Как сделать удержание из зарплаты в 1С

Удержания из заработной платы — одна из самых чувствительных операций в расчёте зарплаты: ошибка приводит либо к недоплате работнику, либо к претензиям взыскателя и трудовой инспекции. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) механизм удержаний уже встроен, но его нужно правильно настроить: создать вид удержания, зарегистрировать основание документом и проверить, как сумма попала в расчёт.

Логика работы в программе одинакова для большинства случаев: сначала определяется вид удержания (алименты, заём, возмещение ущерба, профсоюзные взносы), затем оформляется документ-основание с условиями — суммой, процентом, периодом и пределом. При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически подтягивает все действующие удержания сотрудника.

Ниже разобраны основные сценарии: исполнительные листы, постоянные удержания по заявлению, разовые удержания и возврат долгов. Отдельно описаны контроль лимитов по Трудовому кодексу и способы проверить результат до выплаты.

Какие виды удержаний бывают и какой документ выбрать

Все удержания в программе делятся на несколько групп, и от типа зависит выбор документа. Обязательные удержания — по исполнительным документам (алименты, долги по кредитам, штрафы) — оформляются документом «Исполнительный лист». Удержания по инициативе работника (профсоюзные взносы, добровольное страхование, погашение займа) — документами раздела «Зарплата — Удержания».

Удержания по инициативе работодателя — возмещение материального ущерба, невозвращённые подотчётные суммы, излишне выплаченная зарплата — требуют особой осторожности, потому что ограничены трудовым законодательством и часто требуют согласия работника. Для них используются «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» или специализированные документы вроде «Возмещение затрат по уходу за детьми» — в зависимости от ситуации.

Какой документ выбрать

Исполнительный лист

Алименты и взыскания по решению суда, постановлению пристава. Поддерживает процент, фиксированную сумму, расчёт по МРОТ и учёт предела удержания.

Постоянное удержание в пользу третьих лиц

Регулярные удержания по заявлению работника: профсоюзные взносы, страховые платежи, благотворительность. Действует до отмены.

Удержание в счет расчетов по прочим операциям

Разовые удержания: возмещение ущерба, невозвращённая подотчётная сумма. Вводится на конкретный месяц.

Займы сотрудникам

Если выдан заём через документ «Договор займа сотруднику», погашение удерживается автоматически по графику платежей.

Настройка видов удержаний

Перед первым удержанием проверьте, что в программе включена нужная функциональность. Откройте «Настройка — Реквизиты и настройки — Расчет зарплаты» и убедитесь, что установлены флажки «Удержания по исполнительным документам» и «Удержания в пользу третьих лиц». Без них соответствующие документы будут недоступны.

Сами виды удержаний хранятся в справочнике «Настройка — Удержания». Типовые виды (удержание по исполнительному документу, возмещение ущерба, профсоюзные взносы) уже созданы. Если нужен нестандартный вид — например, удержание за питание или аренду жилья — создайте новый элемент, укажите назначение «Удержание в пользу третьих лиц» или «Прочее удержание» и способ расчёта: фиксированной суммой или процентом.

Важный параметр вида удержания — очередность и учёт при расчёте пределов. Удержания по исполнительным листам имеют приоритет и участвуют в контроле максимального процента удержания. Добровольные удержания по заявлению работника, как правило, лимитами не ограничиваются, потому что работник сам распоряжается своей зарплатой.

Оформление исполнительного листа

Самый частый сценарий — алименты или взыскание по постановлению пристава. Перейдите в «Зарплата — Удержания — Исполнительные листы» и создайте документ. Укажите сотрудника, получателя (взыскателя), период действия и способ расчёта: процент от заработка, доля от МРОТ или фиксированная сумма. Для алиментов типичен вариант «процентом» — например, 25% на одного ребёнка.

Обратите внимание на поле «Учитывать больничные листы» — по закону алименты удерживаются и с пособий по временной нетрудоспособности, если это прямо указано в исполнительном документе. Также заполните способ выплаты взыскателю: через кассу, на банковский счёт или почтовым переводом. Если перевод почтовый, программа может автоматически рассчитать и удержать почтовый сбор — для этого настройте тарифы в разделе настроек удержаний.

Если у сотрудника несколько исполнительных листов, создайте отдельный документ на каждый. Программа при расчёте распределит удержания с учётом очерёдности взысканий и общего предела — обычно 50%, а по алиментам на несовершеннолетних детей и возмещению вреда здоровью — до 70% от суммы после НДФЛ.

Постоянные и разовые удержания по заявлению работника

Для регулярных удержаний по просьбе сотрудника — профсоюзных взносов, платежей по страхованию, погашения займа сторонней организации — используйте документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» (раздел «Зарплата — Удержания»). Укажите сотрудника, вид удержания, контрагента-получателя, сумму или процент и дату начала. Документ будет действовать каждый месяц, пока его не прекратят документом «Изменение условий удержания в пользу третьих лиц» или отменой.

Разовое удержание — например, возмещение стоимости испорченного инструмента — оформляется документом «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» или «Разовое удержание» (название зависит от релиза и настроек). Такой документ срабатывает один раз в указанном месяце расчёта зарплаты.

Отдельный случай — удержание невозвращённых подотчётных сумм. Здесь потребуется согласие работника (заявление), а само удержание оформляется как прочее разовое. Помните про ограничение: без согласия работника работодатель вправе удерживать подотчётные суммы только в пределах установленных лимитов и в месячный срок.

1. 1
   Получите заявление работника с указанием суммы или процента и получателя
2. 2
   Проверьте, что вид удержания есть в справочнике «Настройка — Удержания»
3. 3
   Создайте документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» и заполните условия
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что дата начала соответствует нужному месяцу
5. 5
   Рассчитайте зарплату и проверьте вкладку «Удержания» в документе начисления

Как удержание попадает в расчёт зарплаты

Отдельно «начислять» удержание не нужно: при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически подбирает все действующие на дату расчёта основания и заполняет вкладку «Удержания». Сумма по исполнительному листу рассчитывается от базы — начислений, входящих в базу удержания, за минусом НДФЛ.

Если удержание не появилось в расчёте, проверьте по порядку: проведён ли документ-основание, попадает ли сотрудник в период действия документа, не прекращено ли удержание, входит ли конкретное начисление в базу удержания. Частая ситуация — вид начисления (например, новая премия) не отмечен как доход, с которого удерживаются алименты. Это настраивается в карточке вида начисления на вкладке «Удержания» или через перечень доходов.

При неполном отработанном месяце или когда суммы заработка не хватает на все удержания, программа применяет пределы и пропорционально распределяет доступную сумму. Остаток неудержанной задолженности по исполнительному листу фиксируется и переносится на следующие месяцы — его видно в отчёте «Задолженность по исполнительным документам».

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «Удержания» в расчёте зарплаты

Норма

Удержание присутствует, сумма соответствует условиям документа-основания

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая при наличии начислений

Расчётный листок сотрудника

Норма

Удержание видно отдельной строкой, итог «к выплате» уменьшен корректно

Тревожный признак

Удержание есть в начислении, но отсутствует в листке — проверьте настройку вида удержания

Отчёт по задолженности исполнительных листов

Норма

Удержанная сумма совпадает с расчётом, долг уменьшается

Тревожный признак

Задолженность растёт при полном заработке — значит, удержание не рассчитывается

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате сотруднику уменьшена на удержание

Тревожный признак

Удержание рассчитано, но выплата идёт полной — проверьте месяц документов

Лимиты удержаний и приоритеты

Трудовой кодекс ограничивает общий размер удержаний: по общему правилу — не более 20% от суммы после НДФЛ, по исполнительным документам — до 50%, а в особых случаях (алименты на несовершеннолетних детей, возмещение вреда здоровью, ущерба от преступления) — до 70%. В 1С:ЗУП контроль пределов по исполнительным документам выполняется автоматически, если в настройках удержаний включён учёт ограничений взысканий.

Приоритеты тоже важны: сначала удерживаются суммы первой очереди (алименты, вред здоровью), затем остальные исполнительные требования, и только потом — удержания по инициативе работодателя и заявления работника, если работодатель не получил согласие на иной порядок. Если денег не хватает, программа распределяет сумму пропорционально внутри одной очереди.

Как прекратить или изменить удержание

Для исполнительного листа прекращение оформляется прямо в карточке документа: укажите дату окончания или введите сведения о прекращении. Основания прекращения — полное погашение долга, достижение ребёнком 18 лет, постановление пристава о завершении производства. Просто удалять или помечать документ на удаление нельзя, если по нему уже были расчёты, — это нарушит историю и отчёты.

Постоянные удержания в пользу третьих лиц прекращаются документом «Изменение условий удержания» с нулевой суммой или специальной отменой — в зависимости от релиза. После прекращения обязательно пересчитайте текущий месяц, если зарплата ещё не выплачена, и проверьте расчётный листок.

При увольнении сотрудника с действующим исполнительным листом программа удержит суммы в окончательном расчёте, но работодатель обязан уведомить пристава и взыскателя об увольнении и вернуть исполнительный документ с отметкой о произведённых взысканиях. Это делается вне программы, но забывать об этом нельзя — предусмотрена административная ответственность.

Перед массовым расчётом зарплаты полезно один раз в месяц открыть отчёт «Удержания из зарплаты» или журнал исполнительных листов и сверить список действующих оснований с папкой бумажных документов. Расхождения — лишний лист без документа или документ без листа в программе — проще поймать до расчёта, чем исправлять после выплаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удержать сумму больше 50% зарплаты?

Да, но только по основаниям из закрытого перечня: алименты на несовершеннолетних детей, возмещение вреда здоровью, возмещение ущерба в связи со смертью кормильца и ущерба от преступления — до 70% от суммы после НДФЛ. По заявлению работника ограничений фактически нет, так как он сам распоряжается заработком.

Удержание не попало в расчёт зарплаты. Что проверить в первую очередь?

Проверьте, что документ-основание проведён и его период действия охватывает месяц расчёта. Затем убедитесь, что вид начисления сотрудника входит в базу удержания, а в настройках учётной политики включена сама возможность таких удержаний. Чаще всего причина — непроведённый документ или неверная дата начала.

Как удержать алименты с отпускных и больничных?

С отпускных алименты удерживаются автоматически вместе с расчётом отпуска, если исполнительный лист действует на эту дату. С больничных — тоже удерживаются, но в документе «Исполнительный лист» должен быть включён соответствующий признак учёта пособий, если этого требует исполнительный документ.

Что делать, если работник погасил долг, а удержание продолжается?

Оформите прекращение удержания: для исполнительного листа — дату окончания в карточке документа, для постоянного удержания — документ изменения или отмены условий. Затем пересчитайте зарплату текущего месяца и верните излишне удержанное, если выплата уже прошла, — через отдельное начисление или корректировку по согласованию с работником.

Нужен ли отдельный вид удержания для каждого взыскателя?

Нет. Вид удержания — это тип операции, например «Удержание по исполнительному документу». Конкретный получатель, сумма и реквизиты указываются в документе «Исполнительный лист» по каждому сотруднику отдельно. Дублирование видов только засоряет справочник и усложняет отчёты.