Другое · 11 мин
Как удержать из зарплаты подотчетную сумму в 1С
Пошаговая инструкция по удержанию невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, проводки, лимиты и типичные ошибки.
Сотрудник получил деньги под отчет, но не отчитался и не вернул остаток — типичная ситуация, которая завершается удержанием суммы из заработной платы. В 1С эта операция оформляется по-разному в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП есть специальные виды удержаний, а в 1С:Бухгалтерии придется комбинировать кассовые и зарплатные документы. Ошибки здесь чреваты не только расхождениями в учете, но и претензиями трудовой инспекции, если удержание превысило допустимый лимит.
Прежде чем удерживать, работодатель обязан получить согласие сотрудника или зафиксировать его задолженность документально: авансовый отчет не предоставлен в срок, остаток подотчетной суммы не возвращен в кассу. Работодатель вправе издать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропуск этого срока лишает возможности удержать деньги в бесспорном порядке — останется только суд.
Ключевое ограничение — статья 138 Трудового кодекса: общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в отдельных случаях — 50% или 70%. Подотчетная сумма относится к обычным удержаниям, поэтому действует лимит 20% от суммы, причитающейся после вычета НДФЛ. Программа 1С:ЗУП контролирует это ограничение автоматически, но только если удержание настроено корректно.
Когда удержание подотчетной суммы законно
Удержать деньги из зарплаты можно только при одновременном выполнении нескольких условий. Во-первых, срок для представления авансового отчета или возврата денег истек — он устанавливается локальным актом организации (положением о подотчетных суммах). Во-вторых, сотрудник не оспаривает основание и размер удержания — желательно получить его письменное согласие или заявление. В-третьих, с даты окончания срока возврата прошло не более месяца.
Если сотрудник уволился или увольняется, удержание производится при окончательном расчете — здесь действуют те же лимиты, но на практике согласие обычно оформляют заявлением прямо в день увольнения. Если сотрудник возражает против удержания или месячный срок пропущен, взыскать долг можно только через суд, и в программе такие суммы отражать удержанием из зарплаты нельзя.
Подготовка: что проверить перед удержанием
Начните со сверки расчетов с подотчетным лицом. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе сотрудников и убедитесь, что дебетовое сальдо по конкретному работнику соответствует сумме, которую вы собираетесь удержать. Если сальдо не сходится с вашими ожиданиями, сначала найдите причину: возможно, авансовый отчет сотрудник сдал, но его не провели в программе.
Далее подготовьте документальное основание: приказ руководителя об удержании и заявление или согласие сотрудника. В приказе указывают сумму, основание (невозвращенный аванс по кассовому ордеру от конкретной даты) и порядок удержания — единовременно или частями. Эти документы не создаются в 1С, но их реквизиты понадобятся при заполнении документа удержания.
Совпадает ли с суммой, которую планируете удержать
Приказ об удержании еще можно издать в бесспорном порядке
Получено ли письменное заявление или подписано согласие
Хватит ли одной выплаты или потребуется разбить на несколько месяцев
Удержание подотчетной суммы в 1С:ЗУП
Разовое удержание через документ «Удержание прочих операций»
В 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Зарплата» и откройте журнал «Все удержания». Создайте документ «Удержание прочих операций». В поле «Удержание» выберите из справочника вид «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» — если его нет, создайте новый элемент с категорией «Прочее удержание в пользу организации». Укажите сотрудника, период удержания и сумму. После проведения документа сумма попадет в расчет при следующем начислении зарплаты.
Удержание частями через «Постоянное удержание»
Если долг превышает 20% месячной выплаты, создайте документ «Постоянное удержание» (раздел «Зарплата» — «Постоянные удержания»). Укажите вид удержания, сотрудника и способ расчета: фиксированной суммой в месяц или процентом от заработка. Программа будет удерживать заданную сумму при каждом начислении, пока вы не прекратите действие документа. Контроль остатка долга ведите вручную по счету 71 — программа сама не остановит удержания при достижении полной суммы.
- 1Сверьте задолженность по счету 71 и получите согласие сотрудника
- 2Создайте документ «Удержание прочих операций» или «Постоянное удержание»
- 3Выберите вид удержания «Удержание в счет расчетов по прочим операциям», укажите сотрудника и сумму
- 4Проведите документ и рассчитайте зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов»
- 5Проверьте на вкладке «Удержания», что сумма учтена и лимит 20% не превышен
- 6Сформируйте расчетный листок и сверьте сальдо по счету 71 после синхронизации с бухгалтерией
Удержание подотчетной суммы в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет специализированного документа для такого удержания, поэтому операцию отражают вручную. Откройте раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную» и создайте проводку: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сумма удержания, субконто — конкретный сотрудник. Дата операции должна попадать в месяц начисления зарплаты, из которого производится удержание.
После ручной операции при формировании ведомости на выплату зарплаты программа уменьшит сумму к выплате на величину удержания, так как сальдо по счету 70 по сотруднику уменьшится. Обязательно проверьте, что удержание не превысило 20% от начисленного за вычетом НДФЛ — в 1С:Бухгалтерии автоматического контроля лимита для ручных операций нет, ответственность за расчет лежит на бухгалтере.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для единовременного удержания; автоматический контроль лимита 20%, корректный расчетный листок
Подходит для долга, удерживаемого частями; требует ручного контроля остатка долга
Единственный вариант без ЗУП; нет автоматического контроля лимита, все проверки вручную
Проверка результата и отражение в отчетности
После расчета зарплаты сформируйте расчетный листок сотрудника: в разделе «Удержано» должна отображаться сумма с наименованием вида удержания. Затем проверьте проводки: в ЗУП после синхронизации с бухгалтерией удержание формирует проводку Дт 70 — Кт 71 либо Дт 70 — Кт 73 в зависимости от настроек отражения. Сверьте, что сальдо по счету 71 по сотруднику уменьшилось ровно на удержанную сумму.
Удержание подотчетной суммы не является доходом сотрудника и не влияет на НДФЛ и страховые взносы — это возврат выданных ранее денег, а не оплата труда. Поэтому в отчетах 6-НДФЛ и РСВ операция никак не отражается. Если в расчетном листке удержание появилось, а сальдо по счету 71 не изменилось, проверьте настройки способа отражения в учетной политике зарплаты.
Как проверить результат
В разделе «Удержано» есть сумма с понятным наименованием
Удержания нет или сумма отличается от документа
Сформирована проводка Дт 70 — Кт 71 на сумму удержания
Проводки нет или счет кредита отличается
Дебетовое сальдо по сотруднику уменьшилось на сумму удержания
Сальдо не изменилось — удержание не закрыло долг
Удержано не более 20% от выплаты после НДФЛ
Превышение лимита — риск требований со стороны сотрудника
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — удержание без документального основания. Бухгалтер видит сальдо по 71 счету и сразу создает удержание, не оформив приказ и не получив согласие. При проверке такое удержание признают незаконным, а сумму придется вернуть сотруднику. Вторая типичная ситуация — двойной учет: удержание провели и в ЗУП, и вручную в бухгалтерии, в результате долг сотрудника закрылся дважды, а по счету 71 образовался кредитовый остаток.
Еще одна ошибка — попытка удержать всю сумму сразу, когда она превышает 20% выплаты. В ЗУП программа может ограничить удержание, но при ручном вводе в 1С:Бухгалтерии лимит легко пропустить. Разбивайте крупные суммы на несколько месяцев через постоянное удержание. Также не забывайте: если сотрудник частично отчитался авансовым отчетом, удерживать можно только неподтвержденный остаток, а не всю выданную сумму.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удержать подотчетную сумму при увольнении сотрудника?
Да, при окончательном расчете удержание допускается в общем порядке, но лимит 20% от выплаты сохраняется. На практике получают письменное заявление увольняющегося о согласии на удержание всей суммы долга — с таким заявлением ограничение считается снятым, поскольку сотрудник добровольно распоряжается причитающимися ему деньгами. Без согласия невзысканный остаток взыскивают через суд.
Что делать, если месячный срок на издание приказа пропущен?
Удерживать сумму из зарплаты в бесспорном порядке уже нельзя. Варианты: получить от сотрудника добровольное заявление об удержании (оно не привязано к месячному сроку), предложить внести деньги в кассу или обратиться в суд. В 1С в этом случае удержание оформляют только на основании заявления сотрудника.
Облагается ли удержанная подотчетная сумма НДФЛ?
Нет. Удержание — это возврат ранее выданных денег, а не доход сотрудника, поэтому налоговая база по НДФЛ и страховым взносам не меняется. Исключение — если организация решает простить долг: тогда прощенная сумма становится доходом работника и облагается НДФЛ и взносами.
Как удержать долг с бывшего сотрудника, который уже уволен?
Из зарплаты удержать ничего нельзя, так как трудовые отношения прекращены. Задолженность переводят на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или оставляют на 71 счете, направляют бывшему работнику требование о возврате, а при отказе — иск в суд. В 1С это отражается ручной операцией по переносу долга.
Почему удержание не попало в ведомость на выплату в 1С:ЗУП?
Чаще всего документ удержания проведен после расчета зарплаты — пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов». Также проверьте, что в виде удержания указана корректная категория, а период действия документа совпадает с месяцем начисления. Если удержание ограничено лимитом 20%, программа могла частично отложить его.
Как отразить частичное погашение долга через кассу и частичное — из зарплаты?
Внесение денег в кассу оформите приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50 — Кт 71), а оставшуюся часть — документом удержания в ЗУП или ручной проводкой Дт 70 — Кт 71. Сумма удержания должна равняться остатку долга после кассового возврата, иначе по счету 71 возникнет расхождение.
Что важно запомнить
Удержание подотчетной суммы законно только при согласии сотрудника, в пределах месячного срока и лимита 20% от выплаты после НДФЛ. В 1С:ЗУП используйте документы удержаний, в 1С:Бухгалтерии — ручную проводку Дт 70 — Кт 71. После расчета обязательно сверьте расчетный листок, проводки и сальдо по счету 71.