Другое · 9 мин
Где в 1С находится согласие на обработку персональных данных
Где в 1С находится согласие на обработку персональных данных: разделы в ЗУП, Бухгалтерии и УНФ, как оформить документ, проверить сроки и избежать ошибок.
Согласие на обработку персональных данных в программах 1С оформляется отдельным документом, а не галочкой в карточке сотрудника. В 1С:ЗУП это документ «Согласие на обработку персональных данных» в разделе кадрового учёта, в 1С:Бухгалтерии — одноимённый документ в разделе «Зарплата и кадры», в УНФ и ERP — в подсистеме персонала. Точный путь зависит от конфигурации и её релиза, поэтому ниже разобраны все основные варианты.
Документ нужен, чтобы зафиксировать факт получения согласия от физического лица: сотрудника, кандидата, контрагента-физлица или подписанта. По 152-ФЗ оператор обязан хранить подтверждение согласия и иметь возможность показать его при проверке Роскомнадзора. Электронная регистрация в 1С не заменяет бумажную подпись, но позволяет вести учёт сроков действия и отзывов.
Проблема поиска обычно возникает из-за того, что документ скрыт настройками интерфейса, недоступен по правам или в конфигурации называется иначе. Разберём, где искать в каждой типовой программе и что делать, если документа нет в меню.
Где искать согласие в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом документ находится в разделе «Кадры». Откройте панель разделов, перейдите в «Кадры» и найдите в списке документов пункт «Согласия на обработку персональных данных». Это журнал, в котором хранятся все оформленные согласия по сотрудникам и физическим лицам.
Если в разделе «Кадры» документа не видно, используйте универсальный способ: нажмите кнопку с тремя точками или шестерёнкой в командной панели раздела и выберите «Настройка навигации». В левом списке найдите «Согласия на обработку персональных данных» и перенесите его в правый список видимых команд.
Создать согласие можно и из карточки физического лица: откройте справочник «Физические лица», выберите нужного человека и в командной панели найдите связанные документы — часто там есть переход к согласиям. Это удобно, когда нужно проверить, оформлено ли согласие по конкретному сотруднику.
Где согласие в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия документ расположен в разделе «Зарплата и кадры». Откройте раздел и найдите в группе кадровых документов пункт «Согласия на обработку персональных данных». В некоторых релизах он находится в подгруппе «Кадровые документы» рядом с приказами о приёме и увольнении.
Если организация ведёт в бухгалтерской программе и работу с контрагентами-физлицами, учтите: типовая Бухгалтерия ориентирована в первую очередь на сотрудников. Для массового учёта согласий клиентов и подписчиков рассчитана скорее УНФ или CRM-решения, где согласие привязано к карточке контрагента.
УНФ, ERP и Комплексная автоматизация
В 1С:Управление нашей фирмой согласия оформляются в разделе «Персонал» или «Зарплата и персонал» — название зависит от версии. Ищите журнал «Согласия на обработку персональных данных» рядом с кадровыми приказами. В УНФ также есть связь с карточкой контрагента: для физлиц-контрагентов согласие можно регистрировать из раздела CRM или «Продажи».
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь длиннее: раздел «Зарплата и кадры» → группа «Кадровый учёт» → «Согласия на обработку персональных данных». В ERP интерфейс сильно зависит от включённых функциональных опций, поэтому при отсутствии пункта проверьте в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов», включена ли подсистема кадрового учёта.
Как выбрать действие
Как оформить согласие: пошагово
Откройте журнал согласий и нажмите «Создать». Заполните поля документа: организацию (оператора персональных данных), физическое лицо, давшее согласие, дату получения согласия и срок его действия. В типовых конфигурациях предусмотрены поля для целей обработки и перечня данных — заполняйте их в соответствии с текстом бумажного согласия.
Если согласие получено в бумажном виде, внесите в документ реквизиты бумажного оригинала: дату подписания и, при необходимости, номер. Отсканированную копию можно прикрепить к документу через механизм присоединённых файлов — скрепка в командной панели формы.
Проведите документ. С этого момента согласие учитывается в программе: его можно найти отбором по физическому лицу, а при отзыве — оформить документ отзыва или зафиксировать дату прекращения действия.
- 1Откройте раздел «Кадры» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия)
- 2Перейдите в журнал «Согласия на обработку персональных данных»
- 3Нажмите «Создать» и выберите физическое лицо и организацию
- 4Укажите дату получения согласия, срок действия и цели обработки
- 5Прикрепите скан подписанного бумажного согласия через кнопку со скрепкой
- 6Проведите документ и проверьте, что он отображается в журнале
Проверка результата и учёт сроков
После проведения откройте журнал согласий и установите отбор по физическому лицу — документ должен отображаться в списке с корректными датами. Дополнительно проверьте карточку физлица: в ней по ссылке связанных объектов должно быть видно зарегистрированное согласие.
Контролируйте сроки действия. Если согласие оформлено на ограниченный период, настройте себе напоминание или периодически формируйте список документов с истекающим сроком — в типовых конфигурациях это делается отбором в журнале по полю срока действия. Просроченное согласие — формальное нарушение при обработке данных.
Как проверить результат
Согласие видно в списке, статус «Проведён», даты корректны
Документ сохранён, но не проведён, либо отсутствует в отборе по физлицу
К документу прикреплён читаемый скан подписанного согласия
Ссылка на файл есть, но файл не открывается или не тот документ
Срок указан и не истёк
Срок пустой при ограниченном согласии или уже прошёл
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — считать, что запись в 1С заменяет подписанное бумажное согласие. Электронный документ фиксирует факт и реквизиты, но юридическое значение имеет подпись физического лица: на бумаге или квалифицированной электронной подписью. Всегда храните оригинал.
Вторая ошибка — оформлять согласие «задним числом» без реального документа. Дата в программе должна совпадать с датой подписания бумажного согласия, иначе при проверке расхождение создаст проблемы. Третья ошибка — игнорировать отзыв: если сотрудник отозвал согласие, зафиксируйте это в программе и прекратите обработку данных в части, не требуемой законом.
Учтите ограничение: не вся обработка требует согласия. Данные, необходимые для исполнения трудового договора или требований законодательства, обрабатываются без согласия. Согласие нужно для необязательных целей — например, публикации фото, передачи данных третьим лицам, рассылок.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли согласие на обработку данных действующих сотрудников?
Для данных, необходимых для исполнения трудового договора и выполнения требований закона (кадровый учёт, зарплата, налоги), согласие не требуется. Оно нужно для дополнительных целей: фото на сайте, передача данных в корпоративный каталог, нецелевые рассылки.
Можно ли оформить согласие на кандидата, который ещё не принят на работу?
Да. Документ оформляется на физическое лицо из одноимённого справочника, а не только на сотрудника. Создайте физлицо без приёма на работу и зарегистрируйте согласие на обработку данных резюме.
Что делать, если документа «Согласие» нет даже в «Все функции»?
Проверьте права пользователя — возможно, роль не включает доступ к кадровым документам. Если права полные, вероятно, конфигурация сильно устарела или доработана: уточните у администратора или обновите релиз.
Как зафиксировать отзыв согласия?
В типовых конфигурациях отзыв оформляется либо отдельным документом «Отзыв согласия на обработку персональных данных», либо указанием даты прекращения в самом согласии. После фиксации отзыва прекратите обработку в части, которая не обязательна по закону.
Достаточно ли электронного согласия в 1С без бумажного?
Запись в программе — это учётный документ, а не само согласие. Юридическое значение имеет подписанный документ: бумажный с собственноручной подписью или электронный с квалифицированной подписью. В 1С фиксируются его реквизиты и прикрепляется скан.
Что важно запомнить
Согласие на обработку персональных данных — отдельный документ в разделе «Кадры» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия, ERP). Если его нет в меню, ищите через «Все функции» и проверяйте права. Запись в 1С фиксирует реквизиты, но не заменяет подписанный оригинал; сроки действия и отзывы нужно контролировать.