Как отобрать работающих сотрудников в 1С

В справочнике «Сотрудники» любой конфигурации 1С со временем накапливаются уволенные, и найти действующего работника становится сложнее: списки разрастаются, в подборе в документы мешают лишние строки, в отчётах появляются люди, которые давно не работают в компании. Стандартные механизмы 1С позволяют решить эту задачу без доработок — встроенными отборами, настройкой списков и параметрами отчётов.

Конкретные шаги зависят от конфигурации. Чаще всего задача возникает в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где есть специальные переключатели видимости уволенных, но аналогичные механизмы отбора работают и в «1С:Бухгалтерии», и в «1С:Управление нашей фирмой». Ниже разобраны основные способы: от быстрой настройки списка до отбора в запросах для разработчиков.

Как 1С определяет, что сотрудник работает

Признак «работающий» в 1С не хранится одним полем. Система вычисляет статус сотрудника по кадровым документам: если есть приём на работу и нет приказа об увольнении (или дата увольнения ещё не наступила), сотрудник считается действующим. В ЗУП дополнительно используется служебный признак «В архиве» — он проставляется автоматически, когда сотрудник уволен со всех мест работы и по нему завершены расчёты.

Из этого следуют два важных практических вывода. Во-первых, если сотрудник уволен «задним числом» и документ увольнения проведён позже, статус в списках обновится только после перепроведения или пересчёта — иногда список показывает устаревшие данные до обновления. Во-вторых, сотрудник, принятый, но не оформленный кадровым документом (создан вручную в справочнике), формально не считается работающим, и в кадровые отчёты он не попадёт.

Быстрый способ: скрыть уволенных в списке сотрудников

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В командной панели списка найдите флажок или команду «Показывать уволенных» (в некоторых версиях — кнопка «Ещё» → «Показывать сотрудников, по которым уже не ведется учет»). По умолчанию уволенные обычно скрыты, но если кто-то включил их отображение, список раздувается. Снимите флажок — и в списке останутся только работающие и те, по кому учёт ещё ведётся.

В «1С:Бухгалтерии» и «1С:УНФ» отдельного переключателя может не быть. Там используйте стандартный отбор списка: нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или кнопку отбора в командной панели), добавьте условие по полю «Дата увольнения» с видом сравнения «Не заполнено». Список сразу перестроится и покажет только действующих сотрудников.

Обратите внимание: настройка списка сохраняется для текущего пользователя. Если уволенные «внезапно появились» у одного сотрудника отдела кадров, а у остальных всё в порядке — причина почти наверняка в изменённой пользовательской настройке списка, а не в данных.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Снимите флажок «Показывать уволенных» в командной панели списка
3. 3
   Если флажка нет — откройте «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие «В архиве = Нет»
4. 4
   Проверьте результат: в списке остались только сотрудники без проведённого увольнения

Отбор работающих в документах и подборе

Когда сотрудник выбирается в документ (например, «Командировка», «Больничный лист», «Премия»), форма подбора в ЗУП по умолчанию показывает только работающих на дату документа. Это встроенное поведение: если при попытке выбрать человека его нет в списке подбора, первым делом проверьте, не уволен ли он на дату документа и оформлен ли приём на работу.

Если нужно наоборот — подобрать уволенного (типичный случай: окончательный расчёт, исправление прошлого периода) — в форме выбора откройте настройку списка и снимите отбор по работающим или включите показ уволенных. В ЗУП в форме выбора сотрудника есть переключатель «Показывать уволенных» либо возможность вручную изменить отбор через «Ещё» → «Настроить список».

Отдельный сценарий — документы с табличной частью «Начисления» и заполнением по списку сотрудников. Кнопка «Заполнить» в таких документах подбирает именно работающих на указанный период по данным кадрового учёта. Если в документ попал лишний человек, проверьте дату документа: при заполнении «на месяц» система берёт всех, кто работал хотя бы часть периода, включая уволенных в середине месяца.

Отбор работающих в отчётах

В кадровых отчётах ЗУП («Списки сотрудников», «Штатное расписание», «Остатки отпусков») отбор по работающим настраивается через кнопку «Настройки» (или «Настроить вариант»). На вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Дата увольнения» — «Не заполнено», либо используйте готовый параметр «Работающие на дату», если он есть в варианте отчёта. Многие типовые отчёты по умолчанию уже формируются только по действующим сотрудникам на дату формирования.

В универсальном отчёте и в отчётах по регистрам (например, «Кадровая история сотрудников») логика та же: открываете настройки, добавляете отбор. Поле для отбора зависит от отчёта — ищите «Дата увольнения», «В архиве» или «Состояние». Если нужного поля в списке доступных нет, отчёт, скорее всего, уже работает только по действующим либо требует выбора другого варианта настроек.

Практический приём для проверки: сформируйте отчёт «Списки сотрудников» без отборов и сравните количество строк с отбором «Дата увольнения не заполнено». Разница покажет, сколько уволенных попадает в выборку. Это быстрый способ убедиться, что отбор применён корректно.

Массовый отбор через «Групповое изменение реквизитов» и поиск

Если задача — не просто посмотреть, а выполнить действие над всеми работающими (например, установить признак, выгрузить список), удобна обработка «Групповое изменение реквизитов» (в ЗУП: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). В ней выбираете объект «Сотрудники», добавляете отбор «В архиве = Нет» или «Дата увольнения не заполнено» — и получаете точную выборку для обработки.

Также работает стандартный поиск по списку с отбором: сначала примените отбор работающих, затем используйте строку поиска — поиск будет идти уже внутри отфильтрованного списка. Это удобно, когда действующих сотрудников сотни и нужно быстро найти конкретного по фамилии или табельному номеру.

Отбор работающих в запросах для разработчиков

Если вы пишете собственный отчёт или обработку, не отбирайте работающих по справочнику «Сотрудники» напрямую — там нет надёжного поля статуса. Правильный источник в ЗУП — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (или его виртуальные таблицы среза последних): сотрудник работает, если в срезе на дату вид кадрового события — приём/перевод, а не увольнение. В типовых отчётах для этого используются временные таблицы через механизм СКД и параметризуемые срезы.

Упрощённый вариант для быстрых проверок — запрос к справочнику с условием по реквизиту «ВАрхиве» (в ЗУП он называется «В архиве»):

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве
	И НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления

Учтите ограничение: признак «В архиве» ставится только после увольнения со всех мест работы и завершения расчётов. Сотрудник, уволенный с основного места, но остающийся внутренним совместителем, архивным не станет — и это корректно. Для точного отбора «работает на дату» всегда используйте кадровые регистры, а не реквизиты справочника.

Типичные проблемы и их решения

Самая частая жалоба: «сотрудник уволен, но всё равно виден в списке». Причины обычно такие: документ увольнения создан, но не проведён; включён показ уволенных в настройке списка; сотрудник уволен с одного места работы, но остаётся совместителем; либо по нему не завершены расчёты и признак «В архиве» не установлен. Проверяйте в указанном порядке — чаще всего дело в непроведённом документе или пользовательской настройке.

Обратная ситуация: работающий сотрудник не отображается в подборе. Здесь проверьте, оформлен ли приём на работу документом (а не только создан элемент справочника), не стоит ли в форме выбора отбор по другой организации или подразделению, и не дублируется ли сотрудник двумя элементами справочника, один из которых помечен на удаление.

Частые вопросы