Как в 1С:ЗУП сделать табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и кадровых документов, но для корректного результата важно правильно настроить начальные данные и понимать, откуда программа берёт часы. Отчёт доступен в типовой поставке и не требует доработок конфигурации.

Основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», который находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии конфигурации. Он строится по данным плановых графиков и фактических отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов.

Перед формированием убедитесь, что за период введены все отсутствия и документы, иначе табель покажет неполную картину и зарплата будет рассчитана неверно. Ниже разобраны подготовка данных, формирование отчёта, проверка и типичные ошибки.

Что нужно настроить перед формированием табеля

Корректный табель начинается с графиков работы. Откройте раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников» и проверьте, что для каждого подразделения и должности создан актуальный график: пятидневка, сменный, сутки через трое и так далее. В графике должны быть заполнены виды времени (явка, ночные, вечерние) и производственный календарь.

Каждому сотруднику график назначается через документ «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Если сотруднику график не назначен или назначен с ошибкой в дате, в табеле появятся пустые ячейки или неверные часы. Проверить назначение можно в карточке сотрудника на вкладке «Трудовой договор».

Дополнительно проверьте справочник «Виды использования рабочего времени» («Настройка» — «Классификаторы»): буквенные и цифровые обозначения (Я, В, ОТ, Б) должны соответствовать вашим потребностям. Типовые обозначения уже предзаполнены и обычно не требуют изменений.

Где находится табель и как его сформировать

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В некоторых настройках интерфейса отчёт доступен также из раздела «Кадры» — «Кадровые отчёты». Если отчёта не видно, проверьте права пользователя и включённость функциональной опции учёта рабочего времени.

В форме отчёта укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение или конкретного сотрудника. Нажмите «Сформировать». Программа построит табель в форме Т-13 с разбивкой по дням месяца, буквенными обозначениями и итоговыми колонками отработанных дней и часов.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Укажите период, организацию и нужные отборы (подразделение, сотрудник)
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
4. 4
   Проверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику
5. 5
   Сохраните или распечатайте через кнопку печати

Как отражаются отклонения: отпуска, больничные, командировки

Все виды отсутствий попадают в табель из соответствующих документов. Отпуск — из документа «Отпуск», больничный — из «Больничный лист», командировка — из «Командировка». Документ должен быть проведён, иначе отклонение не отразится ни в табеле, ни в расчёте зарплаты.

Если сотрудник отработал неполный день (например, несколько часов при отпуске без сохранения), используйте документ «Отсутствие с частичной оплатой» или настройте виды времени с почасовым учётом. Для разовых отклонений, не влияющих на оплату, подходит документ «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном.

Работа в выходные и сверхурочные регистрируются документами «Работа в выходные и праздничные дни» и «Работа сверхурочно». Без них эти часы не попадут в табель, даже если фактически сотрудник работал.

Проверка табеля перед расчётом зарплаты

Сверьте итоговые показатели табеля с ожидаемой нормой: количество рабочих дней по производственному календарю должно совпадать с суммой явок и плановых отсутствий. Расхождения обычно означают отсутствующий документ или неверно назначенный график.

Удобный инструмент контроля — отчёт «Анализ отсутствий» или «Остатки отпусков» в кадровых отчётах, а также расчётный листок по сотруднику: если в табеле 20 явок, а в расчёте начислено за 18, значит, данные не согласованы. Проверяйте также сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: табель должен начинаться с даты приёма и заканчиваться датой увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые дни и часы

Норма

Совпадают с нормой по производственному календарю с учётом отсутствий

Тревожный признак

Пустые дни или больше дней, чем в календаре

Обозначения отсутствий

Норма

ОТ, Б, К стоят в дни проведённых документов

Тревожный признак

В дни отпуска стоит явка Я

Новые и уволенные сотрудники

Норма

Табель начинается с даты приёма, обрывается на дате увольнения

Тревожный признак

Явки до приёма или после увольнения

Печать и сохранение формы Т-13

Сформированный отчёт можно распечатать напрямую кнопкой «Печать» или сохранить в файл Excel, PDF или MXL через «Файл» — «Сохранить как». Форма Т-13 в ЗУП соответствует унифицированному бланку, но законодательство допускает использование собственной формы, утверждённой в учётной политике организации.

Если табель нужно подписывать ежемесячно, настройте в отчёте вариант с группировкой по подразделениям — так каждый руководитель получит свой лист. Варианты настроек можно сохранить под понятным именем, чтобы не выставлять отборы заново каждый месяц.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустой табель по сотруднику. Причина почти всегда в том, что график работы не назначен или период графика закончился. Проверьте карточку сотрудника и сам график: у сменных графиков нужно заполнить расписание на нужный месяц.

Вторая типичная ситуация — в табеле явка вместо больничного. Это значит, что документ «Больничный лист» не проведён или проведён другим периодом. После проведения документа отчёт нужно сформировать заново — табель не обновляется автоматически в уже открытой форме.

FAQ

Можно ли в 1С:ЗУП заполнить табель вручную документом?

В типовой ЗУП 3.1 табель — это отчёт, а не документ, поэтому ручного документа «Табель» нет. Ручная корректировка делается через документы «Данные для расчёта зарплаты» с настроенным шаблоном видов времени. Документ «Табель» существует в старшей конфигурации 1С:КАМИН и в некоторых отраслевых решениях, а в ЗУП 2.5 был документ «Табель учёта рабочего времени организации».

Почему табель не совпадает с расчётом зарплаты?

Чаще всего причина в документах, проведённых после формирования табеля, либо в незакрытом периоде: отсутствие введено, но начисление ещё не пересчитано. Сформируйте табель заново и проверьте расчётный листок сотрудника — там видно, за какие дни и часы выполнено начисление.

Как учесть работу в ночное время в табеле?

Ночные часы берутся из графика работы: в расписании графика укажите вид времени «Ночные» для соответствующих часов. Тогда в табеле ночные часы отобразятся отдельной строкой, а при расчёте зарплаты применится доплата, если она настроена в начислениях организации.

Что делать, если отчёт Т-13 не виден в меню?

Проверьте права пользователя: отчёт доступен ролям расчётчика и кадровика. Также убедитесь, что в «Настройках» — «Функциональность» включён учёт рабочего времени. При необходимости отчёт можно найти через «Все отчёты» в разделе «Зарплата».

Можно ли сформировать табель за половину месяца?

Да, в параметрах отчёта укажите произвольный период, например с 1 по 15 число. Это удобно для расчёта аванса или контроля первой половины месяца. Итоговые колонки пересчитаются под выбранный диапазон дат.

Нужно ли хранить распечатанный табель, если учёт ведётся в программе?

Табель — первичный документ для подтверждения отработанного времени. Организация вправе хранить его в электронном виде, если это закреплено в учётной политике и обеспечена возможность воспроизведения. На практике многие организации ежемесячно распечатывают и подписывают Т-13, чтобы избежать споров при проверках.