рассчитает остаток дней. Если он отрицательный, в табличной части появится строка с отрицательным количеством дней и отрицательной суммой — это и есть сторно отпускных за неотработанные дни. Средний заработок для расчета берется тот же, что использовался бы для компенсации: по правилам постановления № 922, за 12 предшествующих месяцев.
Проверьте результат по кнопке печати «Расчет при увольнении» (форма Т-61) или расшифровке среднего заработка. Сумма сторно должна уменьшить итоговое начисление при увольнении, а в расчетном листке сотрудника появиться отдельной строкой с минусом.
Ограничение 20% и ситуации, когда удержать нельзя
Статья 138 ТК РФ ограничивает общий размер удержаний при каждой выплате 20% от суммы, причитающейся работнику (после удержания НДФЛ — по сложившейся практике лимит считают от суммы за вычетом налога). Если задолженность за отпуск больше, удержать ее полностью из расчета при увольнении нельзя без письменного согласия сотрудника.
Кроме того, статья 137 ТК РФ запрещает удержание за неотработанные дни отпуска в ряде случаев: при ликвидации организации, сокращении штата, призыве на военную службу, признании работника нетрудоспособным, смерти работника и некоторых других основаниях. В этих ситуациях отпускные, выплаченные авансом, остаются у работника — оформлять сторно в 1С не нужно.
Если долг превышает доступную для удержания сумму, варианты такие: получить от сотрудника письменное согласие на удержание полной суммы, предложить добровольно внести деньги в кассу (в 1С это отражается отдельно, не через расчет при увольнении) или простить долг. Прощенная задолженность становится доходом сотрудника, с которого удерживается НДФЛ; вопрос по страховым взносам в этом случае спорный, и безопаснее проконсультироваться с аудитором.
Как выбрать действие по долгу за отпуск
Как отразить возврат, если удержать из расчета нечего
Бывает, что при увольнении сотруднику почти ничего не причитается — например, он уже получил все начисления, а отпуск авансом был в последнем месяце. Тогда сторно в документе «Увольнение» создаст отрицательную сумму к выплате, которую программа не сможет закрыть ведомостью.
В этом случае сформируйте документ «Возврат задолженности сотрудником» (раздел «Зарплата» — «Все документы по зарплате» или «См. также» на панели навигации раздела «Зарплата»). Документ фиксирует фактическое внесение денег сотрудником — в кассу или на расчетный счет — и закрывает задолженность в учете. Без этого документа в отчетах по зарплате будет висеть «долг за сотрудником».
Если деньги не возвращаются и долг прощается, отрицательную задолженность нужно списать. В зависимости от методологии это делается документом «Операция учета НДФЛ» и корректировкой регистров взаиморасчетов, либо долг оставляют как безнадежный и списывают в бухгалтерском учете. Прощенная сумма облагается НДФЛ — подайте сведения о невозможности удержать налог, если сотрудник уже уволен.
Проверьте НДФЛ и страховые взносы после сторно
Сторно отпускных уменьшает налоговую базу по НДФЛ в месяце увольнения. Проверьте это отчетом «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам»). Сумма исчисленного налога должна уменьшиться пропорционально сторно; если налог был излишне удержан ранее, возникает переплата, которую возвращают по правилам статьи 231 НК РФ.
По страховым взносам сторно уменьшает базу текущего периода. Если сторнируемый отпуск относится к прошлому кварталу, вопрос об уточненном РСВ зависит от того, возникла ли отрицательная база. При сторно внутри текущего расчетного периода уточненка обычно не требуется — уменьшение отражается в текущем расчете.
Особый случай — когда общая база по взносам или НДФЛ за период становится отрицательной из-за крупного сторно. Налоговый кодекс не допускает отрицательной базы: в таких ситуациях требуется корректировка периода, в котором отпускные были начислены, то есть уточненные расчеты. Проверьте итоговые суммы до сдачи отчетности.
Перед массовыми увольнениями или в конце года удобно сверять остатки отпусков отчетом «Остатки отпусков» по всем сотрудникам. Отрицательные остатки, найденные заранее, позволяют вовремя предупредить руководителей и не столкнуться с неудерживаемым долгом в последний день работы сотрудника.
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — ручное создание удержания вместо штатного сторно. Бухгалтер заводит произвольный вид удержания на сумму «переплаты», и в итоге НДФЛ и взносы остаются начисленными с суммы, которую сотрудник фактически не получил. Отчетность приходится исправлять уточненными расчетами.
Вторая ошибка — удержание полной суммы долга без проверки лимита 20%. Это прямое нарушение трудового законодательства: сотрудник может обжаловать удержание в трудовой инспекции или суде, и работодателя обяжут вернуть излишне удержанное с процентами.
Третья группа ошибок связана с некорректными остатками отпусков: не введены начальные данные при переходе на 1С:ЗУП, не учтены отпуска без сохранения зарплаты (они сдвигают границы рабочего года), уволен и восстановлен сотрудник. Все это приводит к неверной сумме сторно, которую сложно обнаружить без сверки.
FAQ
Можно ли удержать отпускные, если сотрудник увольняется по сокращению штата?
Нет. Статья 137 ТК РФ прямо запрещает удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении по сокращению, ликвидации организации, призыве на военную службу, признании нетрудоспособным и в ряде других случаев. В 1С в такой ситуации сторно в документе «Увольнение» нужно отменить вручную, если программа его рассчитала.
Что делать, если 20% от расчета при увольнении не хватает для покрытия долга?
Удержите только сумму в пределах лимита. Остаток можно вернуть с письменного согласия сотрудника (тогда лимит не действует), принять добровольно в кассу через документ «Возврат задолженности сотрудником» или простить. Взыскать остаток через суд по таким основаниям, как правило, не удается.
Нужно ли подавать уточненный РСВ, если отпуск был в прошлом квартале?
Если сторно отражено в текущем периоде и база по взносам остается положительной, уточненный расчет обычно не нужен — уменьшение попадет в текущий РСВ. Если из-за сторно база периода становится отрицательной, потребуется корректировка того периода, в котором отпускные были начислены.
Облагается ли НДФЛ прощенный долг по отпускным?
Да. Если работодатель прощает задолженность, у бывшего сотрудника возникает доход в натуральной форме. Удержать налог с уволенного работника невозможно, поэтому работодатель сообщает о невозможности удержания в налоговый орган, а НДФЛ уплачивает сам бывший сотрудник по уведомлению.
Почему документ «Увольнение» не рассчитывает сторно автоматически?
Чаще всего причина в том, что в базе не ведется учет остатков отпусков: не введены начальные остатки или отпуска регистрировались нештатными документами. Проверьте отчет «Остатки отпусков» — если он пустой или неверный, сначала восстановите данные, затем перезаполните документ увольнения.
Можно ли удержать отпускные за неотработанные дни с совместителя?
Да, порядок тот же, что и для основных работников: сторно рассчитывается в документе «Увольнение» по данным остатков отпусков совместителя, действует ограничение 20% от выплаты. Учет остатков в 1С ведется отдельно по каждому месту работы сотрудника.
Что важно запомнить
Удержание отпускных за неотработанные дни в 1С:ЗУП 3.1 делается автоматическим сторно в документе «Увольнение» при условии корректного учета остатков отпусков. Удерживать можно не более 20% от выплаты без согласия сотрудника, а при сокращении, ликвидации и ряде других оснований удержание запрещено вовсе. Невозвращенный долг оформляйте документом возврата или прощайте с учетом НДФЛ-последствий.