Как завести график работы в 1С

График работы в 1С — это не просто справочная запись, а основа для расчёта зарплаты, заполнения табеля и учёта отклонений (отпусков, больничных, командировок). Если график заведён с ошибкой, программа неверно посчитает норму времени, а значит — оклад, доплаты за ночные часы и средний заработок. Поэтому настраивать его нужно до начала расчётов, а не «потом поправим».

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики сотрудников находятся в разделе «Настройка» или «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Логика везде одинаковая: создаётся элемент справочника «Графики работы сотрудников», в нём задаётся шаблон рабочих и выходных дней, затем график назначается сотруднику через приём на работу или кадровый перевод.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки исходных данных до проверки результата в табеле, с разбором типовых сценариев — пятидневка, сменный график «два через два», скользящие выходные и неполное рабочее время.

Что подготовить перед созданием графика

Прежде чем открывать программу, определите параметры режима работы: количество рабочих и выходных дней в цикле, длительность смены, наличие ночных часов, перерывов и сокращённых предпраздничных дней. Для сменных графиков дополнительно нужна точка отсчёта — конкретная дата, с которой начинается цикл. Без неё программа не сможет правильно «разложить» смены по календарю.

Проверьте, что в базе заполнен производственный календарь на нужный период. Графики сотрудников наследуют из него праздничные дни и переносы. Если календарь не обновлён, пятидневка может показать неверную норму часов, а праздники попадут в рабочие дни. Обновление выполняется через раздел «Администрирование» → «Производственные календари» либо автоматически при обновлении конфигурации.

Также уточните, кто будет работать по этому графику. Если сотрудники уже приняты на работу, график придётся менять кадровым переводом или документом «Изменение графика работы списком сотрудников» — просто отредактировать справочник недостаточно, если привязки уже сделаны.

Где находится справочник графиков в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 путь такой: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Графики работы сотрудников»). Откроется список, где уже может быть типовая «Пятидневка». Не редактируйте типовой элемент под частный случай — создайте новый, чтобы не сломать расчёты сотрудников, которые на нём сидят.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 графики находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы». Функционал там проще: график влияет в основном на заполнение табеля и расчёт по окладу пропорционально отработанному времени.

В 1С:Управление торговлей и УНФ графики используются для планирования рабочего времени и расчёта фиксированных начислений. Путь обычно: «Настройки» → «Графики работы» или раздел «Персонал». Если график нужен только для учёта рабочего времени без расчёта зарплаты, возможностей этих конфигураций достаточно.

Создание графика: пошаговая настройка

Нажмите «Создать» в списке графиков. Укажите наименование, по которому график легко опознать в документах: например, «Пятидневка 8–17», «Сменный 2/2 по 12 часов». Далее откройте настройку шаблона — в ЗУП это гиперссылка «Изменить свойства графика» или вкладка с расписанием.

Для пятидневки достаточно отметить рабочие дни с понедельника по пятницу и задать время начала и окончания работы, а также перерыв на обед. Программа сама посчитает длительность смены и недельную норму. Убедитесь, что стоит признак учёта праздничных дней по производственному календарю — тогда праздники автоматически станут нерабочими.

Для сменного графика заполняется таблица цикла: строки — дни цикла, колонки — виды времени (Явка, Ночные). Например, для «два через два» по 12 часов: день 1 — 11 часов дневных и 1 ночной (или по фактическому расписанию), день 2 — аналогично, дни 3 и 4 — пусто. Обязательно укажите «Дату отсчёта» — день, с которого цикл стартует. От неё зависит, какие календарные даты попадут на смены.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите понятное наименование графика
3. 3
   Откройте настройку шаблона и задайте рабочие дни, время смен и перерывы
4. 4
   Для сменного графика заполните цикл и укажите дату отсчёта
5. 5
   Сохраните график и проверьте заполнение календаря на ближайший месяц
6. 6
   Назначьте график сотрудникам кадровым документом

Типовые сценарии настройки

Пятидневка с фиксированным временем

Самый простой случай. В шаблоне отмечаются Пн–Пт, задаётся время, например с 9:00 до 18:00 с перерывом 13:00–14:00. Норма времени подтянется из производственного календаря автоматически. Если в компании сокращённая пятница, создайте отдельное расписание для пятницы — в ЗУП это делается в том же шаблоне указанием разного времени по дням недели.

Сменный график «два через два»

Здесь критичны две вещи: цикл из четырёх дней и правильная дата отсчёта. Возьмите реальный день выхода сотрудника в смену как точку старта. Если сотрудники работают в несколько бригад со сдвинутыми циклами, заведите отдельный график на каждую бригаду с собственной датой отсчёта — пытаться уместить всех в один график нельзя.

Неполное рабочее время

Для сотрудника на полставки не создавайте «урезанную пятидневку» вручную, если можно обойтись настройкой: в ЗУП в приёме на работу указывается количество ставок, а график остаётся обычным. Если режим действительно особый (например, 4 часа каждый день или 3 дня в неделю), создайте отдельный график с соответствующим шаблоном и признаком неполного рабочего времени — тогда норма для расчёта оклада будет считаться по этому графику.

Сравнение подходов

Правка существующего графика

Подходит, если сотрудники на нём ещё не приняты или расчёты не выполнялись. Риск: пересчёт нормы за прошлые периоды.

Новый график + кадровый перевод

Безопасный вариант при изменении режима работы. История расчётов сохраняется, переход фиксируется документом с конкретной даты.

Индивидуальный график документом

В ЗУП есть документ «Индивидуальный график» для разовых отклонений на месяц. Не заменяет постоянный график, но закрывает временные изменения без кадровых переводов.

Назначение графика сотрудникам

График привязывается к сотруднику кадровым документом. Для новичка — в документе «Приём на работу», поле «График работы». Для действующего сотрудника — «Кадровый перевод» с отметкой об изменении графика, либо массовый документ «Изменение графика работы списком сотрудников», если переводится целое подразделение.

Дата документа определяет, с какого дня действует новый график. Не ставьте дату задним числом в закрытый расчётный период: это вызовет перерасчёт зарплаты и может попасть в уточнённые отчёты. Оптимально назначать график с первого числа месяца.

Если сотрудник совмещает несколько должностей с разными режимами, график назначается по каждому месту работы отдельно. Проверьте, что внутреннее совместительство оформлено отдельным сотрудником или отдельной позицией — иначе табель заполнится некорректно.

Проверка результата: табель и норма времени

Главный инструмент проверки — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Сформируйте его за ближайший месяц по сотруднику с новым графиком. Рабочие дни должны стоять буквой «Я» с правильным количеством часов, выходные — «В», праздники — не заполнены как рабочие.

Второй контроль — норма времени. В ЗУП её видно в документе «Начисление зарплаты и взносов» при расчёте по окладу: норма дней и часов должна совпадать с производственным календарём для пятидневки или с вашим расчётом для сменного графика. Расхождение нормы — верный признак ошибки в шаблоне или дате отсчёта.

Дополнительно полезен отчёт «График работы сотрудника» (если есть в вашем релизе): он показывает календарь сотрудника наглядно, и по нему легко заметить сдвинутый цикл или пропавшие смены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

Явки, выходные и часы соответствуют реальному режиму

Тревожный признак

Смены стоят не в те дни или часы не совпадают с расписанием

Норма времени при расчёте оклада

Норма

Норма дней/часов совпадает с производственным календарём или расчётом по циклу

Тревожный признак

Норма больше или меньше ожидаемой — ошибка в шаблоне

Праздничные дни

Норма

Праздники не попадают в рабочие дни пятидневки

Тревожный признак

Праздник отмечен рабочим — не обновлён производственный календарь

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата отсчёта в сменном графике. Табель при этом выглядит «почти правильно», но смены сдвинуты на день-два. Лечится исправлением даты отсчёта и перепроверкой табеля. Вторая типовая проблема — редактирование общего графика вместо создания нового: после этого у всех сотрудников на этом графике «поплывёт» норма, включая прошлые периоды.

Ещё одна группа ошибок связана с перерывами и ночным временем. Если ночные часы не выделены отдельным видом времени, доплата за ночные не рассчитается автоматически. А перерыв, не указанный в шаблоне, завысит фактические часы и норму.

FAQ

Можно ли изменить график сотруднику без кадрового перевода?

В ЗУП для разовых изменений на конкретный месяц есть документ «Индивидуальный график» — он не меняет постоянный график сотрудника. Для постоянного изменения режима нужен кадровый перевод или «Изменение графика работы списком сотрудников», потому что график — условие трудового договора.

Почему в табеле неверная норма часов, хотя график заполнен правильно?

Чаще всего причина в незаполненном производственном календаре на нужный год или в том, что график назначен сотруднику не с начала месяца. Проверьте календарь в разделе «Администрирование» и дату кадрового документа, которым назначен график.

Как завести график для сотрудника на полставки?

Если сотрудник работает полный день, но на 0,5 ставки, оставьте обычный график, а ставку укажите в приёме на работу. Если режим сокращённый (например, 4 часа в день), создайте отдельный график с соответствующим временем смены и признаком неполного рабочего времени.

Нужно ли заводить отдельный график на каждую сменную бригаду?

Да, если у бригад разные даты отсчёта цикла. Один график «два через два» с одной датой старта подойдёт только тем, чьи смены совпадают. Для каждой бригады со сдвинутым циклом создаётся свой график со своей датой отсчёта.

Что делать, если после изменения графика программа требует перерасчёт зарплаты?

Это значит, что изменение затронуло периоды, по которым уже выполнены начисления. Если перерасчёт не планировался, отмените изменение, создайте новый график и назначьте его документом с даты после закрытого периода. Перед любыми такими правками сделайте резервную копию базы.

Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть, какой график назначен сотруднику?

Откройте карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — график указан в данных о приёме на работу. Полную историю изменений видно по кадровым документам сотрудника.